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Wie weit fortgeschritten ist die Transformation der Büros? forsa-Befragung zeigt Stand des Wandels in der Arbeitswelt

17.01.2024  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA).

Die Arbeitswelt hat in den vergangenen Jahren eine tiefgreifende Transformation durchlaufen, geprägt von Digitalisierung und neuer Flexibilität. Vor diesem Hintergrund hat der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA) in Zusammenarbeit mit dem renommierten Meinungsforschungsinstitut forsa im Mai 2023 eine repräsentative Onlinebefragung durchgeführt.

Knapp zwei Drittel (64 %) der Büromitarbeiter in Deutschland arbeiten derzeit hybrid. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Kollaboration, Informationsaustausch, lebenslangem Lernen und Innovationsfähigkeit.

Die Umfrage befasste sich mit der Transformation der Arbeitswelt und wie weit diese bereits in Büros sichtbar ist. Insgesamt wurden 1.003 Beschäftigte in Deutschland zu ihrem Arbeitsumfeld befragt.

Bessere Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten als gedacht

Unter Beschäftigten gelten die Bedingungen für konzentriertes Arbeiten als klare Pluspunkte des Homeoffice. Das legt den Rückschluss nahe, dass in den Büros weniger gute Voraussetzungen für die sogenannte Fokusarbeit herrschen. Die von forsa erhobenen Zahlen ergeben jedoch ein etwas differenzierteres Bild: 53 % der Beschäftigten in Deutschland arbeiten vorwiegend in Einzel- oder Zweipersonenbüros. Diese bieten in der Regel gute räumliche Bedingungen, um ungestört von Gesprächen anderer zu arbeiten. Und auch für die 46 % der Beschäftigten, die in größeren Büroeinheiten arbeiten, hat sich die Situation in jüngster Zeit verbessert. 38 % aller Befragten geben an, dass sie sich für Telefonate und Videocalls in speziell dafür angeschaffte Raum-Module zurückziehen können. Jede vierte dieser Telefon- und Videokonferenzkabinen wurde in den letzten zwölf Monaten vor der Befragung angeschafft. Weitere Investitionen flossen in die Steigerung der ergonomischen Qualität der Fokusarbeitsplätze. 55 % der Befragten berichten von vor Kurzem getätigten oder geplanten Anschaffungen höhenverstellbarer Schreibtische, 44 % von Anschaffungen ergonomischer Bürostühle.

Lücken bei Kommunikations- und Kollaborationsbereichen

„Für eine erfolgreiche Transformation der Arbeitswelt genügt es aber nicht, nur für gute Bedingungen für konzentriertes Arbeiten zu sorgen. Mindestens genauso wichtig sind gute Bedingungen für Kommunikation, Teamarbeit und permanentes Lernen. Noch fehlt dazu aber in vielen Unternehmen die passende Umgebung“, gibt Helmut Link, Vorsitzender des IBA, zu bedenken. Aktuell haben 83 % der Befragten Zugang zu Konferenz- und Besprechungsräumen oder anderen Bereichen für eher formale Arten der Kommunikation. Speziell für eher informelle Gespräche und kreative Formen der Arbeit gedachte Bereiche wie Sitzecken, Stehtische oder gar eine Cafeteria stehen nur jedem zweiten (46 %) Arbeitnehmer zur Verfügung. Eine echte Auswahl zwischen verschiedenen Kommunikations- und Kollaborationsbereichen haben sogar nur 43 % aller Befragten, 11 % haben gar keinen Zugang zu Kommunikationszonen. Um die notwendige Transformation in den Unternehmen voranzubringen, bedarf es daher struktureller Veränderungen. Die nehmen jedoch erst langsam Fahrt auf. Nur gut ein Fünftel der befragten Arbeitnehmer (22 %) berichtet, dass vorhandene Kommunikationsbereiche in den letzten Monaten umgestaltet wurden oder dies kurzfristig geplant ist.

Unsicherheit in Bezug auf hybrides Arbeiten bremst die Transformation

„Dass die Transformation der Arbeitswelt nicht weiter fortgeschritten ist, hat viel mit Unsicherheit zu tun. Neben der aktuellen wirtschaftlichen und politischen Lage verzögert die Diskussion über die Zukunft hybriden Arbeitens viele Entscheidungen. Sinnvoll wären klare Regelungen zu mobilem Arbeiten. Hier bestehen nach wie vor große Lücken. Geregelt ist nur die relativ selten angewendete Telearbeit“, erklärt Helmut Link die eher langsam voranschreitende Transformation der Büros. Vorerst können die Arbeitgeber dabei noch auf die Geduld der Mehrzahl ihrer Beschäftigten zählen. Aber immerhin 14 % aller Arbeitnehmer sagen schon jetzt, dass ihre derzeitige Arbeitsstätte sie daran hindert, effizient zu arbeiten. Unter den 18- bis 29-Jährigen haben sogar vier von zehn (39 %) recht klare Vorstellungen, was in den Büros verändert werden müsste. Für ihre eigenen Arbeitsplätze wünschen sie sich weitere Investitionen in höhenverstellbare Schreibtische und die IT-Ausstattung. Seltener werden Elemente für zeitgemäße Kommunikationsräume genannt. Gebraucht werden sie trotzdem. 82 % der Beschäftigten nennen den persönlichen Kontakt und 68 % den fachlichen Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten als wichtigste Gründe, um ins Büro zu gehen. Die Empfehlung des IBA lautet deshalb, jetzt die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen und neben Kommunikationsbereichen auch Projekträume mit Werkstattcharakter und Rückzugsbereiche in die Überlegungen einzubeziehen. „Das Büro muss künftig unterschiedliche Bereiche für verschiedene Tätigkeiten anbieten. Außerdem sollten die einzelnen Einrichtungsbereiche so konzipiert werden, dass sie bei Bedarf leicht an veränderte Bedingungen angepasst werden können“, empfiehlt der IBA-Vorsitzende Helmut Link.

Nachholbedarf besteht auch in den Homeoffices

Der letzte Teil der forsa-Umfrage beschäftigte sich mit der Nutzung und der Ausstattung der Homeoffices. Immerhin 56 % aller Beschäftigten arbeiten zeitweise zu Hause. Bei den Beschäftigten in Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern trifft das sogar auf 66 % aller Arbeitnehmer zu. Um aus den dafür genutzten Bereichen vollwertige Arbeitsplätze zu machen, wären jedoch noch einige Investitionen erforderlich. Punkten können die Homeoffices in Sachen ruhiges Arbeiten. Fast die Hälfte der Arbeitnehmer (48 %) berichten dagegen, dass ihr Homeoffice in Sachen Ergonomie weniger gut ausgestattet ist als der Arbeitsplatz im Büro. Jeder Dritte (33 %) sagt das von der technischen Ausstattung und 43 % von der Funktionalität der Arbeitsplätze. Im Vergleich zum Jahr 2020 zeigen sich kaum Verbesserungen. Lediglich beim Sitzkomfort und der technischen Ausstattung sagt ein relevanter Anteil der Beschäftigten (13 % beziehungsweise 10 %), dass sich das Niveau der Ausstattung im Homeoffice in den letzten drei Jahren der im Büro angeglichen hat.

Mehr Tempo gefragt

„Es gibt noch einiges nachzuholen, um Büros und Homeoffices fit für die Anforderungen der neuen Arbeitswelt zu machen. Aber der Wandel hat begonnen“, fasst Helmut Link die Erkenntnisse aus der forsa-Umfrage zusammen. Letztendlich sei aber mehr Tempo gefragt.

Bild: Anna Shvets (Pexels, Pexels Lizenz)

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