Ihre Checkliste für die Weihnachtsfeier

Im optimalen Fall beginnt Ihre Planung für die Weihnachts- oder Jahresabschlussfeier bereits zwischen August und September. Doch auch kurzfristig kann noch eine Weihnachtsfeier geplant werden, wenn Sie sich schnell festlegen können.

1. Teilnehmer*innen festlegen

Wer wird überhaupt zur Weihnachtsfeier eingeladen? Nur Mitarbeiter*innen oder auch deren Partner*innen? Was ist mit ehemaligen Mitarbeiter*innen? Und was ist mit den Mitarbeiter*innen, die ein Kind haben? Dürfen die Kinder mit zur Weihnachtsfeier?

• Mitarbeiter*innen und Team: Die Weihnachtsfeier soll Ihren Mitarbeiter*innen Wertschätzung entgegenbringen. Daher sollte niemand von der Weihnachtsfeier ausgeschlossen werden. Zudem muss jede*r Mitarbeiter*in eingeladen werden, um die Feier steuerfrei umzusetzen.
• Ehemalige Mitarbeiter*innen: Wenn Sie im Einverständnis mit den ehemaligen Arbeitnehmer*innen auseinander gingen, spricht nichts gegen eine Einladung, insbesondere dann, wenn es sich um jemanden handelt, der das Unternehmen wirklich lange begleitet hat.
• Familien: Wenn Sie die Partner*innen und Kinder Ihrer Mitarbeiter*innen mit einbeziehen, können Mitarbeiter*innen mit ihren Liebsten feiern – und es tut dem Unternehmensimage gut.
• Partnerfirmen oder Kund*innen: Wenn es eine geschäftliche Veranstaltung werden soll, können diese eingeladen werden. Für eine private Veranstaltung ist es jedoch eher unpassend. Ihre Mitarbeiter*innen könnten in diesem Fall die Feier sogar als Überstunden ansehen und sich angespannt fühlen.

2. Budget kalkulieren

Nachdem der Teilnahmekreis definiert wurde, kann das Pro-Kopf-Budget berechnet werden. Wichtig ist hierbei, mit einem finanziellen Puffer zu kalkulieren und das Budget auf keinen Fall zu niedrig anzusetzen. Unangenehme Preis-Überraschungen können an jeder Ecke warten. Das Pro-Kopf-Budget beschreibt die durchschnittlichen Kosten bestimmter Veranstaltungselemente für jeden anwesenden Gast. Hier werden nur Dinge mit einberechnet, von denen der Gast direkt etwas hat (Speisen, Getränke, Gagen für Musiker*innen). Die Location, die Dekoration oder die Hintergrundmusik gehören somit nicht zum Pro-Kopf-Budget. Das Pro-Kopf-Budget darf weiterhin 110 Euro nicht überschreiten, damit die Weihnachtsfeier steuerfrei bleibt.

3. Der Termin

Der Zeitpunkt der Feier gibt den zeitlichen Rahmen für die Organisation vor. Teilen Sie den genauen Termin für die Weihnachtsfeier mit Datum, Tag und Zeitpunkt Ihren Mitarbeiter*innen so früh wie möglich, damit diese planen können!

1. Der Monat
   • Vorweihnachtszeit (Oktober/November): Es gibt noch keinen Weihnachtsstress, es ist einfacher eine Location zu finden und Sie steigern die Vorfreude auf die bevorstehende Weihnachtszeit.
   • Weihnachtszeit (Dezember): Der direkte Bezug zum Fest ist gegeben, aber Sie müssen beachten, dass es in diesem Zeitraum zu einer zusätzlichen Belastung kommen kann, wenn Ihr Geschäft gerade in der Weihnachtszeit so richtig losgeht.
   • Nach der Weihnachtszeit (Januar/Februar): Der Weihnachtsstress ist vorbei und Ihre Mitarbeiter*innen starten gemeinsam mit Ihnen in ein gutes neues Geschäftsjahr.
2. Der Tag
   • Donnerstag: Der Donnerstag eignet sich wunderbar, um die Weihnachtsfeier bereits während der Arbeitszeit beginnen zu lassen. Private Veranstaltungen werden selten in der Woche geplant und so werden mehr Personen Zeit haben. Außerdem sind die Pendler bereits am richtigen Ort und müssen keinen weiten Weg auf sich nehmen. Zwar ist der folgende Tag ein Arbeitstag, doch wäre eine Option, diesen in einen zusätzlichen Urlaubstag umzuwandeln oder eine spätere und kürzere Arbeitszeit anzusetzen.
   • Freitag: Der klassische Weihnachtsfeiertag ist der Freitag. Am nächsten Tag ist frei und es kann länger gefeiert werden.
   • Samstag: Der Samstag ist kein offizieller Arbeitstag. Ihre Mitarbeiter*innen haben Zeit, sich auf die Feier vorzubereiten. Achtung: Es kann auch als zusätzlicher Arbeitstag verstanden werden und die Begeisterung dämpfen.
   • Sonntag bis Mittwoch: Vom Familientag und Anfang der Woche sollten Sie absehen. Hier liegen vermutlich nicht nur Termine, sondern die Mitarbeiter*innen werden durchgehend die noch zu erledigende Arbeit für die Woche im Nacken spüren.
3. Die Uhrzeit
   • Während der Arbeitszeit: Bereits während der Arbeitszeit mit der Weihnachtsfeier zu beginnen ist eine Entlastung und trägt zu einer entspannten Stimmung bei.
   • Direkt im Anschluss der Arbeit: Wenn die Weihnachtsfeier direkt nach der Arbeit stattfindet, haben die Mitarbeiter*innen etwas, worauf sie sich freuen können. Findet die Feier außerhalb des Unternehmens statt, kann früher Feierabend gemacht werden, um die Location gemeinsam aufzusuchen.
   • Nach der Arbeit: Findet die Weihnachtsfeier ab 19 Uhr statt, haben die Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, vorher nochmal nach Hause zu fahren und sich "frischzumachen". Sind Familienmitglieder mit eingeladen, können diese entspannt abgeholt werden. Problematisch ist diese Vorgehensweise für Pendler*innen, die eventuell diese Zeit überbrücken müssen, weil der Weg nach Hause und zurück zu viel Zeit kosten würde.

4. Die Location

• Wenn Teilnehmer*innen und Termin passen, muss auch noch die richtige Location ausgewählt werden. Wichtig ist, dass Punkt 1 bis 3 abgeschlossen sind. Insbesondere das Budget ist hierbei von entscheidender Bedeutung. Zuerst sollten Sie entscheiden, ob die Feier im Unternehmen oder außer Haus stattfinden soll.
• Im Unternehmen: Sie könnten einen bestimmten Bereich im Unternehmen dekorieren und herrichten, um dort die Weihnachtsfeier zu veranstalten. Dabei sollte genügend Platz mit eingeplant werden, damit sich Ihre Mitarbeiter*innen nicht eingeengt fühlen. Vorteil an der Veranstaltung der Feier im Unternehmen: Sie sparen natürlich Kosten.
• Außer Haus: Eine Mietlocation kostet zwar mehr, bietet jedoch den Vorteil, dass die gewohnten Arbeitsräume verlassen werden und somit eher eine festliche Stimmung aufkommt. Die Location sollte jedoch gut erreichbar sein, da der Weg für Ihre Mitarbeiter*innen ungewohnt ist. Die Größe der Location richtet sich in diesem Fall nicht nur nach dem Budget, sondern auch nach dem geplanten Programm.

5. Das Essen

Normalerweise gibt es bei Weihnachtsfeiern Speis und Trank. Bei dem Speiseangebot müssen Sie darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter*innen unterschiedliche Ansprüche haben. Einige ernähren sich vegetarisch oder vegan, andere haben eine Allergie und es muss auf bestimmte Lebensmittel verzichtet werden. Die einfachste Lösung bleibt hier, eine interne Umfrage durchzuführen, um die benötigten Mengen abzuschätzen und effizient zu kalkulieren. Nun geht es darum, wie das Essen und Trinken zur Verfügung stehen soll.

• Menü: Ein Drei-Gänge-Menü bestehend aus Vorspeise, Hauptgericht und Dessert, das am Tisch serviert wird, eignet sich nur für eine bestimmte Anzahl an Gästen. Außerdem ist dann fest vorgeschrieben, wann was gegessen wird und mit großer Wahrscheinlichkeit auch, wer wo sitzt.
• Buffet: Buffets bieten eine große Auswahl an vorbereiteten Speisen. An einem separaten Tisch stehen diese Speisen zur Selbstbedienung bereit. Die Gäste können frei entscheiden, wie viel und was sie essen möchten. Buffets können auch nach dem klassischen Muster Vorspeise, Hauptgericht und Dessert ausgerichtet werden. Der Nachteil an Buffets ist, dass sich zum Teil wirklich lange Wartezeiten durch das Anstehen ergeben können.
• Flying Buffet: Auf Vernissagen werden den Gästen Speisen gern in kleinen Portionen angeboten, die auf Tablett durch den Raum getragen werden. Auch für eine Weihnachtsfeier ist diese Art des Buffets denkbar, bedarf jedoch eine größere Anzahl an Servicepersonal.
• Getränke: Zu einem guten Essen gehört auch das richtige Getränk. Ein Event ohne Alkohol ist dabei meist schwer umzusetzen, da insbesondere Bier und Wein immer gern getrunken werden. Daher sollte neben alkoholfreien Getränken beides angeboten werden. Cocktails sind eine weitere Möglichkeit, die angeboten werden kann. Um das Budget nicht zu sprengen, können diese alternativ als Getränke zur Verfügung gestellt werden, die jedoch bei Bedarf von den Mitarbeiter*innen selbst bezahlt werden müssen.

Ein Welcome-Drink zum Einläuten der Feier bereitet Freude. Dabei bietet sich insbesondere Punsch oder eine anderes warmes weihnachtliches Getränk an. Achtung: Wenn Sie sich für ein alkoholisches Getränk entscheiden, denken Sie an eine alkoholfreie Alternative. Nicht jeder möchte, kann oder darf Alkohol trinken.

Findet Ihre Weihnachtsfeier außer Haus statt, fragen Sie bei dem Veranstalter nach einer Getränkepauschale. So behalten Sie einen besseren finanziellen Überblick und können den Abend entspannter angehen. Wenn Sie weder in einem Restaurant essen wollen noch ein Catering organisieren möchten, gibt es die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter*innen gemeinsam kochen. Diese Vorgehensweise ist insbesondere für kleine Unternehmen eine wundervolle Möglichkeit, um den Teamgeist zu stärken und bereits bei den Vorbereitungen gemeinsam Spaß zu haben.

6. Die Unterhaltung

Neben Essen und Trinken sollte die Weihnachtsfeier auch ein Programm bieten. Reden, Vorträge und Ansprachen sind möglich und willkommen. So kann noch einmal das vergangene Geschäftsjahr zusammengefasst und ein Ausblick auf die gemeinsame Zukunft gegeben werden – am besten kurz und positiv. Außerdem bietet sich Musik als stetige Unterhaltung an. Dabei kann auf eine Musikanlage, einen DJ oder eine Live-Band zurückgegriffen werden. Sowohl für die Musik als auch für die Reden muss natürlich die entsprechende Technik bei der Location vorhanden sein.

Neben diesen klassischen Möglichkeiten kann sich die Unterhaltung auch mit der Location verbinden lassen, zum Beispiel eine Weihnachtsfeier bei einer Bowling-Bahn. Besondere Events lassen sich online auf zahlreichen Plattformen buchen.

7. Die Einladung

Wenn alles steht, dann sollten natürlich die Mitarbeiter*innen eingeladen werden. Post oder E-Mail? Das ist egal, solange die Kommunikation stimmt. Folgende Dinge sollten in der Einladung stehen: Hintergrund der Veranstaltung, mögliches Motto, Programm und Ablauf, Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort (evtl. Hinweis zur Anreise) und Rückmeldedatum. Eventuell muss ein Dresscode angegeben oder auf Übernachtungsmöglichkeiten hingewiesen werden.

Sobald Sie alle Zu- und Absagen gesammelt haben, sollten Sie die Veranstalter*in, Catering oder Restaraunt über Ihren genauen Bedarf informieren.

8. Die Nachbesprechung

Sobald die Weihnachtfeier ein paar Tage zurücklegt, sollte diese ausgewertet werden. Was lief gut und was nicht? Auch ein ehrliches anonymes Feedback von den Mitarbeiter*innen sollte eingeholt werden.