19.02.2020 — Matthias Wermke. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Bekanntlich bedeutet Zeit im Arbeitsleben Geld. Wenn Prozesse nicht digitalisiert und zentral einsehbar abgelegt werden, verbringen die Mitarbeitenden eine Menge Suchzeit, damit sich bei anderen durchzufragen. Darüber hinaus ist auch die Bearbeitung von Prozessen auf Papierversion sehr umständlich und ebenso zeitaufwändig. Damit Zeit besser in gewinnbringende Aufgaben investiert werden kann, lohnt sich die Digitalisierung.
Blinder Aktionismus kann nicht die Lösung sein, sondern ist nur ein Zeichen von Halbherzigkeit und sorgt für Frust. Um den zu vermeiden, ist es notwendig eine passende Strategie zu finden, die sich in der Unternehmensstrategie verankern lässt. Es gilt am Ende eine Auswahl an relevanten Prozessen zu visualisieren und zu archivieren. Hier ist es ratsam, die IT-Abteilung, das Management und die entsprechenden Fachbereiche einzubinden. Das bedeutet konkret, dass ein Dialog mit den jeweiligen Abteilungen geführt und entsprechende Bedarfe nach Automatisierung eruiert werden müssen. Orientieren Sie sich dabei an folgender Frage:
Welche Prozesse sollten wir aufnehmen,
Lassen Sie dabei zukünftige Veränderungen im Geschäft nicht außen vor. In der Folge einer Sammlung von Prozessschritten wählen Sie nach relevanten Gesichtspunkten (z.B. Preissensibilität, hohes Problemaufkommen durch Unklarheit) einzelne Prozesse aus und dokumentieren den IST-Zustand. Gehen Sie dabei transparent vor und arbeiten Sie bei Bedarf in der ersten Arbeitsversion auch noch analog mit Post-Its und nicht unbedingt digital. Ist die Auswahl erfolgt, sollten messbare mittelfristige und langfristige Ziele definiert werden.
Zusätzlich ist es unabdingbar, so früh wie möglich die zuständigen Personen zu informieren, sobald die Auswahl der Prozesse final abgeschlossen ist. Das gilt nur für den Fall, dass nicht alle Personen an der Prozessauswahl beteiligt worden sind.
Denken Sie hierbei an eine sensible Ankündigung. Behalten Sie im Auge, dass ausgewählte Prozesse nicht nur im IST-Zustand aufgenommen werden, sondern auch Anpassungen bestehender Arbeitsabläufe im Zuge der Dokumentierung üblich sind. Das kann bei Mitarbeitenden zu einem ersten Schock führen und sollte deshalb sensibel kommuniziert werden.
Wenn der IST-Zustand analysiert und die zukünftige Entwicklung des Betriebs berücksichtigt worden ist, sollten passende Systemlösungen gesucht werden. Die wichtigste Frage vorweg ist, ob ein externes Tool für die Prozessvisualisierung- und archivierung benutzt oder eine eigene Lösung programmiert werden soll.
Es lässt sich feststellen, dass der Prozess der Digitalisierung in manchen Bereichen niedrigschwelliger ist als man denkt. Es braucht also nicht immer gleich die Hilfe der IT-Abteilung, um Abläufe zu optimieren. So gibt es inzwischen einige sehr hilfreiche Tools, die sich weniger an ITler*innen richten als an die Prozessverantwortlichen. Mit ihrer Hilfe können automatisierte Workflows und Prozesse verbessert werden, ohne den Einsatz eigener Programmierarbeiten leisten zu müssen, da dieser vom Dienstleister übernommen wird. Das senkt die Kosten, da keine eigene IT-Infrastruktur vorhanden sein oder in Anspruch genommen werden muss.
Da es inzwischen nicht mehr nur eine Handvoll Anbieter gibt, sind auch Tools vorhanden, die vergleichsweise wenig Geld kosten. Abo-Modelle mit kostenlosen Probemonaten sind gerade für kleinere Unternehmen besonders attraktiv.
Es zeigt sich, dass die Digitalisierung von Prozessen nicht unbedingt eine Frage der finanziellen, technischen oder personellen Kapazitäten sein muss. Viel mehr hängt es von der Initiative der Geschäftsführung oder auch der Mitarbeiter*innen eines Unternehmens ab. Veränderungen kosten häufig viel Überwindung, machen sich aber ebenso häufig bezahlt, ist der erste Schritt einmal gemacht. Es kann jedoch trotzdem sinnvoll sein, eine Person mit entsprechenden Kompetenzen einzustellen oder zu schulen, die sich fortan mit den betriebsinternen Prozessen befasst.
Quellen und Hintergründe:
Bild: luis gomes (Pexels, Pexels Lizenz)
Themen
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Da wir unsere Online-Seminaren so interaktiv wie möglich gestalten, empfehlen wir auch die Verwendung von Kamera und Mikrofon.
Für einen optimalen Ablauf empfehlen wir die Nutzung von Google Chrome oder Mozilla Firefox. Die detaillierten technischen Voraussetzungen finden Sie in der Anmeldebestätigung, die wir an die bei der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse senden.
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Die Veranstaltungsunterlage wird Ihnen in digitaler Form am Vortag oder am Tag nach dem Online-Seminar zugesandt.
Sie erhalten am Vortag der Veranstaltung den Zugangslink, über den Sie sich anmelden können. Bei Seminaren, die an einem Montag stattfinden, erhalten Sie den Link am Freitag zuvor.
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Der Standard-Tagesablauf eines eintägigen Seminars sieht wie folgt aus:
Für Teilnehmende stehen bei Veranstaltungen in einigen Tagungshotels begrenzte Zimmerkontingente zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie die Reservierungen selbstständig beim Hotel unter dem Stichwort „Verlag Dashöfer“ vornehmen.
Der Veranstaltungsort ist auf der Detailseite jedes Seminars angegeben. Weitere Details zum Veranstaltungshotel erhalten Sie mit Ihrer Seminarbestätigung, spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung.
Sobald die Durchführung des Seminars bestätigt wurde, spätestens 14 Tage vorher, erhalten Sie alle Details zur Veranstaltung sowie Ihre Rechnung.
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Schreiben Sie uns einfach eine Mail mit der Seminarnummer, dem Namen der angemeldeten Person sowie dem Namen und der E-Mail-Adresse der Person, die nun an der Veranstaltung teilnehmen wird, an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
Wenn Sie ein Präsenz-Seminar trotz der Möglichkeit der Terminverschiebung und des Teilnehmerwechsels stornieren möchten, berechnen wir bis 31 Tage vor Seminarbeginn eine Stornierungsgebühr in Höhe von 40 € zzgl. MwSt. pro Seminartag. Ab 30 Tage vor Seminarbeginn wird die volle Teilnahmegebühr fällig.
Wenn Sie eine Stornierung wünschen, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit der Seminarnummer sowie dem Namen der angemeldeten Person an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
Präsenz-Seminare können bis zu 15 Tage vor der Veranstaltung kostenlos umgebucht werden. Danach wird aufgrund der Kurzfristigkeit eine Umbuchungsgebühr in Höhe von 60 € zzgl. MwSt. fällig.
Wenn Sie eine Umbuchung wünschen, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit der Seminarnummer, dem Namen der angemeldeten Person sowie dem neuen Wunschtermin (einzusehen auf der jeweiligen Seminarseite auf unserer Homepage) an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
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Wenn Sie ein Online-Seminar trotz der Möglichkeit der Terminverschiebung und des Teilnehmerwechsels stornieren möchten, stellen wir Ihnen eine Gebühr in Höhe von 15 % der Seminargebühr zzgl. MwSt. in Rechnung. Ab 13 Tage vor Seminarbeginn wird die volle Teilnahmegebühr fällig.
Wenn Sie eine Stornierung wünschen, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit der Seminarnummer sowie dem Namen der angemeldeten Person an: veranstaltungsmanagement@dashoefer.de
Online-Seminare können bis zu 15 Tage vor der Veranstaltung kostenlos umgebucht werden. Danach wird aufgrund der Kurzfristigkeit eine Umbuchungsgebühr in Höhe von 60 € zzgl. MwSt. fällig.
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Alle Informationen zu unseren Inhouse-Angeboten sowie die passenden Ansprechpartnerinnen und -partner finden Sie auf unserer Inhouse-Seite unter: https://www.dashoefer.de/inhouse-seminare.html
Das Zertifikat, das Sie nach der Veranstaltung per E-Mail erhalten, beinhaltet alle Kriterien (Inhalt, Dauer, Referent*in und Datum), um das Seminar bei den entsprechenden Kammern als Weiterbildung anrechnen zu lassen.
Darüber hinaus gelten unsere Seminare aus dem Bereich Immobilien und Grundbesitz als Qualifikationsnachweis für Mietverwalter, WEG-Verwalter und Immobilienverwalter sowie unsere Seminare aus dem Personalmanagementbereich als Fortbildungsnachweis nach § 15 FAO für Anwält*innen.
Wir akzeptieren ausschließlich Bildungschecks aus dem Bundesland Nordrhein-Westfalen.
Ab der dritten teilnehmenden Person aus einem Unternehmen erhalten die dritte und jede weitere Person einen Preisnachlass von 10 %. Dies gilt für Anmeldungen zu demselben Termin.
Die Seminarpreise verstehen sich netto zzgl. MwSt. und gelten pro Person. Demnach sind bei Online-Seminaren nur die angemeldeten Personen berechtigt, sich mit den Zugangsdaten für die jeweilige Online-Veranstaltung anzumelden.
Das Zahlungsziel unserer Rechnungen beträgt 14 Tage.
Eine Rechnungskorrektur können Sie schriftlich per E-Mail an rechnungsversand@dashoefer.de anfordern. Bitte teilen Sie uns in Ihrer Nachricht die Rechnungsnummer sowie die gewünschte Änderung mit.
Sie erhalten die Rechnung frühestens acht Wochen vor Seminarbeginn und nur dann, wenn wir die Durchführung aufgrund der erreichten Mindestteilnehmendenzahl gewährleisten können.
Die Seminargebühr wird mit Zugang der Anmeldebestätigung fällig und ist zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer zu zahlen. Die Fälligkeit der Rechnung ist unabhängig vom Leistungszeitpunkt.
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