Verjährung offener Forderungen: Zum Ende des Jahres immer ein Thema

Immer zum 31.12. eines Kalenderjahres geht es um die regelmäßige Verjährungsfrist. Diese beginnt typischerweise mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, und endet dann drei Jahre später um 24.00 Uhr am 31. Dezember. „Sollen offene Forderungen, die in 2017 fällig wurden, nicht einfach so verloren gegeben werden, gilt es jetzt keine Zeit mehr zu verlieren. Noch können Gegenmaßnahmen ergriffen werden“, so der eindringliche Appell von Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH, der im Weiteren erklärt, was jetzt zu ist.

Rechnungen prüfen

„Auch wenn vielleicht in manchen Unternehmen der ‚Lockdown‘ unfreiwillig dazu genutzt wurde, alte offene Forderungen zu sichten und/oder andere Geschäftsvorgänge zu ordnen und neu zu strukturieren, so ‚rutscht‘ dennoch erfahrungsgemäß der eine oder andere Vorgang durch, darunter nicht selten auch offene Forderungen, die über einen längeren Zeitraum nicht haben realisiert werden können. In Bezug auf die Verjährung zum 31.12. gilt es daher spätestens jetzt, offene Forderungen mit Fälligkeit des vorvorletzten Jahres (2017) sorgfältig durchzusehen. Doch damit nicht genug!“

Gilt nicht immer: Rechnungsdatum = Ausgangspunkt für die Fristberechnung

„Der entscheidende Zeitpunkt für die Fristberechnung ist der, zu dem die Forderung fällig geworden ist, nicht der Zeitpunkt oder das Datum der Rechnungsstellung. Fälligkeit kann nämlich u. U. auch unabhängig von einer Rechnung eingetreten sein. Rechnungen sind zeitnah zur erbrachten Leistung/Lieferung zu erstellen. Wurde eine Lieferung oder Leistung erbracht und war auch abrechnungsfähig, so hilft es für die Verjährung der Forderung also nicht unbedingt, die Rechnung erst im Folgejahr zu stellen. Noch einmal — der Zeitpunkt der Fälligkeit einer Forderung ist entscheidend. Nebenbei bemerkt kann man auch leicht den Überblick verlieren, wenn Rechnungen sehr zeitverzögert zur Lieferung/Leistung erstellt werden. Es wäre also gut, beim Durchsehen der offenen Forderungen auch gleich einmal das eigene Verhalten in Bezug auf die Rechnungstellung zu kontrollieren.“

Auch kürzere Verjährungsfrist als 3 Jahre möglich

„… und zwar, wenn es zum Beispiel um Schadenersatz des Vermieters aus einem Mietverhältnis geht. Die Verjährungsfrist beträgt hier höchstens 6 Monate ab dem Tag der Rückgabe des Mietobjektes. Und um noch ein anderes Beispiel zu nennen: Für Ansprüche aus Transportleistungen gilt nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) eine einjährige Frist ab Ablieferung des Gutes (vereinfacht ausgedrückt).“

Neubeginn der Verjährung bewirken

„Erkennt der Schuldner seine Schuld an, liegt also ein Schuldanerkenntnis vor (hier kann ggf., abhängig von den Umständen, eine Zinszahlung oder eine Abschlagszahlung als solch ein tatsächliches Anerkenntnis gewertet werden), so beginnt nach § 212 BGB die Verjährung erneut. Dies gilt auch für den Fall, dass eine gerichtliche oder behördliche Vollstreckungshandlung vorgenommen oder beantragt wird. Wichtig ist, dass in den genannten Fällen die neue Verjährungsfrist allerdings bereits mit dem Tag des Anerkenntnisses und nicht, wie sonst bei der regelmäßigen Verjährungsfrist üblich, erst mit dem Ende des Jahres (§ 199 BGB) beginnt. Eine einseitige Handlung wie das Verschicken einer einfachen Mahnung reicht hingegen definitiv nicht aus, um einen Neubeginn der Verjährung zu bewirken!“

Trotz Teilzahlung kein Neubeginn der Verjährung – auch das ist möglich

„Mit einer Teilzahlung beginnt, wie oben erwähnt, die Verjährungsfrist grundsätzlich erneut zu laufen. Entscheidend ist aber, ob mit dieser Teilzahlung auch die noch verbleibende Restforderung anerkannt wird. Wird diese bestritten, beginnt für die Restforderung die Verjährungsfrist nicht neu. Eine Teilzahlung bedeutet also nicht immer zwingend ein Anerkenntnis der Gesamtforderung. Eventuell gemachte Angaben des Schuldners zum Verwendungszweck einer Zahlung können ggf. Hinweise hierzu geben (z. B. ‚einmalige Zahlung zur Erledigung der Angelegenheit‘ einerseits oder ‚Teilzahlung‘ andererseits). Erst recht enthält eine Teilzahlung natürlich dann kein Anerkenntnis, wenn sie selbst schon „unter Vorbehalt“ oder „ohne Anerkenntnis einer Rechtspflicht“ erfolgt. Erkennt ein Schuldner die Gesamtschuld an, sollte man sich dieses Schuldanerkenntnis unbedingt schriftlich und mit Datum versehen geben lassen. Andernfalls sollte man, trotz Teilzahlung, vorsichtshalber besser von einer bestrittenen Restschuld ausgehen.“

Verjährung hemmen

„Eine ‚Hemmung‘ kann Verjährungsfristen zum Stillstand bringen. Sie laufen also für einen gewissen Zeitraum, nämlich den der Hemmung, nicht weiter. Dafür ist jedoch ein Hemmungsgrund nötig. Fällt dieser Grund wieder weg, läuft die Verjährungsfrist weiter (ab und an mit einer gewissen zusätzlichen Verzögerung). Die Dauer der Hemmung wird zu der Verjährungsfrist hinzugerechnet. Bei der ‚Ablaufhemmung‘ hingegen sieht es anders aus. Hier kann die Verjährungsfrist so lange nicht ablaufen, bis nach einem Ereignis (z. B. der Annahme einer Erbschaft) eine gewisse Zeit vergangen ist.“

Durch Verhandlungen mit dem Schuldner die Verjährungsfrist hemmen

„Wenn zwischen Gläubiger und Schuldner Verhandlungen über die Forderung oder die Umstände, die ihr zu Grunde liegen, geführt werden, hemmt dies die Verjährung. Sie ist so lange gehemmt, bis von einem der Verhandlungspartner die Fortsetzung der Verhandlung verweigert wird (§ 203 Satz 1 BGB). Die Verjährung tritt dann allerdings frühestens drei Monate nach Ende der Hemmung ein (§ 203 Satz 2 BGB). Dazu ein Beispiel: Kommt es zwei Wochen vor der Verjährung zwischen den Parteien zu Verhandlungen (Hemmung der Verjährung), deren Fortsetzung vom Gläubiger jedoch nach kurzer Zeit verweigert wird (Wegfall des Hemmungsgrundes), so endet hier die Verjährung nicht zwei Wochen später (Rest der Verjährungsfrist vor der Hemmung s. o.), sondern erst nach drei Monaten. Die Beweispflicht für das Vorliegen einer Hemmung liegt beim Gläubiger, da er durch den Ausnahmetatbestand ‚Hemmung‘ begünstigt ist. Hingegen liegt in der Regel die Beweislast für die Verjährung beim Schuldner.“

Maßnahmen, die bei drohender Verjährung zu ergreifen sind

„Zur Vermeidung dessen, dass der Schuldner gar zu Recht die ‚Einrede der Verjährung erhebt‘, also erklärt, er werde nicht zahlen, da die Forderung verjährt sei, ist zur Hemmung grundsätzlich die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder eine Klage geeignet. Bei Gericht sollte der Antrag auf Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheides oder die Klage spätestens am letzten Tag der Verjährungsfrist eingereicht sein, im Original und ohne formelle Mängel! Anerkenntnis der Forderung durch den Schuldner — auch damit beginnt die Verjährungsfrist neu zu laufen. Aus Beweisgründen sollte so ein Schuldanerkenntnis immer schriftlich erfolgen (s. o.) und eine genaue Auflistung der anerkannten Forderungen beinhalten. Das Schriftstück sollte unbedingt auch mit einem Datum versehen werden! Vereinbarung zwischen Schuldner und Gläubiger über Verlängerung der Verjährung treffen — auch das geht. Schriftlich versteht sich! Vom Schuldner kann aber auch eine Erklärung eingeholt werden, dass dieser auf die Einrede der Verjährung verzichtet. Gerichtliche Verfahren können so verhindert werden, die nur aus einem Grund angestrengt werden, nämlich, um den Eintritt der Verjährung zu verhindern. Solche Verfahren sind lediglich unnötige Zeit-, Geld- und Nervenverschwendung. Wichtig: Alle Vereinbarungen unbedingt schriftlich festhalten und mit Datum versehen!!“

Auch rechtskräftige Urteile und Vollstreckungsbescheide können verjähren

„Allerdings ist hier die Verjährungsfrist wesentlich länger bemessen. Nach § 197 BGB beträgt sie 30 Jahre und beginnt mit der Rechtskraft der Entscheidung.“

Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen beauftragt — ‚verjährungssicher‘?

„Die Verjährung von Forderungen, die ihnen zur Durchsetzung übergeben wurden, zu prüfen, im Auge zu behalten, darüber zu beraten und ggf. verjährungshindernde Maßnahmen zu ergreifen oder zu empfehlen, gehören zu den grundlegenden Pflichten von Rechtsdienstleistern. Jeder, der sich an sie wendet, tut dies, damit sein Anliegen in den Händen von Profis liegt, die über das benötige rechtliche Wissen und die nötige Kompetenz verfügen. Eine Haftung tritt tatsächlich aber nur dann ein, wenn eine Pflichtverletzung vorliegt, die vom jeweiligen Rechtsdienstleister zu verantworten ist.“

„Die beste Absicherung gegen ‚plötzlich und unerwartet‘ eintretende Verjährungen ist und bleibt in erster Linie eine stets aktuelle Buchhaltung, die auf einer lückenlosen schriftlichen Dokumentation aller Geschäftsvorgänge basiert, sowie ein konsequentes respektvolles Forderungsmanagement. Um Forderungsverlusten vorzubeugen, kann auch die professionelle Hilfe von Rechtsdienstleistern in Anspruch genommen werden. Vielleicht lohnt einmal die Überlegung, sich diese als ständige Partner an die Seite zu holen und sie nicht nur als ‚Feuerwehr‘ zu betrachten, wenn es mal wieder ‚brennt‘.“