Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen.
Die Übernachtungskosten können bei einer Dienstreise entweder in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen bzw. pauschal in Höhe von 20 Euro pro Übernachtung angesetzt werden.
Ein Ansatz der Übernachtungspauschale ist nur möglich, soweit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten in dieser Höhe erstattet; ein Werbungskostenansatz ist nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen mit Einzelnachweis zulässig. Der Pauschbetrag darf nicht gezahlt werden, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses eine Unterkunft von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Soweit die Übernachtung in einem Fahrzeug erfolgt, z.B. bei Fernfahrern in der Schlafkabine, ist die steuerfreie Erstattung nicht möglich. Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten ist ein Ansatz der Übernachtungskosten nur für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit zulässig; nach Ablauf dieses Zeitraumes ist eine steuerfreie Gewährung nicht mehr zulässig. Ggf. ist ein Ansatz im Rahmen der doppelten Haushaltsführung möglich.
Soweit eine Übernachtung im Ausland stattfindet, erfolgt der Ansatz von Übernachtungskosten entweder in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen gemäß Belegnachweis bzw. auf Basis von länderweise unterschiedlich festgesetzten Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder), die vom Bundesfinanzminister in Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder jährlich neu festgesetzt werden. Soweit in den Übernachtungskosten die Kosten für ein Frühstück separat ausgewiesen sind, ist der Gesamtpreis in Übernachtungskosten einerseits und Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen andererseits aufzuteilen. Soweit kein separater Ausweis der Kosten für das Frühstück erfolgt, ist der Gesamtpreis pauschal um 20 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen pro Übernachtung zu kürzen.
Auszüge aus einem Beitrag von Volker Hartmann
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