Bewirtung von Arbeitnehmern - Sommer-Special: Des Rätsels Lösung

Fallstudie 1

Der Außendienstmitarbeiter Sören Knäckebröd repräsentiert seinen Arbeitgeber auf einer internationalen Messe. Knäckebröd übernachtet auf seiner mehrtägigen Dienstreise in einem Hotel. Die Kosten für die Übernachtung und für das Frühstück werden in vollem Umfang vom Arbeitgeber getragen.

Der Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge.

Nach jedem Messetag geht Knäckebröd mit einigen Geschäftspartnern in ein Restaurant. Die Kosten für die Bewirtung werden in voller Höhe vom Arbeitgeber getragen.

Antwort 1 - richtig
Hinsichtlich des Frühstücks, welches Knäckebröd im Hotel erhält, handelt es sich um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind entsprechend um 20 % des höchsten Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 4,80 Euro zu kürzen.

Anmerkung:
Soweit der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, handelt es sich bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers im Ergebnis nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Diese Vorraussetzungen liegen hier vor. Nur dann, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung keine Werbungskosten geltend machen könnte, z.B. weil die Mindestabwesenheitszeiten nicht eingehalten werden oder weil die Dreimonatsfrist überschritten ist, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten ist.

Antwort 2 - falsch
Hinsichtlich des Frühstücks, welches Knäckebröd im Hotel erhält, handelt es sich um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers und damit nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Pauschbeträge des Arbeitnehmers sind daher um den amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 1,63 Euro zu kürzen.

Anmerkung:
Soweit der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, handelt es sich bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers im Ergebnis nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Diese Vorraussetzungen liegen hier vor. Nur dann, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung keine Werbungskosten geltend machen könnte, z.B. weil die Mindestabwesenheitszeiten nicht eingehalten werden oder weil die Dreimonatsfrist überschritten ist, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten ist.

Antwort 3 - falsch
Hinsichtlich der vom Arbeitgeber übernommenen Kosten für die Bewirtung der Geschäftspartner handelt es sich um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und damit nicht um Arbeitslohn. Es ist nichts weiter zu veranlassen.

Anmerkung:
Es ist zutreffend, dass es sich bei den vom Arbeitgeber übernommenen Bewirtungskosten um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und damit nicht um Arbeitslohn handelt. Gleichwohl sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro zu kürzen.

Antwort 4 - richtig
Hinsichtlich der vom Arbeitgeber übernommenen Kosten für die Bewirtung der Geschäftsfreunde handelt es sich beim begünstigten Arbeitnehmer um Bewirtungen auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind entsprechend um 9,60 Euro pro Mahlzeit zu kürzen.

Anmerkung:
Soweit der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, handelt es sich bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers im Ergebnis nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Diese Vorraussetzungen liegen hier vor. Nur dann, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung keine Werbungskosten geltend machen könnte, z.B. weil die Mindestabwesenheitszeiten nicht eingehalten werden oder weil die Dreimonatsfrist überschritten ist, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten ist.

Fallstudie 2

Die Arbeitnehmer der Donald Duck GmbH nehmen an einer mehrtägigen Fortbildungsveranstaltung in einem auswärtigen firmeneigenen Schulungszentrum teil.

Die Arbeitnehmer erhalten an jedem Reisetag ein Frühstück im Übernachtungshotel und ein Mittagessen im Seminarhotel. Die Kosten für beide Mahlzeiten werden vom Arbeitgeber getragen.

Der Abteilungsleiter Gustav Gans, der ebenfalls an der Schulung teilnimmt, lädt die ihm unterstehenden Kollegen als Ausgleich für die Abwesenheit von zu Hause und die mit der Fortbildungsveranstaltung verbundene Mehrarbeit jeden Abend zu einem Abendessen in einem Restaurant ein. Die Kosten dieser Bewirtung werden in voller Höhe vom Arbeitgeber getragen.

Gemäß interner Reisekostenrichtlinie haben die Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen gegen ihren Arbeitgeber.

Antwort 1 - falsch
Hinsichtlich Frühstück und Mittagessen liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Da die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, ist ein geldwerter Vorteil für ein Frühstück in Höhe von 1,63 Euro bzw. in Höhe von 3,00 Euro für ein Mittagessen zu erfassen.
Hinsichtlich des Abendessens handelt es sich um ein Arbeitsessen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes und damit um eine Zuwendung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Weitere steuerliche Konsequenzen ergeben sich daher nicht.

Anmerkung:
Frühstück und Mittagessen: Weil der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, handelt es sich hinsichtlich der Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Gleichwohl sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro zu kürzen.
Abendessen: Es handelt sich hier zweifelsfrei nicht um ein Arbeitsessen anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Weil die Bewirtung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit erfolgt, liegen Reisekostengrundsätze vor. Es handelt sich um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro zu kürzen.

Antwort 2 - richtig
Hinsichtlich aller Mahlzeiten legt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Da die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, ist im Lohnkonto lediglich der Großbuchstabe „M“ aufzuzeichnen.

Anmerkung:
Weil der Arbeitgeber keine Verpflegungsmehraufwendungen gewährt, können die Pauschalen entsprechend nicht vom Arbeitgeber gekürzt werden. Wenn ein Arbeitnehmer keine Verpflegungsmehraufwendungen von seinem Arbeitgeber erhält, kann er im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen.
Aufgrund der Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers kann der Arbeitnehmer nicht die vollen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, sondern lediglich die um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro gekürzten Beträge geltend machen.
Aufgrund der Eintragung des Großbuchstabens „M“ im Lohnkonto und dem daraus resultierenden Ausweis auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung kann das Finanzamt erkennen, dass eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen durchzuführen ist.

Antwort 3 - falsch
Aufgrund der vom Arbeitgeber übernommenen Kosten für die Bewirtung der Arbeitnehmer liegt ein geldwerter Vorteil vor. Die Mahlzeiten können mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden.
Weil der Wert der Mahlzeiten die Grenze für Arbeitsessen in Höhe von 60 Euro nicht übersteigt, sind keine weiteren steuerlichen Konsequenzen zu ziehen.
Die Arbeitnehmer können im Rahmen ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten für Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen.

Anmerkung:
Soweit der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, handelt es sich bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Diese Voraussetzungen liegen hier vor.
Nur dann, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung keine Werbungskosten geltend machen könnte, z.B. weil die Mindestabwesenheitszeiten nicht eingehalten werden oder weil die Dreimonatsfrist überschritten ist, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten ist.
Dies ist hier jedoch nicht der Fall.

Fallstudie 3a

Die Arbeitnehmerin Daisy Duck lädt im Rahmen einer Auswärtstätigkeit einen Geschäftsfreund zu einem gemeinsamen Mittagessen ein.

Weil es sich um eine betriebliche Auswärtstätigkeit handelt, erhält Frau Duck von ihrem Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge (12 bzw. 24 Euro).

Fallstudie 3b

Die Arbeitnehmerin Daisy Duck wird im Rahmen einer Auswärtstätigkeit von einem Geschäftsfreund zu einem gemeinsamen Mittagessen eingeladen.

Weil es sich um eine betriebliche Auswärtstätigkeit handelt, erhält Frau Duck von ihrem Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge (12 bzw. 24 Euro).

Fallstudie 3a – Aktive Geschäftsfreundebewirtung

Antwort 1 - richtig
Es handelt sich hinsichtlich der Bewirtungsaufwendungen bei Frau Duck um eine Bewirtung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Es handelt sich daher nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Antwort 2 - falsch
Es handelt sich bei Frau Duck um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind bei einer (aktiven) Geschäftsfreundebewirtung um die amtlichen Sachbezugswerte zu kürzen.

Anmerkung:
Die amtlichen Sachbezugswerte sind immer dann anzusetzen, wenn steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Geschäftsfreundebewirtung bewirtet wird, handelt es sich stets um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und niemals um Arbeitslohn.
Daher kommt eine Anwendung der amtlichen Sachbezugswerte hier nicht in Betracht.

Antwort 3 - richtig
Es handelt sich bei Frau Duck um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind bei einer (aktiven) Geschäftsfreundebewirtung um 9,60 Euro zu kürzen.

Antwort 4 - falsch
Es handelt sich um einen geldwerten Vorteil in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers.

Anmerkung:
Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Geschäftsfreundebewirtung bewirtet wird, handelt es sich um eine Bewirtung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Es handelt sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Gleichwohl liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Weil Frau Duck im Rahmen ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro zu kürzen.

Fallstudie 3b – Passive Geschäftsfreundebewirtung

Antwort 1 - richtig
Es handelt sich hinsichtlich der Bewirtungsaufwendungen bei Frau Duck um eine Bewirtung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Es handelt sich daher nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Antwort 2 - falsch
Es handelt sich bei Frau Duck um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind bei einer (aktiven) Geschäftsfreundebewirtung um die amtlichen Sachbezugswerte zu kürzen.

Anmerkung:
Die amtlichen Sachbezugswerte sind immer dann anzusetzen, wenn steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Geschäftsfreundebewirtung bewirtet wird, handelt es sich stets um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und niemals um Arbeitslohn.
Daher kommt eine Anwendung der amtlichen Sachbezugswerte hier nicht in Betracht.

Antwort 3 - falsch
Es handelt sich bei Frau Duck um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind bei einer (aktiven) Geschäftsfreundebewirtung um 9,60 Euro zu kürzen.

Anmerkung:
Im vorliegenden Sachverhalt handelt es sich um eine passive Geschäftsfreundebewirtung, da die Kosten für die Bewirtung vom Geschäftsfreund getragen werden. Es handelt sich daher nicht um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Daher ist auch keine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen vorzunehmen.

Antwort 4 - falsch
Es handelt sich um einen geldwerten Vorteil in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers.

Anmerkung:
Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Geschäftsfreundebewirtung bewirtet wird, handelt es sich um eine Bewirtung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Es handelt sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Gleichwohl liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Weil Frau Duck im Rahmen ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro zu kürzen.

Fallstudie 4

Der Vertriebsleiter der Peter Pan GmbH lädt nach Abschluss einer Kooperationsvereinbarung mit einem ausländischen Vertriebspartner den Geschäftsführer dieser Gesellschaft zu einem gemeinsamen Abendessen ein. Die Bewirtung findet in einem Restaurant der Spitzenklasse statt. Die Aufwendungen belaufen sich auf jeweils 80 Euro pro Person.

Antwort 1 - richtig
Es handelt sich hinsichtlich der Bewirtungsaufwendungen beim Vertriebsleiter um eine Bewirtung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Es handelt sich daher nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Antwort 2 - falsch
Es handelt sich beim Vertriebsleiter um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die vom Arbeitgeber gewährten Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind daher um 9,60 Euro zu kürzen.

Anmerkung:
Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Geschäftsfreundebewirtung bewirtet wird, handelt es sich um eine Bewirtung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Es handelt sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Gleichwohl liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte, sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Normalfall um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro zu kürzen.
Dies gilt jedoch nur dann, wenn die anteiligen Bewirtungskosten einen Betrag in Höhe von 60 Euro nicht übersteigen. Weil der Wert der Mahlzeit sich im hier vorliegenden Fall auf 80 Euro beläuft, sind die Verpflegungsmehraufwendungen nicht um 9,60 Euro zu kürzen, sondern um den vollen Betrag. Weil die Kürzung die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen darf, reduziert sich die ermittelte Verpflegungspauschale (z.B. 24 Euro um 80 Euro auf 0 Euro. Ein negativer Betrag kann sich also nicht ergeben.

Antwort 3 - richtig
Es handelt sich beim Vertriebsleiter um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind um die anteiligen auf den Arbeitnehmer entfallenden tatsächlichen Bewirtungsaufwendungen zu kürzen.

Antwort 4 - falsch
Es handelt sich beim Vertriebsleiter um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind daher um die amtlichen Sachbezugswerte (1,63 Euro bzw. 3,00 Euro zu kürzen).

Anmerkung:
Es ist zutreffend, dass es sich um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers handelt. In diesem Fall sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Normalfall um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro zu kürzen.
Weil der Wert der Mahlzeit mit 80 Euro den Grenzbetrag in Höhe von 60 Euro übersteigt (siehe oben), sind die Verpflegungsmehraufwendungen um die tatsächlichen Kosten (hier 80 Euro) zu kürzen.

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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