Reisekosten – ein Update für 2025
14.03.2025 — Von . Quelle:
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Diese stagnieren mit 14 Euro bei eintägigen bzw. 28 Euro bei mehrtägigen Dienstreisen im Inland auf unverändert niedrigem Niveau und wurden vom Gesetzgeber bislang nicht an die aktuellen Rahmenbedingungen angepasst.
Bereits im Rahmen des sog. Wachstumsbeschleunigungsgesetzes sollten die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen in 2024 angehoben werden. Eine Umsetzung dieses Gesetzesvorhabens erfolgte jedoch nicht, weil die inzwischen an der Realität gescheiterte Ampelkoalition andere Prioritäten setzte. Die Leidtragenden sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die regelmäßig nicht an ihrer ersten Tätigkeitsstätte, sondern auswärts tätig sind und Dienstreisen durchführen. Besonders stark betroffen sind insbesondere Handwerker und Außendienstmitarbeiter. Auch Arbeitgebende sind betroffen, die im Zeitalter des Fachkräftemangels zufriedenstellende Lösungen für die Probleme ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer herbeiführen müssen.
Im Gegensatz zu den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen im Inland werden die Verpflegungsmehraufwandspauschalen für Auslandsdienstreisen regelmäßig nach oben angepasst, zuletzt mit BMF-Schreiben vom 02.12.2024.
Herausforderungen für Arbeitgebende
Im Zeitalter des Fachkräftemangels ist es in vielen Branchen schwierig, neue Fachkräfte zu generieren bzw. diese dauerhaft zu halten. Daher sind viele Arbeitgebende dazu gezwungen, ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern höhere und damit steuerpflichtige Verpflegungsmehraufwandspauschalen zu gewähren.
Das Steuerrecht ermöglicht den Arbeitgebenden, ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mit vergleichsweise überschaubarem Bürokratieaufwand höhere Verpflegungsmehraufwendungen zu gewähren. Nachteilig ist allerdings, dass Beträge, die die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge übersteigen, der Lohnversteuerung zu unterwerfen sind.
Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 4 EStG
Nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 4 EStG kann der Arbeitgebende die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge in Höhe von 14 bzw. 28 Euro übersteigenden Anteile pauschalversteuern, soweit diese die Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % übersteigen.
Das bedeutet, dass die Pauschbeträge in Höhe von 14 bzw. 28 Euro um maximal weitere 14 bzw. 28 Euro aufgestockt werden können. Diese Beträge können mit einem Pauschsteuersatz in Höhe von 25 % pauschalversteuert werden, wobei die Pauschalversteuerung eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auslöst.
Soweit die gewährten Verpflegungsmehraufwendungen 14 + 14 = 28 Euro bzw. 28 + 28 = 56 Euro übersteigen, sind diese Anteile sowohl der Regelversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen.
Beispiel 1 – Zuschlag 5 Euro
Die Flitzeflink Handwerker GmbH gewährt ihren im Außendienst tätigen Handwerkern zusätzlich zu den gesetzlich zulässigen Höchstbeträgen in Höhe von 14 Euro für eintägige bzw. in Höhe von 28 Euro für mehrtägige Auswärtstätigkeiten freiwillige Zuschläge in Höhe von jeweils 5 bzw. 10 Euro, insgesamt also 19 bzw. 38 Euro.
Die lohnsteuerlichen Konsequenzen ergeben sich gemäß nachfolgender Übersicht:
| Tatsächliche Reisekostenerstattung | 19,00 Euro |
|---|---|
| davon steuerfrei | 14,00 Euro |
| davon steuerpflichtig | 5,00 Euro |
| davon pauschalierungsfähig | 5,00 Euro |
| davon nicht pauschalierungsfähig | 0,00 Euro |
| pauschale Lohnsteuer, vom Arbeitgebenden zu tragen | 1,25 Euro |
| individuelle Lohnsteuer, vom Arbeitnehmenden zu tragen | 0,00 Euro |
Beispiel 2 – tatsächlich nachgewiesene Aufwendungen
Die Anwaltskanzlei Motza-Rella gewährt ihren im Außendienst tätigen und angestellten Rechtsanwälten Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der tatsächlich nachgewiesenen Aufwendungen, z. B. in Höhe von 52 Euro.
Die lohnsteuerlichen Konsequenzen ergeben sich gemäß nachfolgender Übersicht:
| Tatsächliche Reisekostenerstattung | 52,00 Euro |
|---|---|
| davon steuerfrei | 14,00 Euro |
| davon steuerpflichtig | 38,00 Euro |
| davon pauschalierungsfähig | 14,00 Euro |
| davon nicht pauschalierungsfähig | 24,00 Euro |
| pauschale Lohnsteuer, vom Arbeitgebenden zu tragen | 3,50 Euro |
| individuelle Lohnsteuer, vom Arbeitnehmenden zu tragen (hier 30 %) | 7,20 Euro |
Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebenden
Eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebenden im Sinne von § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG liegt immer dann vor, wenn einem Arbeitnehmenden anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgebenden oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. In diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen um 20 % für ein Frühstück und um 40 % für ein Mittag- bzw. Abendessen zu kürzen.
Bemessungsgrundlage für die Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ist der Höchstbetrag für mehrtägige Dienstreisen im Inland. Dieser beläuft sich aktuell für Auswärtstätigkeiten im Inland auf 28 Euro. Daraus resultieren Kürzungsbeträge in Höhe von 5,60 Euro für ein Frühstück bzw. 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.
Daher sind bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebenden die von eben diesem gewährten Pauschalen, um ein Frühstück bzw. Mittagessen oder Abendessen zu kürzen. Das gilt jedoch nur dann, wenn der Wert der Mahlzeit mit Getränken einschließlich Umsatzsteuer 60 Euro nicht übersteigt. Soweit der Wert der Mahlzeit 60 Euro übersteigt, liegt ein geldwerter Vorteil vor, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Bemessungsgrundlage sind die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebenden.
Die Finanzverwaltung hat diesen Betrag trotz stark gestiegener Gastronomiepreise bislang nicht angepasst. Daher besteht entsprechender Nachholbedarf.
Es bleibt zu hoffen, dass sich die künftige Bundesregierung dieser Probleme zeitnah annehmen wird. Wir werden Sie in gewohnter Weise auf dem Laufenden halten.
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