Was ist und was nützt eigentlich Business Intelligence?

Ein häufiges Missverständnis weckt bis heute hohe Erwartungen an Business Intelligence Lösungen: Das englische Wort Intelligence ganz einfach mit Intelligenz zu übersetzen, wäre naheliegend, aber leider auch falsch. In diesem Zusammenhang bedeutet Intelligence Einsicht, die sich aus dem Sammeln, Auswählen, Zusammenführen, Strukturieren und Auswerten von Daten ergibt. Demnach lässt sich der Begriff am besten mit Geschäftsanalytik übersetzen. Ziel ist dabei die Gewinnung von Erkenntnissen, die eine bessere Basis für strategische und operative Entscheidungen schaffen und damit die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens steigern. Die internen Ziele liegen auf der Hand: Geschäftsabläufe profitabler machen, Kosten senken, Risiken minimieren und die Wertschöpfung erhöhen.

Transparente Darstellung als Basis für bessere Planung

Business Intelligence (BI) klingt nach einem Marketing-Modewort, doch BI-Ansätze sind im Grunde in jedem Unternehmen vorhanden, nur dass der Begriff bei den meisten mit Berichtswesen, Management-Informationssystem oder Kennzahlenanalyse übersetzt wird. Neu an Business Intelligence ist die Bereitstellung von integrierten IT-Lösungen, die ein Zusammenführen und Konsolidieren verschiedener Datenquellen ermöglichen. Ziel und gleichzeitig größte Herausforderung ist es, eine konsistente Datenbasis zu schaffen, die in der Regel aus den ERP-Systemen stammt. Ein integriertes System soll dabei die Validität und Vergleichbarkeit der Daten erhöhen und Transparenz schaffen. Benutzerseitig bieten BI-Systeme Management-Cockpits oder Analyse-Werkzeuge, die einen schnellen und einfachen Zugriff auf aktuelle Informationen ermöglichen. Während Excel, was im Grunde auch ein BI-Tool ist, schnell an seine Grenzen stößt, weil die Sheets schnell unübersichtlich werden und die Fehleranfälligkeit ein häufig unterschätztes Problem darstellt, erhöhen BI-Tools die Qualität der Daten und schaffen damit eine valide Datenbasis zur besseren Steuerung des Unternehmens.

Durch die übersichtlich dargestellten Ist-Daten werden Zusammenhänge wesentlich schneller deutlich, über Simulationen können bestimmte Szenarien durchgespielt werden – Lösungen werden vom System aber nicht aufgezeigt. Dennoch ist mit der transparenten Darstellung des Zahlenwerkes für die Analyse und Planung viel gewonnen. Anstatt Berichte mühsam aus Einzelquellen zu extrahieren, kann sich das Controlling auf seine Kernfunktionen konzentrieren, nämlich Handlungsempfehlungen für das Management abzuleiten.

Aktuelle und valide Informationen per Knopfdruck

Ein wichtiger Bestandteil einer BI-Architektur ist das Data Warehouse. Hier werden, wie der Name „Datenlager“ nahelegt, die Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen allein zu Berichtszwecken vorgehalten. Je nach Zielgruppe können Informationen aus dem Data Warehouse als Ad-hoc-Report, in Form einer OLAP-Analyse, über ein grafisch gestaltetes Dashboard oder ganz einfach über die klassische formatierte Liste dargestellt werden. So können sich Entscheidungsträger jederzeit einen schnellen Überblick über Verkaufszahlen bestimmter Produktgruppen verschaffen und diese Daten für die weitere Absatz-Planung nutzen. Der Vertrieb erhält jederzeit Einblick in die offenen Posten seiner Kunden und die Buchhaltung sieht sofort, welche Kunden kreditversichert sind. Neben unternehmensinternen Ist- und Plan-Daten werden aber auch aktuelle Marktdaten und Informationen über Wettbewerber für strategische Entscheidungen benötigt. Auch diese Daten können in einem Data Warehouse vorgehalten werden. Unternehmen ohne integrierte BI-Systeme müssen in der Regel deutlich mehr Zeit investieren, um an entsprechende Informationen zu kommen. Bis ein Unternehmen an diesem Punkt ist, aktuelle und valide Informationen per Knopfdruck zu generieren, hat es viel Zeit in die BI-Umsetzung investieren müssen.

Übergreifende BI-Strategien fehlen in vielen Unternehmen

Die Studie „BI Challenge“ zeigt, dass Business Intelligence als eines der wichtigsten IT-Trends ganz oben auf der Liste strategischer Themen für den Mittelstand steht. In der organisatorischen und technischen Umsetzung gibt es allerdings oft Defizite. Für die gemeinsame Studie des Anbieters Cirquent und der Ludwig-Maximilians-Universität München wurden über 150 Unternehmen befragt, um den Reifegrad des Einsatzes von Business Intelligence zu untersuchen.

Das Ergebnis: Bei Business Intelligence liegen Anspruch und Wirklichkeit weit auseinander. BI-Systeme bieten in der Regel eine Vielzahl an Funktionalitäten, die in der Realität aber kaum genutzt werden. Insgesamt zeigt die Studie, dass übergreifende BI-Strategien in der Regel nicht vorhanden sind – obwohl eine langfristige Strategie die Leistungsfähigkeit von BI-Systemen sowie das Reporting wesentlich verbessern würde. Zudem haben laut Studie Berichte in der Regel nicht die volle Aussagekraft – der Grund: Die meisten Berichtssysteme der befragten Unternehmen sind noch weit von einer „Single Source of Truth“ – einer einzigen Datenbasis statt vieler Exceltabellen zur Informationsversorgung – entfernt. Insbesondere die Datenqualität bleibe in den Unternehmen hinter den Anforderungen an ein leistungsfähiges Berichtswesen deutlich zurück.

BI ist kein Selbstgänger

Die Ergebnisse der Studie scheinen ernüchternd, dennoch: „Die Intention des Business Intelligence Ansatzes ist grundsätzlich richtig“, sagt Olaf Brah, Leiter Planung & Controlling bei einem internationalen Pharma-Unternehmen. „Heutzutage wird viel zu viel Zeit damit verbracht, Daten als Grundlage für Businessentscheidungen aufzubereiten und zusammenzustellen, anstatt diese zu analysieren, zu kommentieren und als Faktenlage für strategische Entscheidungen heranzuziehen. BI ist aber kein Selbstgänger“, gibt Olaf Brah zu bedenken. „Und speziell in internationalen Konzernen wird BI als Strategie ausgerufen; dient aber eher dem Zweck der Standardisierung und Realisierung von Einsparpotentialen im Reporting-Umfeld.“

Unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmensführung

Dass Business Intelligence deutlich mehr leisten kann und leisten muss, haben viele weltweit agierende Konzerne lange erkannt. Mittelständler werden sich aber zunächst auf die für sie relevanten Funktionalitäten konzentrieren, umfassende BI-Lösungen sind häufig gar nicht erstrebenswert. Doch auch für sie gilt: „Business Intelligence ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmensführung auf operativer, taktischer und strategischer Ebene“, schreibt Carsten Bange, Geschäftsführer des Forschungs- und Beratungsinstitutes BARC in einem Expertenbeitrag. „Business Intelligence-Werkzeuge erlauben einen schnellen Zugriff auf konsistente und konsolidierte Informationen zu relevanten Entscheidungsobjekten in den verschiedenen Bereichen der Organisation“, so Bange weiter. „Aber nur in Kombination mit inhaltlicher Relevanz und Richtigkeit der Daten, anforderungsorientierten Datenmodellen und adäquaten Anwenderwerkzeugen kann ein nutzbringendes System aufgebaut werden.“

Wissen teilen – auf Wesentliches konzentrieren

Und genau darin liegt die Krux: Die zunehmende Komplexität der Geschäftsprozesse erfordert von den Unternehmen eine immer stärkere Fokussierung auf die für sie relevanten KPIs, den Key Performance Indikatoren. Die Herausforderung besteht darin, aus einem Datenfriedhof von über tausend Kennzahlen die richtigen Steuerungsgrößen herauszufiltern. Diese Vorarbeit muss von Menschen geleistet werden und ist in der Regel äußerst aufwendig. Zeitersparnisse durch Business Intelligence-Systeme kommen dafür umso mehr im nächsten Schritt zum Tragen: Denn immer weniger können es sich die Unternehmen leisten, dass Controller 80 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem verbringen, was ihnen wiederum IT-Systeme abnehmen könnten.

Zeitaufwendig und fehleranfällig sind zum Beispiel auch Insellösungen, also parallel gepflegte Datenlisten in Excel. Sie sind zwar kaum zu vermeiden, helfen dem Unternehmen aber nicht wirklich weiter, wenn die Datenhoheit dafür bei einzelnen Mitarbeitern liegt. Die Verbindung von Wissensinseln schafft Mehrwert und fördert die Kommunikation nicht nur innerhalb der Abteilungen: „Bei Ter Hell haben wir vor über zehn Jahren ein BI-System eingeführt, seitdem hat sich die Kommunikation zwischen unserem Vertrieb und dem Controlling deutlich intensiviert“, sagt Thomas Köller, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der TER HELL & Co. GmbH. „Der Vertrieb spricht mit dem Controlling offen über Fragestellungen, die sich aus den täglich aktualisierten Zahlen ergeben. Wir kommen so wesentlich schneller auf den Punkt und können gemeinsam Lösungsstrategien entwickeln.“

Im Vertrieb und anderen Abteilungen spiele die Zeitersparnis zudem eine wichtige Rolle, so Thomas Köller von TER HELL: „Unser Vertrieb musste sich am Anfang an das neue System gewöhnen. Heute sind die Mitarbeiter dankbar, dass sie nicht jeden Auftrag in Excel erfassen müssen, sondern dass die Daten automatisch vom ERP-System in das BI-System übernommen werden. Dieser Prozess hat auch in den anderen Abteilungen zu deutlichen Zeitersparnissen geführt, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit in ihre wesentlichen Aufgaben investieren können.“ Und Thomas Köller ergänzt: „Durch den Einsatz des BI-Systems wird auch das Controlling entlastet. Standardreports können selbständig von den Mitarbeitern abgefragt werden, entsprechend gibt es mehr Zeit für andere Auswertungen. Und auch im Vertrieb konnten wir durch die Bereitstellung von Standardreports die Eigenkontrolle deutlich erhöhen.“

Klare Konzepte sollten zunächst inhouse entwickelt werden

Vieles spricht offenbar für die Einführung integrierter BI-Systeme. Nicht umsonst ist der Markt der BI-Anbieter in den letzten Jahren stark gewachsen, selbst im Krisenjahr um ca. acht Prozent. Bevor allerdings ein externer Anbieter mit der Einführung eines Business Intelligence-Tools beauftragt wird, muss im Unternehmen erst einmal die entsprechende Basis geschaffen werden. Das Top-Management hat dabei die Aufgabe, ein klares Konzept zu entwickeln, wie sich Unternehmens- und Abteilungsziele in BI-Prozesse überführen lassen.

Wichtig ist, dass dieses Konzept zusammen mit den operativen Einheiten entwickelt wird, zusammen mit den Entscheidern, die mit den Kennzahlen tagtäglich arbeiten. „Der konzernweit vorgegebenen Standardisierung fehlt oft die Berücksichtigung der Bedürfnisse lokaler Tochtergesellschaften zur operativen Geschäftssteuerung“, gibt Olaf Brah zu bedenken. „Oftmals fehlen dann Informationen aus wichtigen Geschäftsbereichen, in denen weiterhin viele Ressourcen in Parallel-Lösungen investiert werden.“ Es sei deshalb also wichtig, auch für die lokalen Einheiten mit ihren spezifischen Anforderungen, eigene, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Reportingsysteme zur Verfügung zu stellen, die in das Gesamtsystem eingebunden sind.

Ein solcher Ansatz, nämlich sowohl bottom-up als auch top-down, trägt wesentlich dazu bei, dass BI-Systeme von den Mitarbeitern später auch akzeptiert und genutzt werden.