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Kontoauszüge in elektronischer Form / Aufbewahrungspflicht

19.08.2014  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: VDA - Verband Deutscher Anwälte e.V..

Im Online-Banking-Verfahren erhalten Kunden von ihrer Bank häufig nur noch Kontoauszüge in elektronischer Form. Das BayLfSt weist darauf hin, dass der bloße Ausdruck dieser Dokumente bei Kunden mit Gewinneinkünften nicht den steuerlichen Anforderungen genügt. Vielmehr muss auch das originär digitale Dokument aufbewahrt werden.

Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat mit Verfügung vom 19.5.2014 (S 0317.1.1-3/3 St42) erklärt, wie diese elektronischen Kontoauszugsdaten aufzubewahren sind. Folgende Aspekte der Weisung sind hervorzuheben:

  • Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind aufbewahrungspflichtig, da sie originär digitale Dokumente sind. Es genügt allerdings nicht, wenn der Steuerpflichtige (mit Gewinneinkünften) die elektronischen Kontoauszüge lediglich ausdruckt und anschließend die digitale Ausgangsdatei löscht (Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten der §§ 146, 147 AO).
  • Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs ist beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt, sondern stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar.
  • Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen dürfen auch auf Datenträgern geführt werden (§ 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO). Die Form der Buchführung, das angewandte Verfahren und die maschinelle Weiterverarbeitung von Kontoauszugsdaten müssen aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
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  • Sofern Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die System- und Verfahrensdokumentation muss erkennen lassen, auf welche Weise elektronische Kontoauszüge aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
  • Das Datenverarbeitungsverfahren muss sicherstellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss sichergestellt sein, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen ist.
  • Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als XLS- oder CSV-Datei) an den Kunden übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenden Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind.
  • Alternativ zu den dargestellten Anforderungen kann der Steuerpflichtige seine Kontoauszüge auch beim Kreditinstitut vorhalten lassen (mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO).
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