21.09.2016 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: SofTrust Consulting GmbH.
Selbst Vertreter aus dem Top-Management nutzen ihre Assistenzen oft mehr schlecht als recht. Das ist das Ergebnis einer Befragung von SofTrust Consulting zur E-Mail-Nutzung im Chefsekretariat. Demnach gewähren drei von zehn Vorgesetzten ihren Sekretariaten keinen Zugriff auf ihren Posteingang und geben ihnen damit nicht einmal die Chance, sie bei der Bearbeitung eingehender E-Mails zu unterstützen. Weitere zehn Prozent der Chef-Sekretärinnen können zwar die E-Mails ihrer Vorgesetzten sichten, dürfen aber im Posteingang nichts tun -also nicht einmal offensichtliche Spam-Mails löschen. Damit nutzen lediglich 59 Prozent aller Vorgesetzten ihre Sekretariate zur E-Mail-Bearbeitung - und auch diese tun es nur sehr selektiv.
Die im Mai 2016 von SofTrust Consulting in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführte telefonische Befragung ergab, dass es auch bei jenen Sekretärinnen, die ihre Chefs bei der Postbearbeitung unterstützen, keine einzige Bearbeitungsmaßnahme gibt, die allen erlaubt ist. "Beantworten von E-Mails" ist die mit 63 Prozent am häufigsten erlaubte Bearbeitungsform, gefolgt von "Löschen" und "Weiterleiten" (jeweils 58 Prozent). Überraschenderweise lässt sich nur etwa jeder dritte jener Manager (32 Prozent), die ihre Sekretärin nutzen, von dieser auch bei der Ablage helfen. Damit übernehmen Manager früher ureigene Sekretariatsarbeiten - oder verzichten völlig auf die Ablage.
Männliche Chefs und weibliche Chefinnen scheinen sich unterschiedlich stark von ihren Assistenzen helfen zu lassen. Zwar unterbinden männliche Vorgesetzte das Lesen ihrer E-Mails durch ihre Sekretariate wesentlich stärker als weiblichen Vorgesetzte (29 Prozent vs. 17 Prozent), doch die verbleibenden männlichen Führungskräfte nutzen ihre Sekretariate wesentlich stärker als ihre Kolleginnen. Dies wirkt sich auf wichtige Kennzahlen aus. Sekretärinnen von Chefs schauen doppelt so häufig bei jeder eintreffenden E-Mail in den Posteingang (67 Prozent vs. 33 Prozent), erhalten deutlich mehr Eingangs-E-Mails (+ 34 Prozent) und schreiben auch mehr E-Mails (+21 Prozent) als ihre Kolleginnen, die eine Vorgesetzte unterstützen.
"Uns überrascht bei unseren E-Mail-Effizienzprojekten immer wieder, wie wenig jene Vorgesetzten, die noch Vorzimmer haben, diese im Tagesgeschäft nutzen", meint Günter Weick von SofTrust. "Das sah noch vor zehn Jahren auf den Führungsetagen der Unternehmen anders aus."
Die Befragung adressierte Chefsekretariate auf der ersten und zweiten Hierarchieebene. Insgesamt trugen 32 Sekretärinnen aus 31 Unternehmen bei. "Die Erhebung kann aufgrund der geringen Stichprobe keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit erheben", sagt Flynn Langner, der die Studie durchführte, "doch die Ergebnisse ähneln sehr jenen Ergebnissen, die SofTrust Consulting bei kundenspezifischen Analysen erhält. Damit sind die Resultate ein valider Indikator für den aktuellen Stand der Zusammenarbeit zwischen Chef-Sekretärinnen und ihren Vorgesetzten."
Die kostenlose Studie kann bei SofTrust Consulting unter folgendem Link abgerufen werden: http://www.softrust.com/Studie_E-Mail_in_Chefsekretariaten
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