ELStAM - Die wichtigsten Fragen - Teil II

Um die wichtigsten Fragen zu klären, erhalten Sie in unserer ELStAM-Serie einen Überblick über sämtliche häufig gestellte Fragen; diese Woche zum Thema "Anmeldung eines Arbeitnehmers":

Kann ein (neuer) Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn er vom alten Arbeitgeber noch nicht abgemeldet wurde?

Ja, wenn sich der neue Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der bisherige Arbeitgeber automatisch als Neben- beziehungsweise weiterer Arbeitgeber eingestuft.

Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber den Tag der Geburt nicht mitteilen. Können trotzdem ELStAM abgerufen werden?

Eine IdNr. wurde nur vergeben, wenn offizielle Dokumente mit Ausweis des Geburtsdatums (zum Beispiel Personalausweis) vorliegen. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers an der ELStAM-Datenbank kann mit dem dort ausgewiesenen Datum erfolgen. Dies kann gegebenenfalls auch ein nur teilweise bekanntes oder vollständig unbekanntes Geburtsdatum sein, zum Beispiel 00.MM.JJJJ, wenn der Tag der Geburt nicht genau feststeht.

Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an. Bekommt der Arbeitgeber rückwirkend die ELStAM ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses?

Der Arbeitgeber gibt bei der Anmeldung des Arbeitnehmers neben dem Datum des Beginns der Beschäftigung auch das Datum an, ab dem erstmalig ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum). Dieses darf nicht weiter zurück liegen als der Beschäftigungsbeginn. Für jeden Arbeitnehmer werden ELStAM mit Wirkung ab dem Referenzdatum bereitgestellt. Bitte beachten Sie hierzu auch die beiden nachfolgenden Fragen zur verspäteten Anmeldung.

Der neue Hauptarbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an, der vorherige Hauptarbeitgeber hat den Arbeitnehmer fristgerecht abgemeldet. Für welchen Monat bekommt der neue Arbeitgeber die familiengerechten ELStAM mitgeteilt?

Der neue Hauptarbeitgeber bekommt die familiengerechten ELStAM seines Arbeitnehmers mit dem beantragten Datum, ab die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), frühestens mit Beschäftigungsbeginn.

Der neue Hauptarbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an und der vorherige Hauptarbeitgeber hat den Arbeitnehmer nicht oder verspätet abgemeldet. Für welchen Monat bekommt der neue Arbeitgeber die familiengerechten ELStAM mitgeteilt?

Wenn der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer innerhalb von sechs Wochen nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die familiengerechten ELStAM rückwirkend zum Referenzdatum. Der vorherige Arbeitgeber wird mit der Anmeldung des neuen Hauptarbeitgebers automatisch zum Nebenarbeitgeber. Bei einer späteren Anmeldung erhält der aktuelle Hauptarbeitgeber die familiengerechten ELStAM erst ab dem Tag der Anmeldung. Bis dahin hat er die Lohnsteuer nach Steuerklasse 6 einzubehalten.

Muss ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn dessen Lohn nach Steuerklasse 6 (Nebenarbeitsverhältnis) abgerechnet werden soll?

Die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden, deren Arbeitslohn individuell und nicht pauschal lohnversteuert werden sollen. Deshalb sind auch alle Arbeitsverhältnisse eines Arbeitnehmers anzumelden. Dies ist insbesondere für die korrekte Ermittlung der Kirchensteuer erforderlich.

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer doppelt/mehrfach anmeldet?

Die zweite und weitere Anmeldung wird mit einem Hinweistext zurückgewiesen. Die Anmeldelisten dürfen derzeit keine doppelten/mehrfachen IdNr. enthalten, da dies ansonsten bei der Anmeldung zu einer Abweisung der gesamten Anmeldeliste führt. Die verursachenden IdNr. werden im Hinweistext explizit benannt. Der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer zeitgleich nur einmal in der ELStAM-Datenbank anmelden. Dies gilt auch, wenn vom Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt werden (zum Beispiel Betriebsrentner mit einem zusätzlichen aktiven Arbeitsverhältnis). Es handelt sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches zwingend einheitlich abgerechnet werden muss. Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus Kulanzgründen bis Ende 2014 fortgeführt werden. Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse 6 versteuert werden. Ein Abruf der ELStAM dazu ist nicht möglich.

Wie kann ein Arbeitgeber eine fälschliche Anmeldung eines Arbeitnehmers wieder zurücknehmen?

Es gibt keine spezielle Stornofunktion. Um eine fälschliche Anmeldung zurückzunehmen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit dem Datum der ursprünglichen Anmeldung (= Referenzdatum, für das ELStAM abgerufen werden sollten) abmelden und anschließend eine erneute Anmeldung mit den richtigen Daten vornehmen. Meldet der Arbeitgeber dasselbe Arbeitsverhältnis bei der Finanzverwaltung nach zuvor erfolgter Abmeldung ein weiteres Mal an, weist das ELStAM-Verfahren derzeit aufgrund technischer Probleme die Anmeldung des Arbeitnehmers ab, wenn das übermittelte Datum des Beschäftigungsbeginns vor dem Datum der Abmeldung liegt. Bei diesen „technischen Störungen“ darf der Arbeitgeber bis zu zwei Monate nach dem Einsatz der Programmversion, mit der dieser Fehler behoben wird, längstens für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr 2013, den Lohnsteuerabzug nach den ihm in Papierform vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers durchführen.
Diese Grundsätze gelten auch bei einem Wechsel vom ersten Dienstverhältnis (Hauptarbeitsverhältnis) zu einem (Nebenarbeitsverhältnis) beim selben Arbeitgeber oder umgekehrt.

Wie muss ich meinen Arbeitnehmer bei Einmalzahlung anmelden, wenn er bereits ausgeschieden ist?

Grundsätzlich ist für die An- beziehungsweise Abmeldung des Arbeitnehmers der Tag des Zuflusses der Zahlung maßgeblich, wenn es sich um einen sonstigen Bezug handelt. Aus Vereinfachungsgründen ist jedoch die Anmeldung beziehungsweise der Tag, an dem die ELStAM abgerufen werden sollen (sogenanntes Referenzdatum) zum 01. des Monats der Zahlung zulässig.

Der Arbeitgeber möchte seine Arbeitnehmer anmelden. Die Anmeldung scheitert jedoch aus technischen Gründen – was ist zu beachten?

Wenn die Teilnahme des Arbeitgebers am elektronischen Verfahren aus technischen Gründen scheitert, kann bis zur Fehlerbehebung, längstens jedoch bis November 2013, das bisherige Verfahren unter Anwendung der Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise Ersatzbescheinigung fortgeführt werden.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers beim Einstieg in das ELStAM-Verfahren wird zurückgewiesen mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat - was ist zu beachten?

Grundsätzlich ist der Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse 6 (§ 39e Absatz 6 Satz 8 EStG) durchzuführen. Die Regelungen sind jedoch nicht anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, die die Finanzverwaltung für den Arbeitnehmer aufgrund unzutreffender ELStAM ausgestellt hat. Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuerabzugsmerkmale dieser Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nur dann für den angegebenen Zeitraum anwenden, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 des Arbeitnehmers mit einer der Steuerklassen 1 bis 5 (erstes Dienstverhältnis) vorliegt.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers beim Einstieg in das ELStAM-Verfahren wird zurückgewiesen mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, weil das Finanzamt den Arbeitgeberabruf wegen unzutreffend bereitgestellter ELStAM gesperrt hat. Wann kann ich den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden?

Erfolgte die Sperrung der ELStAM vor dem erstmaligen Abruf durch den Arbeitgeber, hat der Arbeitnehmer und nicht das Finanzamt dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung mitzuteilen. Dazu hat der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber ein Informationsschreiben seines Wohnsitzfinanzamts über die Aufhebung der Sperrung auszuhändigen. Aufgrund dieser Mitteilung hat der Arbeitgeber den beschäftigten Arbeitnehmer erstmalig in der ELStAM-Datenbank anzumelden und die entsprechenden ELStAM abzurufen.

Kann der Arbeitgeber die ELStAM für bestimmte Arbeitnehmer-Gruppen (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den ELStAM der übrigen Arbeitnehmer abrufen?

Grundsätzlich erhält ein Arbeitgeber nur eine Änderungsliste für alle Arbeitnehmer. Möchte der Arbeitgeber den Arbeitslohn für eine bestimmte Arbeitnehmer-Gruppe (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den übrigen Arbeitnehmern abrechnen, müssen dafür unterschiedliche Zertifikate (ein persönliches und ein Organisationszertifikat) verwendet werden. Beide Abrufe sind unter derselben Arbeitgeber-Steuernummer durchzuführen und erzeugen somit separate Änderungslisten für jede Arbeitnehmer-Gruppe. Die Verwendung mehrerer Organisationszertifikate führt nicht zu getrennten Änderungslisten.