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So können Unternehmen steigende Compliance-Anforderungen bewältigen

20.04.2021  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Sage GmbH.

Die Compliance-Anforderungen sind in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Für Unternehmen wird ihre Einhaltung daher zunehmend schwierig und aufwändig. Doch es gibt viele Ansätze, mit denen sie auch in Zukunft gelingen kann.

Unterstützung bieten etwa intelligente Assistenzsysteme, die mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) relevante Daten und Sachverhalte analysieren und Fachentscheidungen damit vorbereiten. Ein spezielles Konversationsdesign der hier zum Einsatz kommenden Chatbots stellt sicher, dass die ausgegebenen Antworten und Empfehlungen verbindlich und rechtssicher sind.

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Das Compliance-Management stellt Unternehmen vor zunehmende Herausforderungen. Komplexe regulatorische Vorgaben, die Einhaltung immer kürzerer Zeitfenster für Meldefristen und eine wachsende Flut an Daten lassen sich kaum noch mit klassischer Buchhaltungs- und Verwaltungs-IT bewältigen. Hinzu kommt, dass auch viele mittelständische Firmen häufiger global agieren und somit unterschiedliche Regularien in unterschiedlichen Ländern gleichzeitig bedienen müssen ohne an Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Hinzu kommt: Compliance umfasst nicht nur die offiziellen Vorschriften, sondern auch Verhaltensregeln und die Art und Weise, wie sich ein Unternehmen nach außen und innen präsentiert. Welchen Stellenwert das Thema heute hat, zeigt sich auch daran, dass viele große Konzerne mittlerweile einen dedizierten CCO (Chief Compliance Officer) beschäftigen.

Unregelmäßigkeiten aufzeigen

Darüber hinaus sollen auch spezialisierte digitale Lösungen bei der Einhaltung der steigenden Anforderungen unterstützen. Zwar hat in Deutschland erst etwas mehr als ein Drittel der Unternehmen ein ganzheitliches Compliance-Management-System implementiert, wie eine Umfrage der Hochschule Aalen und des Aaalener Instituts für Unternehmensführung unter 142 Firmen belegt. Aber auch weniger spezialisierte aber dafür umso smartere Tools etwa auf Basis von KI können den Compliance-Abteilungen bei ihren Aufgaben helfen – zum Beispiel in Form von Assistenzsystemen und Chatbots.

Grundsätzlich lassen sich mithilfe von KI Daten und die damit abgebildeten Sachverhalte klassifizieren und den passenden Regelwerken zuordnen. In vielen Unternehmen werden entsprechende Technologien daher vor allem eingesetzt, um Unregelmäßigkeiten zu erkennen – etwa relevante von irrelevanten Eingaben in Chatbots zu trennen. Chatbots sind zudem in der Lage, häufig gestellte Fragen (FAQs) dem passenden Thema zuzuordnen beziehungsweise durch geschickte Rückfragen, die durch bestimmte Stichworte getriggert werden, sogar zu beantworten.

Prozesse automatisieren

Dieses Verfahren lässt sich auch auf Compliance-Anfragen übertragen: Zuständige Mitarbeiter erhalten ihre Antworten dabei von einem virtuellen Assistenten. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, wenn die Anfrage an den Chatbot von vornherein relevante Schlagworte enthält, um schnell die notwendigen Antworten zu erhalten. KI kann zudem dazu dienen, Prozesse zu automatisieren – etwa die Anmeldung eines Geschäftsessens: Der Mitarbeiter fragt dabei das System, ob er mit einer bestimmten Person Essen gehen darf. Die KI findet durch Analyse der einschlägigen gesetzlichen und internen Regelungen für ihn heraus, ob der geplante Termin unbedenklich ist oder nicht. Vor allem Standardfälle lassen sich mithilfe von KI sehr gut vereinfachen. Das bedeutet: Der Compliance-Mitarbeiter muss nicht mehr jede Frage selbst klären, sondern nur noch dort aktiv werden, wo die KI an ihre Grenzen stößt.

Aber auch bei weniger offensichtlichen Fällen, etwa Abweichungen von Standardanfragen und unklaren Situationen, kann KI wertvolle Dienste leisten und zum Beispiel eine Vorqualifizierung des Sachverhalts übernehmen, bevor die Anfrage an einen Mitarbeiter der Compliance-Abteilung zur finalen Bearbeitung weitergeleitet wird. Der Mensch greift also erst dann ein, wenn seine Expertise auch tatsächlich gebraucht wird – eine enorme Entlastung für die Compliance-Abteilung.

Compliance-Chatbots mit spezifischem Konversationsdesign

Chatbots für rechtlich verbindliche oder sicherheitsrelevante Themen müssen allerdings klare und eindeutige Antworten liefern. Voraussetzung dafür ist, dass deren Konversationsdesign unmittelbar auf den Datenanalysealgorithmen aufsetzt und das System gut trainiert ist. Hier kommen sogenannte Conversation Designer ins Spiel, die sämtliche möglichen Dialoge gestalten. Die Identifikation und Definition der Fragen und Antworten basiert dabei auf umfangreichen Datenanalysen und Auswertungen – etwa von Dialogen aus der Vergangenheit. Hierbei werden die Conversation Designer selbst wieder von KI unterstützt. In diesem Kontext spielt vor allem maschinelles Lernen eine wichtige Rolle. Das System verfeinert dabei angesichts des stetig wachsenden Datenschatzes vergangener Dialoge seine Datenanalysen kontinuierlich. Eine wichtige Kennzahl ist dabei die „Confidence“ (Zuversicht): „Wie sicher ist das System, dass es die Anfrage des Nutzers versteht?“ Damit unterscheidet sich das Gesprächsdesign im Compliance-Management wesentlich von dem herkömmlicher Chatbots, bei denen es in erster Linie darum geht, den Nutzer im Gespräch zu halten oder ihm weitere Informationen anzubieten. Bei Compliance-Anfragen dagegen dürfen die Antworten nur ausgespielt werden, wenn sich das System ganz sicher ist.

„Compliance – auch eine Frage der Unternehmenskultur“

Neben der rein rechtlichen Bezüge, beispielsweise zur DSGVO, ist Compliance aber auch in einem weitergehenden Zusammenhang zu sehen. John Schultze, Head of Learning Services Central Europe bei Sage, kommentiert: „Compliance bedeutet weit mehr als die Einhaltung von Datenschutzvorschriften. Es geht auch um die Kultur und die Werte eines Unternehmens. Das beinhaltet auch Aspekte der Kundenakquise – vom Geschäftsessen über Geschenke bis im schlimmsten Fall zur Korruption. Da Unternehmen, auch mittelständische Firmen, immer vernetzter und internationaler arbeiten, müssen sie zudem viele unterschiedliche Rahmenbedingungen auch für Geschäftsbereiche und Landesgesellschaften berücksichtigen. Künstliche Intelligenz kann die Compliance-Verantwortlichen hier unterstützen. Damit hilft sie, der steigenden Komplexität und Bedeutung des Themas gerecht zu werden und die Mitarbeiter zu entlasten.“

Bild: fudowakira0 (Pixabay, Pixabay License)

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