Thema der Woche: Auf Diktiergerät gesprochenes Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß
18.08.2015 — Timm Haase. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Angestellter Steuerberater nutzte Porsche Carrera
Im Urteilsfall ging es um einen angestellten Steuerberater, dem sein Arbeitgeber einen Firmenwagen (Porsche Carrera) auch für private Fahrten zur Verfügung stellte. Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung stelle der Prüfer fest, dass der Steuerberater sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts führt. Er diktierte zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Unterwegs diktieret er besondere Vorkommnisse, wie etwa Staus oder Straßensperrungen, und am Ende wiederum den km-Stand. Während dieser Eingaben ließ der Steuerberater das Radio laufen, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin in Excel-Dateien übertragen, die Blätter aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt.
Das Finanzamt erkannte das vorliegende Fahrtenbuch nicht an. Es versteuerte den privaten Nutzungsvorteil auf der Grundlage der 1 %-Methode.
Finanzgericht folgt der Auffassung des Finanzamtes
Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen. Darüber hinaus müssen sie mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.
Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind die einzelnen vom Steuerberater im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen, die von der Sekretärin unter Abschreiben der Bänder erstellt worden sind. Die Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt, erst am Jahresende gebunden werden und jederzeit änderbar sind.
Die besprochenen Kassetten stellen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar
Die Kassetten sind nach Meinung des Gerichts, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht. Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden. Zudem muss beachtet werden, dass, wenn der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, dies nicht feststellbar ist. Hinzu kommt, dass es nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar ist, ob die Bänder eins zu eins in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Nach Auffassung des Senats ist ein nicht handschriftliches, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird. Und dies ist bei diktierten Kassetten bislang noch nicht möglich.
Quelle: Finanzgericht Köln, Urteil vom 18.06.2015, Az. 10 K 33/15
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