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Zeit sparen durch Standup-Meetings

11.10.2019  — Jasmin Dahler.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Sie kennen das: Sie sitzen in einem Meeting und ein*e Kolleg*in kommt einfach nicht auf den Punkt, sondern springt immer wieder zurück zu einem eigentlich vorerst abgeschlossenen Thema. Dabei wollten Sie eigentlich schon seit 30 Minuten Mittagspause machen! Versuchen Sie es doch nächstes Mal mit einem Daily Standup und entlasten Sie sich selbst vom Zeitdruck.

Insbesondere bei großen Projekten stehen alle Beteiligten unter massivem Zeitdruck. Ständige Änderungen und ungeplante Stolpersteine belasten einen Tag für Tag mehr. Meetings, die eigentlich zur Problemlösung beitragen sollen, ziehen sich wie Kaugummi in die Länge, da alle Probleme unbedingt in diesem Moment und am liebsten fünfmal geklärt werden sollen. Stopp! Multitasking ist wichtig, aber es löst den Zeitdruck nicht. Im schlimmsten Fall verschlimmert er diesen sogar, da bei Multitasking deutlich mehr Fehler entstehen.

Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mehr in stundenlangen Meetings, um darüber zu diskutieren, wie viele Aufgaben anstehen, unerledigt sind oder Ihnen Kopfzerbrechen bereiten. Nicht nur, dass Sie sich so in einen Teufelskreis begeben, nein, in den meisten Fällen gehen Sie am Ende auch nicht schlauer aus dem Meeting heraus.

Lieber etwas herumstehen

Die Lösung für dieses Problem ist so simpel, dass Sie vermutlich lachen werden: Daily Standups. Also Meetings im Stehen? Richtig. Meetings, die im Stehen abgehalten werden, sind deutlich effektiver und kürzer als das 0815-Meeting im Sitzen. Denn wie Sie selber wissen, möchte keiner stundenlang in der Gegend herumstehen, ohne dass das Gespräch auf den Punkt kommt. In einem Daily Standup bemühen sich die Beteiligten ganz automatisch, sich so kurz wie möglich zu fassen, um sich schnell wieder auf ihren gemütlichen Schreibtischstuhl zu setzen. Außerdem werden Standup Meetings gleich mit einer deutlich kürzeren Länge angesetzt. Innerhalb von 15 Minuten müssen alle Punkte auf den Tisch kommen und Vorschläge erarbeitet werden. Die Teilnehmer*innen müssen sich also gut vorbereiten, um ihre Anliegen zur Sprache zu bringen.

Um das Meeting zu strukturieren und den Teilnehmenden eine gute Grundlage zur Vorbereitung zu geben, können Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

  • Was haben Ihre Mitarbeiter*innen bereits erledigt?
  • Woran arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
  • Was beeinträchtigt die Arbeit Ihrer Mitarbeiter*innen besonders

Sind alle diese Fragen für alle Teilnehmenden abgehandelt, ist das Meeting beendet. Der aktuelle Projektstand ist geklärt und Sie wissen, wo jetzt wirklich Unterstützung benötigt wird.

Daily Standups sind wie der Name schon sagt, auch wunderbar dafür geeignet, um sich einmal an einem bestimmten Tag oder täglich auf den neusten Stand eines Projekts zu bringen oder sich unter den Abteilungen auszutauschen.

Bild: rawpixel (Pixabay, Pixabay License)

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