Fit für den Fiskus: 5 Praxistipps zur E-Bilanz

„Um die Verpflichtung zur Übermittlung der E-Bilanz erfüllen zu können, müssen sich bilanzierende Unternehmen mit zwei Aspekten beschäftigen: Sie müssen die technischen Voraussetzungen zur Erzeugung und Übermittlung des XBRL-Datensatzes erfüllen. Und sie sollten die Datenhaltung zur ‚Befüllung‘ der Taxonomie organisieren“, erläutert Tobias Polka, Steuerberater bei der Warth & Klein Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf. Polka empfiehlt Unternehmen, das Übergangsjahr zu nutzen, um zu planen, welche Projektstrukturen und Ressourcen sie zur Umsetzung der Anforderungen brauchen werden.

Hier einige praktische Tipps zur Vorbereitung auf die E-Bilanz:

1. Die technischen Aspekte – XBRL-Konformität prüfen

Zur Analyse der XBRL-Konformität der Rechnungslegungssysteme gehört zunächst die Klärung der technischen Voraussetzungen. Insbesondere die Beantwortung der Frage, ob die ERP-Software bereits eine XBRL-Schnittstelle besitzt oder ob eine externe XBRL-Lösung erforderlich ist. „Sie sollten auch klären, ob mit dem von Ihnen genutzten Kontenrahmen alle Muss-Felder der E-Bilanz gefüllt werden können und ob Sie mit Ihrem ERP-System die handels- und steuerrechtlichen Ansätze eines Vermögensgegenstands parallel buchen können“, rät Tobias Polka. Bei der Überprüfung der technischen Konformität empfiehlt Andreas Arnold, Mitglied der Projektgruppe E-Bilanz, auch Auswirkungen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) einzubeziehen: „Hierzu zählt auch die Frage, ob aufgrund der Wirkungen des BilMoG zum Beispiel erstmalig ein Mehrkreisbuchungssystem zur Erstellung und Übermittlung einer eigenen Steuerbilanz eingeführt werden soll oder nicht.“ Die Möglichkeit müsse gegebenenfalls softwaremäßig sichergestellt werden. „Wird ein erheblich von den Standardkontenrahmen abweichender eigener Kontenrahmen genutzt, dürfte der Umstellungsaufwand erheblich höher sein, als bei der Nutzung eines reinen Standardkontenrahmens“, so Arnold.

2. Lösung mit Softwareanbieter erarbeiten

Die IT-Anbieter sind in ihren E-Bilanz-Lösungen unterschiedlich weit. DATEV wird beispielsweise ein passendes Tool zur Übertragung der E-Bilanz anbieten und den Standard-Kontenrahmen (SKR03 / 04) auf die neuen Anforderungen anpassen. Unternehmen, die nicht den Standard-Kontenrahmen von DATEV nutzen, müssen ihren individuellen Kontenrahmen mit der Steuer-Taxonomie abgleichen, das so genannte Mapping. „Inwieweit eine Umstellung oder Anpassung an die Taxonomie automatisiert erfolgen kann, ist jedoch eine Frage, welche nur in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter geklärt werden kann“, beschreibt Andreas Arnold die Herausforderung.

3. Buchhalterische und fachliche Umstrukturierungen planen

Die inhaltlichen Anforderungen der Taxonomie sind hoch, und nur selten liefert die Handelsbilanz bereits alle erforderlichen Daten. „In meinen Seminaren rate ich den Teilnehmern, sich bewusst zu machen, dass die E-Bilanz kein reines Steuerthema, sondern auch ein Buchhaltungsthema ist“, erläutert Ute Schröder, Geschäftsführerin der Beratungsgesellschaft C4B Competence for Business aus Großhansdorf. Sie beschreibt exemplarisch eine der Neuerungen: „So müssen beispielsweise die Sachverhalte Miete, Leasing und Wartung beziehungsweise Instandhaltung getrennt in der GuV dargestellt werden. Das bedeutet, dass die Wartungsanteile bei Computerleasing oder Kopiererleasing künftig separat auszuweisen sind.“ Das mache das enge Zusammenwirken von Buchhaltung, Steuer und IT erforderlich. Ein großer Teil der benötigten Daten wird bereits in der Finanzbuchhaltung gespeichert, deren Konten die Bilanz- und GuV-Positionen des HGB-Gliederungsschemas bereits abbilden. Soweit die Taxonomie jedoch eine weitere Untergliederung dieser Posten vorsieht, ist zu prüfen, ob der verwendete Kontenplan diese Informationstiefe abbildet oder, statt einer Aufgliederung von Konten, Auffangpositionen genutzt werden können und somit kein Eingriff in das Buchungsverhalten erforderlich ist. Andreas Arnold empfiehlt Unternehmen zu klären, „ob im Hinblick auf die Einführungsphase zunächst möglichst viele Auffangpositionen genutzt werden sollen oder ob von vornherein gleich entsprechend der Taxonomie gebucht und Unternehmen damit ihr Buchungsverhalten sofort an die neuen Anforderungen anpassen wollen.“

4. Muss-, Kann- und Auffangfelder befüllen

Die Taxonomie gliedert sich in die Stammdaten mit rund 400 Positionen und den Jahresabschluss mit rund 900 Feldern. Innerhalb der Taxonomie existieren unter anderem verschiedene Formen von Muss-, Kann- und Auffangfeldern. Bereits das Ausfüllen aller erforderlichen Mussfelder ist eine Aufgabe, die nicht von allen Unternehmen mit den vorhandenen Buchhaltungsdaten erfüllt werden kann. Laut Ute Schröder vom C4B-Team sollten sich Unternehmen aber nicht von der Anzahl der Felder abschrecken lassen: „Der Mindestumfang der E-Bilanz besteht aus den Mussfeldern zuzüglich der Mussfelder mit Kontennachweis“. Von den 900 Positionen des Jahresabschlusses seien es in Summe rund 350 Pflichtfelder, bezogen auf Körperschaften, Personengesellschaften und Einzelunternehmer. „Hinzu kommen bei den Stammdaten rund 50 Pflichtfelder, von insgesamt 400 Positionen. So komme ich als Unternehmen zunächst mit insgesamt rund 400 Pflichtfeldern aus, das ist überschaubar“, erklärt Schröder. Sofern sich ein Mussfeld nicht mit Werten füllen lässt, zum Beispiel weil aufgrund der Rechtsform des Unternehmens kein dem Mussfeld entsprechendes Buchungskonto geführt wird, ist zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position „leer“ (technisch: NIL-Wert) zu übermitteln.

5. Lücken schließen und Mitarbeiter coachen

Unternehmen sollten sich insbesondere mit Fragen beschäftigen wie: Wo bestehen Lücken und wie können sie geschlossen werden? Muss der Kontenplan erweitert und die Buchungslogik im ERP-System angepasst werden oder ist die Aufschlüsselung in einem anderen System möglich? Damit von vornherein steuerlich relevante Sachverhalte entsprechend behandelt werden, ist, laut der Experten, auch die Schulung des Buchhaltungspersonals erforderlich. Unternehmen sollten sich fragen, welche Mitarbeiter intern für den Prozess der Steuerbilanzerstellung zuständig sind und ob diese Schulungs- oder Informationsbedarf haben. ‚‚Beispielsweise kann ein Coaching der Mitarbeiter helfen, die Steuerqualität und laufenden Buchungsvorgänge zu optimieren“, so Tobias Polka.

Effizienzpotenzial durch Harmonisierung

Mit einer guten Vorbereitung kann dem Gespenst E-Bilanz also viel von seinem Schrecken genommen werden. „Wer zunächst mit einem Minimalaufwand starten möchte, kann sehr gut die Auffangpositionen nutzen“, erläutert Ute Schröder. Da aber nicht sicher sei, ob die Auffangpositionen über die bisher auf fünf bis sechs Jahre angelegte Zeit erhalten bleiben, sei es mittelfristig jedoch sinnvoll, sich auf die Änderungen entsprechend einzustellen, so Schröder. Auf ihren Seminaren zum Thema E-Bilanz empfiehlt die Beraterin den Teilnehmern, sich einen Projektplan zu erstellen und systematisch zu prüfen, welche Fragestellungen auf das Unternehmen zuträfen und welche Änderungen erforderlich seien. Mit Hilfe des Steuerberaters oder der eigenen Steuerabteilung können von vornherein steuerliche Sachverhalte eingearbeitet werden.