Office-Tipps für eine smarte Dokumentenerstellung
13.02.2025 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Eine ansprechende und übersichtliche Gestaltung Ihrer Dokumente ist der Schlüssel für gute Lesbarkeit und individuelle Anpassung an unterschiedliche Schriftstücke. Ob Sie einen Standardvertrag aufsetzen oder die Checkliste für das anstehende Projekt aktualisieren – viele Punkte wiederholen sich und müssen nicht immer neu formuliert werden.
Effiziente Nutzung für smarte Dokumente & individuelle Anfragen
- Erstellen/Bearbeiten von Feldfunktionen
- Verweise innerhalb von Dokumenten (inkl. Verlinkung)
- Erstellen von Shortcuts zur effizienten Nutzung von Vorlagen
Bauen Sie sich schnell ein Layout
Besonders geeignet für Klauseln oder Listen, die Sie regelmäßig verwenden, sind die Schnellbausteine in Word. Sie lassen sich ganz einfach erstellen und individuell anpassen! Alles, was Sie dafür tun müssen, ist den Text, den Sie als Schnellbaustein anlegen wollen, zu markieren. Anschließend gehen Sie im Menü in den Reiter „Einfügen“ und dort im Bereich „Text“ auf den Pfeil neben der Funktion „Schnellbausteine“. Nun brauchen Sie nur auf das Speichern-Symbol (Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern) klicken und dem ausgewählten Text einen Namen geben.
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Sie können auch einen ganzen Katalog für bestimmte Themenbereiche anlegen (z. B. Verträge) und auswählen, ob nur der Text oder dieser als eigener Blockabsatz eingefügt werden soll. Speichern Sie diesen Schnellbaustein (OK), wird das Menüfenster geschlossen.
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Klicken Sie nun auf den Reiter „Schnellbausteine“, erscheint ganz oben Ihr neu angelegter Schnellbaustein, den Sie nur einmal anklicken müssen, um in Ihrem Wunschdokument zu landen. So ersparen Sie sich eine Menge Zeit und vermeiden Flüchtigkeits- oder Tippfehler. Lassen Sie sich doch einmal die perfekte Klausel für die Verträge von Ihren Anwältinnen und Anwälten geben und Ihre Verträge sind stets rechtssicher formuliert.
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Wer macht hier was?
Für das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, sei es ein Vertrag, eine Pressemitteilung oder ein Protokoll, eignet sich besonders die „Änderungen nachverfolgen“-Funktion sowie das Kommentieren des Textes. Beides können Sie über den Reiter „Überprüfen“ finden. Während Ihnen vielleicht der eine oder andere Tippfehler oder ein fehlendes Komma über den Weg stolpert, können Sie dies direkt im Text anpassen. Der Vorteil: Ihre Kolleginnen und Kollegen können genau sehen, wo und was geändert wurde, und entscheiden, ob sie diese Änderungen übernehmen wollen oder nicht. So können mehrere Köche den Brei anrühren, ohne dass er verdorben wird. Und wenn Sie nur eine Anmerkung machen wollen, wie eine gute Alternative lauten könnte, die aber keine zwingende Änderung mit sich bringt, können Sie dies einfach am Rand kommentieren. Und den Kommentar kommentieren und darauf antworten und … Sie erkennen das Muster. Ein reger Austausch kann so das Miteinander und die Kreativität fördern und auch auf Stolperfallen in Formulierungen hinweisen. Nutzen Sie Ihr Team als Auffangnetz und Stütze Ihrer guten Arbeit. Zusammen erreichen Sie neue Höchstleistungen!
Alles in Reih und Glied?
Als letzten Tipp für eine gelungene Gliederung wollen wir Ihnen noch die Inhaltsverzeichnis-Funktionen mit an die Hand geben. Gerade bei längeren Texten mit Überschriften und Rubriken wie beispielsweise eine Betriebsanleitung oder auch eine Stellenbeschreibung kann dies hilfreich sein. Wenn Sie Ihren einzelnen Textbestandteilen Überschriften verpassen, können Sie dies entweder direkt in einer Hierarchie tun, indem Sie die Formatvorlagen im Start-Bereich nutzen und dort Überschrift 1 bzw. Überschrift 2 auswählen (diese Formatvorlagen können übrigens auch individuell an Dokumententypen oder Firmendesigns angepasst werden). Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, wie sich der Text entwickeln soll, können Sie die Überschriften auch erstmal in eine einzelne Zeile schreiben und später nachbearbeiten.
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Markieren Sie dazu die Überschrift, gehen Sie im Menü auf den Reiter „Referenzen“ und wählen im Drop-down „Text hinzufügen“ die Ebene aus, auf der die Überschrift erscheinen soll. Haben Sie Unterkapitel in den Kapiteln, erscheinen diese auf Ebene 2.
Ist Ihr Dokument mit Überschriften formatiert, stehen Ihnen mehrere praktische Optionen zur Verfügung: Zum einen können Sie ganze Kapitel ein- und ausblenden, um in besonders umfangreichen Dokumenten schnell springen zu können. Die kleinen Pfeile, die neben der Überschrift erscheinen, verstecken so ganze Kapitel.
Zum anderen können Sie nun spielend einfach ein Inhaltsverzeichnis erstellen, ohne die Seitenzahlen händisch auszubessern. Alles, was Sie dafür tun müssen, ist im Bereich „Referenzen“ auf das „Inhaltsverzeichnis“ zu klicken und ein Format auszuwählen. Die Überschriften mit den Seitenzahlen werden automatisch aus Ihrem Dokument eingetragen. Doch Achtung: Das Inhaltsverzeichnis wird an der Stelle eingefügt, an der Sie zuletzt im Dokument waren! Wenn Sie also sichergehen wollen, dass das Inhaltsverzeichnis ganz vorne ist, springen Sie vor dem Erstellen des Verzeichnisses an den Anfang des Dokuments. Werden später Kapitel oder Text ergänzt, lässt sich das Verzeichnis mit einfachen Klicks aktualisieren.
Der eigentliche Clou an der Sache verbirgt sich aber in der Gliederungsansicht: Hier können Sie jeden Absatz, jedes Kapitel und Unterkapitel per Drag-and-Drop in der Reihenfolge anpassen, die Ebene verändern, falls ein Unterkapitel so umfangreich wird, dass es als eigenständiges Kapitel erscheinen soll und so mit wenigen Klicks ihr komplettes Dokument umgestalten. Probieren Sie es gerne aus!
Willkommen in der Zeitersparnis
Der gezielte Einsatz der oben genannten Word-Funktionen reduziert Ihren Arbeitsaufwand bei wiederkehrenden Aufgaben erheblich! Schnellbausteine eliminieren unnötige Tipp-Arbeit, die Änderungen-Nachverfolgen-Funktion sorgt für klare Nachvollziehbarkeit von Änderungen und individuelle Überschriften tragen zur besseren Lesbarkeit und Strukturierung bei. All dies steigert die Effizienz, reduziert Fehlerquellen und spart wertvolle Zeit. Neben diesen Funktionen bietet Word viele weitere tolle Features, die den meisten Nutzenden jedoch gar nicht bekannt sind. Entdecken Sie die vielen Möglichkeiten, Ihre Texte noch professioneller, strukturierter und individueller zu gestalten und beeindrucken Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen mit Ihrer Expertise – und das ruckzuck!
Bild: Kaboompics.com (Pexels, Pexels Lizenz)
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