Aufbewahrungsfristen

Die für die Buchführungs- und Jahresabschlusserstellung notwendigen Unterlagen sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufzubewahren, damit sie auch später unter Umständen als Beweismittel vorgelegt werden können. Die Unterlagen haben damit eine Dokumentations- und Beweissicherungsfunktion für Abschlussprüfungen und steuerrechtliche Betriebsprüfungen und / oder Rechtsstreitigkeiten.

Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrungsfristen

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen der Buchführungs- bzw. Jahresabschlusserstellung beruht auf § 257 HGB. Steuerrechtlich sind vergleichbare Regelungen in § 147 AO zu finden, die jedoch hinsichtlich der Art und Weise der Datensicherung (Datenträger) von den handelsrechtlichen Vorschriften abweichen.

Zusätzliche Regelungen zu den Aufbewahrungspflichten finden sich in § 273 Abs. 2 AktG und § 74 Abs. 2 GmbHG. Hierbei geht es um den Fall der Liquidation einer Kapitalgesellschaft. Nach Löschung einer Kapitalgesellschaft sind die Unterlagen noch weitere zehn Jahre aufzubewahren. Bei der Auflösung einer Personengesellschaft werden die Bücher und Papiere einem der Gesellschafter oder einem Dritten zur Verwahrung gegeben, § 157 Abs. 2 HGB. Diese Unterlagen unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach Handelsrecht

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen betrifft alle Kaufleute, die nach §§ 238ff. HGB zur Buchführung verpflichtet sind. Damit sind nicht nur Buchführungsbelege, sondern auch Belege für die Buchungen in den Nebenbüchern aufbewahrungspflichtig. Für jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein, sog, Belegprinzip. Auch Belege, die bei der Aufstellung des Konzernabschlusses angefallen sind, unterliegen der Aufbewahrungsfrist. Es sind sowohl interne wie auch externe Belege aufzubewahren, die für die Erstellung der Buchführung und des daraus resultierenden Jahresabschlusses notwendig sind.

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung trägt der Kaufmann, bei einer Personengesellschaft die Gesellschafter bzw. bei Kapitalgesellschaften die gesetzlichen Vertreter, unabhängig davon, ob die Buchführung im Unternehmen oder aber außerhalb erstellt wird.

Auch die Beendigung oder Insolvenz heben die Aufbewahrungspflicht nicht auf. Im Rahmen der Gesamtrechtsnachfolge hat die Aufbewahrungspflicht der Rechtsnachfolger weiter zu erfüllen.

Bei nicht offenlegungspflichtigen Gesellschaften sind Prüfungsberichte nur für den internen Gebrauch bestimmt. Daher kann eine Aufbewahrungspflicht nicht aus § 257 HGB direkt abgeleitet werden. Jedoch sollte die Gesellschaft die Prüfungsberichte auch dieser Aufbewahrungspflicht unterwerfen, damit zukünftige Fragen zum Jahresabschluss und der Prüfung beantwortet werden können.

Ebenso wie mit den Prüfungsberichten sollten Vorstands- und Aufsichtsratsprotokolle entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden. Diese Unterlagen dienen unter Umständen der Beweisführung bei Regressansprüchen gegen Organmitglieder. Die Verjährungsfrist beträgt in diesen Fällen fünf Jahre (vgl. § 93 Abs. 6 i.V.m. ³ 116 AktG; §§ 43 Abs. 4 und 52 Abs. 3 GmbHG). Haben Vorstands- und Aufsichtsratsprotokolle eine Bedeutung für die Besteuerung, unterliegen diese den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 1 AO.

Beginn der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen

Nach § 257 Abs. 5 HGB beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Beleg entstanden ist.

Ist das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch, so werden grundsätzlich im folgenden Kalenderjahr die Abschlussarbeiten beendet. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf dieses Kalenderjahrs. Bei Handelsbriefen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie empfangen wurden, bei Buchungsbelegen mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie entstanden sind. Kommt es zu einer Änderung des Jahresabschlusses, wird der geänderte Jahresabschluss Gegenstand der Berechnung der Aufbewahrungsfrist. Der alte Jahresabschluss ist damit hinfällig.

Damit kann abschließend grundsätzlich festgehalten werden, dass die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs beginnt, in das das maßgebende Ereignis fällt. Die Frist beträgt sechs beziehungsweise zehn Jahre. Damit endet die Aufbewahrungspflicht mit Ablauf dieser kalendermäßigen Zeit. Eine Ablaufhemmung wie im Steuerrecht kennt das HGB nicht.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Unterlagen vernichtet werden. Gibt es darüber hinaus andere Vorschriften, die zu beachten sind – z.B. bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen* – sind diese besonderen Aufbewahrungspflichten nicht dadurch unbeachtlich geworden, weil die handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Folgen bei Fehlern bei den Aufbewahrungsfristen

Werden die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt, ergeben sich hieraus handels- und strafrechtlich keine Konsequenzen. Im Rahmen einer Abschlussprüfung wird jedoch der Abschlussprüfer bei schwerwiegenden Verstößen sein Testat einschränken oder ganz verwehren. Werden jedoch aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseite geschafft, zerstört oder verheimlicht und wird dadurch eine Übersicht über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens nicht möglich, so greifen unter Umständen die Vorschriften der §§ 283 Abs. 1 Nr. 6, 283b Abs. 1 Nr. 2 StGB.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach Steuerrecht

Die handelsrechtliche Regelung zur Aufbewahrungspflicht des § 257 HGB deckt sich grundsätzlich mit der steuerrechtlichen Vorschrift, § 147 AO. Steuerrechtlich wird die Art und Weise der Aufbewahrung von Daten auf Datenträgern genauer geregelt.

In der Abgabenordnung gibt es jedoch über die handelsrechtliche Regelung hinausgehende Vorschriften für rein steuerrechtliche Sachverhalte. Dazu zählen:

• Unterlagen bei Zollanmeldungen mittels Datenverarbeitung, § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO und
• Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.

Nach § 147 Abs. 1 S. 1 AO sind die Unterlagen geordnet aufzubewahren.

Weitere Aufbewahrungsvorschriften finden sich beispielsweise im Umsatzsteuergesetz. So müssen im Rahmen des Ausfuhrnachweises nach §§ 8-12 UStDV bestimmte Belegnachweise erwacht werden.

Folgen bei Fehlern bei den Aufbewahrungsfristen

Handelsrecht

Werden die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt, ergeben sich hieraus handels- und strafrechtlich keine Konsequenzen. Im Rahmen einer Abschlussprüfung wird jedoch der Abschlussprüfer bei schwerwiegenden Verstößen sein Testat einschränken oder ganz verwehren. Werden jedoch aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseite geschafft, zerstört oder verheimlicht und wird dadurch eine Übersicht über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens nicht möglich, so greifen unter Umständen die Vorschriften der §§ 283 Abs. 1 Nr. 6, 283b Abs. 1 Nr. 2 StGB.

Steuerrecht

Nach § 147 Abs. 3 Satz 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, wenn die Unterlagen für Steuern (noch) von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist i.S.d. § 169 AO noch nicht abgelaufen ist. Die Festsetzungsfrist beträgt für Zölle und Verbrauchsteuern ein und für sonstige Steuern vier Jahre, § 169 Abs. 2 Satz 1 AO. Zu beachten ist, dass die Festsetzungsfrist erst mit Abgabe der Steuererklärung beginnt, § 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO.

Im Steuerrecht gibt es eine Vielzahl von Sachverhalten, die zu einer Ablaufhemmung führen können. Hierzu zählt beispielsweise der Beginn einer Außenprüfung, § 171 Abs. 4 AO. Somit kann der Fall eintreten, dass die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wenn die Aufbewahrungsfrist kalendermäßig endet.

Wird gegen die Aufbewahrungspflichten verstoßen oder entspricht die Buchführung nicht den gesetzlichen Vorschriften, so kann die Finanzbehörde nach § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Auszüge aus einem Beitrag von Dirk J. Lamprecht