Reisekosten – Neuerungen bei Online-Tickets der Deutschen Bahn
11.03.2024 — Volker Hartmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Die Deutsche Bahn hat ihr System bei Online-Tickets geändert. Bislang war die Umsatzsteuer in den Online-Tickets offen ausgewiesen und konnte vom Arbeitgeber als Vorsteuer geltend gemacht werden. Es genügte, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber einen Ausdruck seines Online-Tickets im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung vorlegte.
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Inzwischen können Arbeitgeber bei von den Arbeitnehmern im Online-Portal selbst gebuchten Tickets den umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug nur noch unter erschwerten Bedingungen geltend machen. Neuerdings enthalten Online-Tickets der Deutschen Bahn den ausdrücklichen Hinweis, dass das Online-Ticket als Dokument nicht vorsteuerabzugsfähig ist.
Um den umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug geltend machen zu können, muss nun ein gesondertes Dokument generiert werden. Die Deutsche Bahn weist auf ihrer Homepage darauf hin, dass Ticket und Rechnung fortan voneinander getrennt sind. Auf dem Online-Ticket wird nur noch der Gesamtpreis ohne Umsatzsteuer ausgewiesen. Wenn der Fahrgast Angaben zur Umsatzsteuer benötigt, muss der Fahrgast sich das entsprechende Rechnungsdokument über den Button „Rechnung als PDF“ herunterladen. Die Trennung von Rechnung und Ticket sei nach Angaben der Bahn ein häufig geäußerter Wunsch der Kunden, da nun für die Empfänger- und die Rechnungsadresse unterschiedliche Adressen angeben können.
Künftig sind also nicht nur ein Dokument, sondern zwei Dokumente erforderlich. Der Klimaschutz lässt grüßen. Aber es gibt noch ein weiteres Problem:
Das über den Button „Rechnung als PDF“ generierte Dokument enthält neben der im Rechnungsbetrag enthaltenen Umsatzsteuer den Namen und die Anschrift des jeweiligen Arbeitnehmers. Damit ist in umsatzsteuerlicher Hinsicht nicht der Arbeitgeber, sondern der Arbeitnehmer als Leistungsempfänger anzusehen.
Rechnungen über Kleinbeträge
Nach den einschlägigen umsatzsteuerlichen Bestimmungen, vgl. § 33 UStDV, müssen bei Rechnungen über Kleinbeträge, also bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, in der Eingangsrechnung der Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers nicht zwingend genannt sein. Wenn die Eingangsrechnung jedoch Angaben zum Leistungsempfänger enthält, muss auch der richtige Leistungsempfänger genannt sein. Die Angabe des Arbeitnehmers als Leistungsempfänger führt dazu, dass der Arbeitgeber keinen umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Lösung
Um den umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug geltend machen zu können, ist entweder eine Kleinbetragsrechnung im umsatzsteuerlichen Sinne oder eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich, die die Angabe des Arbeitgebers als Rechnungsempfänger enthält.
In diesem Zusammenhang macht es Sinn, Fahrkarten nicht mehr individuell von den Arbeitnehmern im Online-Portal buchen zu lassen, sondern direkt vom Arbeitgeber bzw. über ein Buchungsportal des Arbeitgebers.
Rechnungen von Flixbus
Auch die Rechnungen des Fernbusreiseunternehmens Flixbus sorgen bei der Reisekosten-Abrechnung mitunter für Kopfzerbrechen. Auch hier sind Online-Ticket und Rechnung mit Vorsteuer-Ausweis voneinander getrennt. Die Standard-Rechnung enthält Angaben zum Brutto-Betrag der Reise, jedoch keine Angaben zum Umsatzsteuersatz und zur im Brutto-Betrag enthaltenen Umsatzsteuer. Daher kann der Reisende aus den Rechnungen von Flixbus standardmäßig die im gezahlten Fahrpreis enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.
Über eine versteckte Funktion kann man jedoch beim Buchungsvorgang eine ordnungsgemäße Rechnung generieren lassen. Über diese Funktion kann man Namen und die Adresse des Reisenden und eine ggf. abweichende Rechnungsanschrift angeben. Auf dieser Rechnung sind dann auch Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag ausgewiesen, so dass ein Vorsteuerabzug für den Arbeitgeber möglich ist.
Bitte beachten Sie, dass Flixbus eine nachträgliche Rechnungskorrektur verweigert, so dass der Arbeitgeber des Reisenden keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Im Einzelfall ist dies sicherlich zu verschmerzen, nicht jedoch wenn eine Vielzahl von Fahrten mit Flixbus durchgeführt werden.
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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Bild: Daniel Abadia (Unsplash, Unsplash Lizenz)
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