Datenschutz statt Weihnachtsfrust - Schutz für Unternehmensdaten in der Weihnachtszeit
21.12.2011 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: Iron Mountain Deutschland GmbH.
Leere Büros und schlechtes Wetter in der Weihnachtszeit machen den Schutz von Informationen für Unternehmen zu einer besonderen Herausforderung. Immer mehr Unternehmen erlauben es ihren Mitarbeitern, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn Schnee und Eis die Fahrt ins Büro erschweren. Eine mögliche Folge davon ist, dass wertvolle Geschäftsinformationen mit nach Hause genommen werden, so das Unternehmen verlassen und damit einem erhöhten Sicherheitsrisiko ausgesetzt sind. Darüber hinaus erleichtern leere Büros zwischen den Jahren den Diebstahl von Dokumenten an unbesetzten Arbeitsplätzen.
Tipps, mit denen Unternehmen ihre Datenrisiken in der Weihnachtszeit so gering wie möglich halten können:
1. Feste Informationsmanagement-Prozesse für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeitenRichtlinien zur Nutzung privater Geräte
Viele Mitarbeiter möchten ihre freien Tage dazu nutzen, liegen gebliebene Aufgaben von zu Hause aus zu erledigen – und verwenden dazu ihre privaten Computer. Während E-Mails bedenkenlos über einen sicheren Server abgerufen werden können, kann das Herunterladen von Dokumenten auf private Geräte ein Sicherheitsrisiko für sensible Geschäftsdaten darstellen. Unternehmen sollten deshalb entsprechende Richtlinien implementieren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter stets die richtige Hardware verwenden. Diese Richtlinien müssen im gesamten Unternehmen klar kommuniziert werden.
- Betriebsveranstaltungen
- Reisekostenerstattung
- Bewertung von Sachbezügen
- Zuwendungen des Arbeitgebers
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Viele Mitarbeiter drucken sich sensible Unternehmensdokumente aus oder übertragen sie auf ihre mobilen Geräte, damit sie zwischen Weihnachten und Neujahr zu Hause arbeiten können. Dabei ist es zwingend erforderlich, Mitarbeiter in Bezug auf die Vernichtung vertraulicher Daten zu schulen und darauf hinzuweisen, dass Unternehmensdokumente auf keinen Fall im Hausmüll entsorgt werden dürfen. Stattdessen müssen die Unterlagen ins Büro zurückgebracht und dort gegebenenfalls sicher vernichtet werden.
Sicherheitsrisiko durch mobile GeräteMobile Geräte können durch Verlust oder Diebstahl in falsche Hände gelangen. Gerade in der Urlaubs- und Weihnachtszeit, wenn viele Mitarbeiter auch geschäftliche Daten auf ihren mobilen Geräten haben, ist das eine große Gefahr für die Sicherheit geschäftskritischer Daten. Unternehmen sollten deshalb eine klare Strategie zur Datenwiederherstellung und Remote-Löschung parat haben.
2. Gebäude und IT-Netzwerke sichernUnternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Büros während der Feiertage mit Überwachungssystemen geschützt sind. Bevor alle Mitarbeiter das Büro vor den Feiertagen verlassen, sollten Datenwiederherstellungspläne getestet und die Maßnahmenkette bei einer kritischen Situation klar definiert sein.
3. Schulung der MitarbeiterViele Unternehmen arbeiten über die Feiertage mit einer Notbesetzung. In dieser Situation sollten sich Unternehmen umso mehr darauf verlassen können, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, welche Schritte im Ernstfall einzuleiten sind. Daher sollte das gesamte Personal ein Sicherheits-Training absolvieren.
Zudem sollte ein erprobtes Incident-Response-Programm eingeführt werden. Unternehmen sollten bestimmte Mitarbeiter für diese Aufgabe auswählen, die bei einem Sicherheitsvorfall entsprechende Entscheidungen treffen können und dürfen.
4. Business-Impact-Analyse, zur Prüfung der Risiken und KontrollmechanismenIm Rahmen der Best-Practice-Methoden, um die Business Continuity im Falle von Katastrophen aufrecht zu erhalten, sollten Unternehmen alle sechs Monate eine Business-Impact-Analyse durchführen. Dabei lassen sich Schwachstellen in der Sicherheitsstrategie identifizieren und die bisherigen Aktivitäten auf den Prüfstand stellen.
„Zahlreiche Unternehmen arbeiten in der Weihnachtszeit mit einer Notbesetzung oder schließen komplett. Bevor jedoch das Licht ausgeschaltet und die Tür abgesperrt wird, sollte sichergestellt sein, dass die Informationen gut geschützt und bei Bedarf zugänglich sind. Deshalb empfehlen wir Führungskräften, ihre Notfallpläne vor den Festtagen zu überprüfen und dafür zu sorgen, dass jeder Mitarbeiter sich seiner Verantwortung für den Schutz der Unternehmensinformationen bewusst ist,“ sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
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