Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2016: Fristablauf für die Offenlegung beachten

Etwa 1,2 Millionen Unternehmen in Deutschland sind neben der Aufstellung des Jahresabschlusses auch dazu verpflichtet, ihn im Bundesanzeiger zu veröffentlichen oder bei Kleinstunternehmen zumindest die Bilanz im Unternehmensregister zum Abruf zu hinterlegen. Denn die Informationen, die der Jahresabschluss enthält, sind nicht nur für interne unternehmerische Prozesse von Bedeutung. Auch für Geschäftspartner, Gläubiger und andere Interessierte stellt der Jahresabschluss eine wichtige Quelle dar, wenn es darum geht, einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu erhalten.

Der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen besteht im Wesentlichen aus Kapitalgesellschaften, Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter, Banken und Versicherungsunternehmen sowie Emittenten von Vermögensanlagen, Investmentvermögen und Kapitalverwaltungsgesellschaften. Auch Kleinstunternehmen, Gesellschaften, die aktuell keine Geschäftstätigkeit entfalten, sowie Gesellschaften in Insolvenz oder Liquidation sind offenlegungspflichtig. Welche Unterlagen offenzulegen sind, hängt grundsätzlich von der Größe des Unternehmens ab. Sonderregelungen gelten für bestimmte Unternehmensformen.

Das Bundesamt für Justiz nimmt die Aufgabe wahr, Ordnungsgeldverfahren gegen jene Unternehmen durchzuführen, die ihre Pflicht zur Offenlegung nicht oder nicht rechtzeitig erfüllen. Hierdurch hat sich die Offenlegungskultur in Deutschland mittlerweile deutlich verbessert. Kamen früher nur rund 10 Prozent der offenlegungspflichtigen Unternehmen ihrer Verpflichtung nach, legen heute über 90 Prozent der betroffenen Unternehmen ihre Jahresabschlüsse offen.

Diese Entwicklung begrüßt der Präsident des Bundesamts für Justiz, Heinz-Josef Friehe. Leider sei aber festzustellen, so Friehe, dass weiterhin eine beträchtliche Zahl von Unternehmen der gesetzlichen Pflicht, ihren Jahresabschluss offenzulegen, nicht oder erst verspätet nachkommt. "Ich sehe die Offenlegungsquote jedes Jahr mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Das Bundesamt für Justiz musste im laufenden Jahr 2017 trotz der hohen Offenlegungsquote etwa 175.000 Ordnungsgeldverfahren gegenüber Unternehmen einleiten, die den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015 nicht wie vorgeschrieben zum Jahresende 2016 offengelegt hatten."

Bei der Offenlegung der Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2015 beginnen, sind wichtige Neuregelungen des Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetzes (BilRUG) zu beachten. Insbesondere bezieht die Pflicht zur Offenlegung sich künftig auf den festgestellten oder gebilligten Jahresabschluss; die bisherige Möglichkeit, den Jahresabschluss bereits vor der Feststellung oder Billigung fristwahrend beim Betreiber des Bundesanzeigers einzureichen, entfällt.

Zum Hintergrund des Ordnungsgeldverfahrens

Offenlegungspflichtige Unternehmen müssen ihre Rechnungslegungsunterlagen regelmäßig spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag beim Betreiber des Bundesanzeigers elektronisch offenlegen. Diese Fristen gelten auch für Kleinstunternehmen, die diese Pflicht durch Hinterlegung ihrer Bilanz erfüllen wollen. Insbesondere für börsennotierte Unternehmen gelten kürzere Fristen. Im Falle der Säumnis leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein.

Das Ordnungsgeldverfahren beginnt mit der Aufforderung, innerhalb einer Nachfrist von sechs Wochen den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen oder durch Einspruch zu rechtfertigen, warum dies unterlassen worden ist. Bei dieser Aufforderung droht das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld an, das sich auf mindestens 2.500 Euro beläuft. Kommt das Unternehmen der Aufforderung nicht nach, ist das Ordnungsgeld festzusetzen. Ordnungsgeldandrohungen und -festsetzungen werden so lange wiederholt, bis das Unternehmen seine Pflicht erfüllt. Der angedrohte und festgesetzte Betrag wird dabei grundsätzlich schrittweise erhöht.

Das Unternehmen kann daher ein Ordnungsgeld noch vermeiden, wenn es innerhalb der gesetzten sechswöchigen Nachfrist die Offenlegung nachholt. Die Gebühren und Auslagen des Verfahrens entstehen allerdings bereits durch die Einleitung des Verfahrens, das heißt mit der Androhung des Ordnungsgelds; sie sind daher auf jeden Fall zu zahlen. Bei verspäteter Offenlegung, die aber noch vor Festsetzung des Ordnungsgelds erfolgt, setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld herab, und zwar für Kleinstunternehmen auf 500 Euro und für kleine Unternehmen auf 1.000 Euro.

War ein Unternehmen unverschuldet gehindert, in der sechswöchigen Nachfrist Einspruch einzulegen oder die Offenlegung nachzuholen, wird auf Antrag des Unternehmens Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt. Das Unternehmen muss nach Wegfall des Hindernisses innerhalb von zwei Wochen die Wiedereinsetzung schriftlich beim Bundesamt für Justiz beantragen und spätestens innerhalb von weiteren vier Wochen die versäumte Handlung (Offenlegung oder Einspruchseinlegung) nachholen. Die Tatsachen zur Begründung des Antrags sind vom Unternehmen darzulegen und – zum Beispiel durch eine eidesstattliche Versicherung des Geschäftsführers – glaubhaft zu machen.

Zu den Neuregelungen durch das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz

Anders als bisher ist künftig der festgestellte oder gebilligte Jahresabschluss innerhalb der in der Regel einjährigen Offenlegungsfrist beim Betreiber des Bundesanzeigers einzureichen. Eine fristwahrende Offenlegung des Jahresabschlusses vor Feststellung oder Billigung ist nicht mehr möglich. Es ist auch nicht mehr zulässig, zum Zweck der Fristwahrung ungeprüfte Jahresabschlüsse offenzulegen.

Gemeinsam mit dem (festgestellten oder gebilligten) Jahresabschluss und dem Lagebericht ist auch der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers oder der Vermerk über dessen Versagung innerhalb der Jahresfrist offenzulegen. Eine fristwahrende Nachreichung des Bestätigungsvermerks ist ab dem Geschäftsjahr 2016 nicht mehr möglich.

Die bisher vorgeschriebene gesonderte Offenlegung des Ergebnisverwendungsvorschlags bzw. -beschlusses entfällt demgegenüber, weil diese Angaben nun verpflichtend im Anhang zu machen sind. Ist im Jahresabschluss nur der Vorschlag für die Ergebnisverwendung enthalten, ist der Beschluss über die Ergebnisverwendung wie bisher unverzüglich nach seinem Vorliegen offenzulegen. Der Bericht des Aufsichtsrats und die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG können weiterhin unverzüglich nach ihrem Vorliegen nachgereicht werden.

Ebenfalls angepasst wurden die Voraussetzungen zur Befreiung von Tochtergesellschaften. Tochterunternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft brauchen nach § 264 Absatz 3 HGB ihre Jahresabschlussunterlagen nicht zu veröffentlichen, wenn das Mutterunternehmen einen Konzernabschluss aufgestellt hat und alle weiteren folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Alle Gesellschafter des Tochterunternehmens haben der Befreiung für das jeweilige Geschäftsjahr zugestimmt;
2. das Mutterunternehmen hat sich bereit erklärt, für die von dem Tochterunternehmen bis zum Abschlussstichtag eingegangenen Verpflichtungen im folgenden Geschäftsjahr einzustehen;
3. die Aufstellung und Prüfung des Konzernabschlusses sowie des Konzernlageberichts erfolgen nach den Rechtsvorschriften des Sitzstaats des Mutterunternehmens im Einklang mit den entsprechenden EU-Richtlinien;
4. die Befreiung des Tochterunternehmens ist im Anhang des Konzernabschlusses des Mutterunternehmens angegeben;
5. für das Tochterunternehmen wurden der Befreiungsbeschluss, die Einstandserklärung sowie der Konzernabschluss mit Konzernlagebericht und Bestätigungsvermerk offengelegt.

Hat bereits das Mutterunternehmen einzelne oder alle diese Unterlagen offengelegt, braucht das Tochterunternehmen die betreffenden Unterlagen nicht erneut offenzulegen, wenn sie im Bundesanzeiger unter dem Tochterunternehmen auffindbar sind. Für Personenhandelsgesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftet (vor allem GmbH & Co. KG), gelten im Wesentlichen die gleichen Befreiungsvoraussetzungen. Entbehrlich sind die Einstandserklärung des Mutterunternehmens für die Verpflichtungen der Tochtergesellschaft sowie der Befreiungsbeschluss der Gesellschafter des Tochterunternehmens.

Durch das BilRUG neu eingeführt wurde für bestimmte Unternehmen des Rohstoffsektors die Pflicht zur Offenlegung von Zahlungsberichten für nach dem 23. Juli 2015 beginnende Geschäftsjahre. Nach den §§ 341q ff. HGB haben große Unternehmen sowie Unternehmen von öffentlichem Interesse, die in der mineralgewinnenden Industrie oder auf dem Gebiet des Holzeinschlags in Primärwäldern tätig sind, Berichte über Zahlungen offenzulegen, die sie an staatliche Stellen geleistet haben. Konzernmutterunternehmen sind zudem zur Offenlegung von Konzernzahlungsberichten verpflichtet, und zwar auch dann, wenn die Voraussetzungen nur auf eines ihrer Tochterunternehmen zutreffen. Befreiungen von der Pflicht zur Erstellung eines Zahlungsberichts ergeben sich aus den §§ 341s und 341v HGB. Die Zahlungsberichte sind binnen Jahresfrist beim Betreiber des Bundesanzeigers einzureichen und bekannt machen zu lassen. Bei Verletzung dieser Pflicht hat das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten.

Weitere Neuregelungen durch das BilRUG betreffen die Schwellenwerte bei den Größenklassen, den Ausschluss von Beteiligungsgesellschaften aus dem Kreis der Kleinstunternehmen sowie die größenabhängigen Erleichterungen für den Anhang.