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Ja, ist's denn schon Weihnachten?

16.11.2017  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: DATEV eG.

Wie Unternehmen mit ihren Mitarbeitern steuerfrei feiern können. Vor der Adventszeit machen sich viele Arbeitgeber nicht nur Gedanken zum bevorstehenden Jahresende oder über die Verteilung von Urlaubszeiten im neuen Jahr. Auch die betriebliche Weihnachtsfeier ist Thema – sowohl organisatorisch als auch steuerlich. Hier sind einige Fallstricke zu beachten, damit die Weihnachtsfeier nicht ein Fest fürs Finanzamt wird.

Schon frühzeitig füllen die Supermärkte die Regale mit Lebkuchen und auch in den Betrieben geht es darum, die alljährliche Weihnachtsfeier bald zu planen. Schließlich sind Lokale oder Räumlichkeiten zu mieten, essen zu bestellen und gegebenenfalls Geschenke zu besorgen. Auch eine Weihnachtsfeier veranstaltet der Arbeitgeber in aller Regel im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse. Mit steuerlichen Konsequenzen: Denn solche Leistungen gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Allerdings hat die Finanzverwaltung für die Steuer- und Beitragsfreiheit enge Grenzen gesteckt.

Feiern – aber bitte steuerfrei

Damit die Weihnachtsfeier für das Unternehmen und Ihre Angestellten steuerlich begünstigt bleibt, müssen Arbeitgeber darauf achten, einen bestimmten Rahmen einzuhalten. Denn steuerfrei sind diese Zuwendungen bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Erst Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. „Dabei wird aber nicht darauf geschaut, was der einzelne Beschäftigte während der Feier trinkt und isst: Die Kosten, die das Unternehmen insgesamt hatte, werden auf alle Arbeitnehmer gleichermaßen umgelegt“, erläutert Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV. Familienangehörige oder andere Begleitpersonen können natürlich auch die Weihnachtsfeier besuchen. Allerdings wird der Anteil, der auf Begleitpersonen entfällt, dem jeweiligen Angestellten zugerechnet. Das bedeutet, dass die Begleitpersonen des Arbeitnehmers keinen eigenen Freibetrag erhalten.

Überschreiten bei einer Veranstaltung die Zuwendungen den Freibetrag, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. „Das bedeutet, dass Sie bei der nächsten Gehaltsabrechnung den überzähligen Betrag für die Feier aufschlagen müssen. Damit werden für den Zusatzbetrag nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge fällig“, so Steuerberater Mayr. Es gibt allerdings eine Alternative: Der Arbeitgeber kann diesen Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern – damit bleibt auch der höhere Betrag für die Angestellten steuerfrei. Das ist auch dann erlaubt, wenn nur wenige Arbeitnehmer den Freibetrag überschreiten.

Zu den Zuwendungen, die das Finanzamt als „üblich“ für solche Feiern einstuft, gehören

  • Speisen und Getränke
  • Tabakwaren und Süßigkeiten
  • die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten
  • Eintrittskarten
  • Geschenke
  • Musik und andere künstlerische Darbietungen
  • Zuwendungen an Begleitpersonen
  • Ausgaben für den äußeren Rahmen, etwa für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager
  • Kosten für anwesende Sanitäter
  • Gebühren für Behördenauflagen
  • Trinkgelder
  • wie auch Stornokosten

Lediglich die so genannten rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben außen vor. Das sind zum Beispiel die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie- und Wasserverbrauch während einer Betriebsfeier.

Präsente steuerfrei unterm Weihnachtsbaum

Werden bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier Geschenke überreicht, muss die Freigrenze von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer beachtet werden. Diese werden ebenfalls in die 110 Euro-Freibetrag eingerechnet, werden also steuerlich begünstigt. Außerdem verlangt die Finanzverwaltung, dass die Geschenke „anlässlich“ der Veranstaltung überreicht werden – und nicht nur bei dieser Gelegenheit. „Dabei ist ‚anlässlich‘ dahingehend zu verstehen, dass ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk bestehen muss“, erklärt Steuerberater Mayr. Ob dies der Fall ist, prüft das Finanzamt allerdings erst ab einem Wert über 60 Euro.

Den Steuerfreibetrag von 110 Euro gibt es jeweils übrigens für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Hat ein Unternehmen noch weitere Anlässe zu feiern, dürfen Arbeitgeber auswählen, bei welchen Veranstaltungen der Freibetrag genutzt werden soll. Mit diesem Wahlrecht besteht die Möglichkeit, die Höhe des geldwerten Vorteils zu steuern. Arbeitgeber sollten sich dann immer für die Versteuerung der Teilnahme entscheiden, bei der die Veranstaltung am günstigsten war.

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