Dienstwagenbesteuerung: Elektronisches Fahrtenbuch
06.05.2014 — Volker Hartmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Firmenwagen zur Verfügung stellt, der auch privat genutzt werden darf, entsteht bekanntermaßen ein geldwerter Vorteil. Diesen geldwerten Vorteil kann der Arbeitgeber entweder pauschal im Rahmen der 1 % - Regelung oder individuell nach der sog. Fahrtenbuchmethode ermitteln.
Bei der Fahrtenbuchmethode ergibt sich die Höhe des geldwerten Vorteils aus den tatsächlichen Nutzungsverhältnissen. Wenn sich aus dem Fahrtenbuch z.B. ein Anteil der privat gefahrenen Kilometer an der Gesamtfahrleistung in Höhe von 30 % ergibt, muss der Lohnversteuerung ein geldwerter Vorteil in Höhe von 30 % der gesamten Fahrzeugkosten zugrunde gelegt werden.
Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Wie ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch auszusehen hat, ergibt sich aus den Lohnsteuerrichtlinien. Nach Maßgabe von R 8.1 Absatz 9 LStR muss ein Fahrtenbuch folgende Mindestangaben enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Elektronisches Fahrtenbuch
Aufgrund der zunehmenden Technisierung werden immer mehr elektronische Fahrtenbücher eingesetzt. Aber nicht alle marktgängigen Fahrtenbücher genügen den Anforderungen der Finanzverwaltung.
Laut Amtlichen Hinweisen zu den Lohnsteuerrichtlinien, H 8.1 - Elektronisches Fahrtenbuch, kann ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann anerkannt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Diese Rechtsauffassung basiert auf höchstrichterlicher Rechtsprechung, z.B. BFH-Urteil vom 16.11.05, VI R 64/04.
Der Bundesfinanzhof hat hier klargestellt, dass eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann genügt, wenn nachträgliche Veränderungen entweder technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit des Fahrtenbuchs gegeben. Soweit kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorgelegt werden kann, kommt zwingend die 1 %-Regelung zum Ansatz. Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist, ist ein Nachweis der privaten Nutzung durch dieses Fahrtenbuch ausgeschlossen. In diesem Fall muss die Finanzverwaltung nicht prüfen, ob das Fahrtenbuch inhaltlich richtig sein könnte (vgl. Urteil FG Baden-Württemberg vom 27.02.02, 2 K 235/00).
Zeitnahe Führung
Die Finanzverwaltung verlangt, dass ein Fahrtenbuch zeitnah geführt wird. Ein im Nachhinein geführtes Fahrtenbuch gilt entsprechend als nicht ordnungsgemäß und kann daher im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung verworfen werden. In diesem Fall muss der geldwerte Vorteil zwingend nach der 1 % - Regelung angesetzt werden.
Datenerfassung in einem Webportal
Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt ein (elektronisches) Fahrtenbuch auch dann als zeitnah geführt, wenn der Arbeitnehmer die Pflichtangabe „Anlass der Fahrt“ nicht unmittelbar nach Fahrtende, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich in einem Webportal einträgt. Hierbei muss jedoch sichergestellt sein, dass der Anwender und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert werden. Die Finanzverwaltung hat keine Bedenken, wenn bei einem elektronischen Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, der dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal nachgetragen wird und alle übrigen Fahrten dem privaten Bereich des Arbeitnehmers zugeordnet werden.
Zertifizierung von elektronischen Fahrtenbüchern
Es gibt keine von der Finanzverwaltung zertifizierten Fahrtenbücher. Elektronische Fahrtenbücher bzw. elektronische Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Die Frage, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, kann deshalb nicht grundsätzlich oder pauschal, sondern immer nur einzelfallbezogen beantwortet werden.
Mängel bei der Führung eines Fahrtenbuchs
Auch beim elektronischen Fahrtenbuch gilt, dass Mängel bei der Fahrtenbuchführung zu einer Verwerfung des Fahrtenbuches und damit zwangsweise zur Anwendung der 1 % - Regelung zur führen können. Weisen die Fahrtenbücher inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Die Finanzverwaltung darf hierbei nach höchstrichterlicher Rechtsprechung jedoch keine zu hohen Maßstäbe ansetzen, die im Arbeitsalltag nicht zu realisieren sind. Das bedeutet, dass Fehler in vergleichsweise unbedeutendem Umfang, z.B. Schreibfehler oder einzelne fehlerhafte oder fehlende Angaben nicht zu einer Verwerfung des Fahrtenbuches führen dürfen. Mit Urteil vom 10.04.08, VI R 38/06, stellt der Bundesfinanzhof klar, dass die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen. Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und Anwendung der 1 %-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.
Elektronischer Datenzugriff
Darüber hinaus ist zu beachten, dass ein elektronisches Fahrtenbuch auch den Anforderungen nach § 147 Absatz 2 Abgabenordnung zum elektronischen Datenzugriff entsprechen muss. In diesem Zusammenhang müssen die Daten des elektronischen Fahrtenbuches während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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