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Co-Working-Space: Reisekosten oder Fahrtkosten abrechnen?

27.01.2025  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V..

Sogenannte Co-Working-Spaces erfreuen sich wachsender Beliebtheit – und zwar nicht nur bei Freiberuflern, sondern durchaus auch bei Angestellten. Für Letztere stellt sich die Frage, ob sie für Aufenthalte in solchen Gemeinschaftsbüros Reisekosten abrechnen oder lediglich Fahrtkosten absetzen dürfen.

Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) erläutert, wann ein Co-Working-Space als erste Tätigkeitsstätte gilt und was das steuerlich bedeutet.

Zahlen und Fakten zu Co-Working-Spaces

Das Co-Working-Konzept stammt ursprünglich aus den USA. Arbeitsplätze in einem Co-Working-Space werden in der Regel befristet für einen bestimmten Zeitraum gemietet. Das können Stunden, Tage, Wochen oder auch Monate sein. Seit mobiles Arbeiten immer häufiger möglich ist, nutzen nicht nur Freiberuflerinnen und Freiberufler, sondern zumindest zweitweise auch viele angestellte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer solche flexiblen Arbeitsplätze in meist größeren Gemeinschaftsbüros.

Nach Angaben des Bundesverbands Coworking Spaces existierten im Jahr 2024 in Deutschland fast 2.000 solcher Standorte. Und zwar nicht mehr nur in Metropolen, wie es anfänglich der Fall war, sondern zunehmend auch in kleineren Städten und ländlichen Gegenden. Die meisten Co-Working-Spaces sind demnach in Nordrhein-Westfalen zu finden (368), gefolgt von Bayern (316) und Baden-Württemberg (249). Schlusslicht ist das Saarland (11).

Reisekosten und Co-Working-Space: Das ist zu beachten

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die zeitweise in einem Co-Working-Space statt in Räumen ihres Unternehmens arbeiten, stellt sich die Frage, ob sie dafür Reisekosten abrechnen dürfen. Grundsätzlich gilt: Reisekosten können steuerfrei erstattet werden, wenn ein Angestellter oder eine Angestellte außerhalb der Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet. Dann können auch steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden, jedenfalls bei einer Abwesenheit über acht Stunden und für höchstens drei Monate am Stück.

Aber: Zum Beispiel ein Arbeitnehmer, der angestellt ist und in seinem Unternehmen einen Arbeitsplatz hat, kann nicht grundsätzlich Reisekosten abrechnen, wenn er zeitweise in einem Co-Working-Space arbeitet. Denn auch ein Co-Working-Space kann unter bestimmten Voraussetzungen als erste Tätigkeitsstätte gelten. Und dann hat sich das Thema Reisekosten erledigt.

Co-Working-Space als erste Tätigkeitsstätte: Keine Reisekosten

Laut Einkommensteuergesetz (EStG) handelt es sich bei der ersten Tätigkeitsstätte um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Mietet also der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space und ordnet diesen dem Arbeitnehmer dauerhaft zu, dann wird das Ganze für den Arbeitnehmer zur ersten Tätigkeitsstätte. Dauerhaft heißt: unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten.

Und in solchen Fällen darf der Arbeitnehmer keine Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen und auch keine Verpflegungsmehraufwendungen in seiner Steuererklärung geltend machen. Er kann aber seine Fahrtkosten über die Entfernungspauschale absetzen. Dabei handelt es sich um Werbungskosten, wozu auch noch weitere beruflich bedingte Ausgaben gehören, die von der Steuer abgesetzt werden können.

Nur vorübergehend im Co-Working-Space: Reisekosten-Erstattung möglich

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer im Unternehmen seines Arbeitsgebers dauerhaft einem festen Arbeitsplatz zugeordnet ist und nur vorübergehend in ein Co-Working-Space abkommandiert wird. Beispielsweise für die Dauer eines Projekts oder für einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten. Ebenfalls möglich: Ein Arbeitnehmer ist keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet und der Arbeitgeber quartiert ihn regelmäßig für jeweils weniger als zwei volle Arbeitstage pro Woche in einem Co-Working-Space ein. In diesen Fällen gilt der angemietete Arbeitsplatz in dem Gemeinschaftsbüro nicht als erste Tätigkeitsstätte – und dem Arbeitnehmer dürfen Reisekosten steuerfrei erstattet sowie ebenfalls steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden.

Wichtig: Bei den genannten Szenarien handelt es sich um sogenannte dienstrechtliche beziehungsweise arbeitsrechtliche Zuordnungen durch den Arbeitgeber. Liegt eine solche Zuordnung nicht vor, gelten noch andere Kriterien zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte.

Bild: algedroid (Pixabay, Pixabay License)

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