E-Bilanz: Eine Frage aus der Praxis

Seit Beginn dieses Jahres ist die E-Bilanz Pflicht. Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen jetzt in der Lage sein, nach der neuen Steuertaxonomie zu buchen. Die besondere Herausforderung besteht darin, dass die Systematik wesentlich tiefer gegliedert ist als die nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) aufgestellte Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung. So enthält die Bilanz nach dem HGB nur 66 Positionen - nach der neuen Taxonomie müssen 309 Positionen ausgefüllt werden. Bei der Gewinn- und Verlustrechnung sieht es ähnlich aus: Während nach dem HGB bislang 31 (GKV), bzw. 23 (UKV) Positionen angegeben werden mussten, sind in der neuen E-Bilanz schon ganze 171 Pflichtpositionen erforderlich. Damit stellen sich für den Anwender zwei zentrale Fragen: Wie sind Kosten richtig zuzuordnen? Gibt es eine „richtige“ Vorgehensweise bei sich überschneidenden Taxonomiepositionen? Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Warth & Klein Grant Thornton erläutert dies nachfolgend an einem alltäglichen Beispiel.

Beispiel: Nehmen wir an, ein Unternehmen least einen PKW. Dabei fallen folgende Kosten an: Leasinggebühren, Kfz-Steuern, Kfz-Versicherung (Haftpflicht), laufende Instandhaltungskosten, Reparaturen, Kraftstoff. Wie müssen diese Kosten im Rahmen der E-Bilanz behandelt werden? Müssen etwa Kfz-Instandhaltungskosten der Position "Aufwendungen für Fremdreparaturen und Instandhaltung (ohne Grundstücke)" oder der Position "Aufwendungen für den Fuhrpark" zugeordnet werden?

Antwort: Die korrekte Einordnung der Positionen fällt bislang schwer, denn die Erläuterungen aus der Kerntaxonomie sind dürftig. In der visualisierten Kerntaxonomie (zum Herunterladen auf: esteuer.de) sind die bisher einzigen verbindlichen Erläuterungen zu finden. Dabei versucht die Finanzverwaltung, Überschneidungen hinsichtlich der Bezeichnung zu vermeiden. Eine klare Abgrenzung der Positionen liegt im Interesse der Behörde. Bei Unklarheiten bietet die Taxonomie aber Anhaltspunkte für die Behandlung der einzelnen Positionen. Die visualisierte Taxonomie enthält unter anderem die deutsche und englische Erklärung für eine Position (documentation), eine weitere Definition (definitionGuidance) sowie rechtliche Quellen.

Bleibt dennoch unklar, wie ein Geschäftsvorfall einzuordnen ist, kann man sich an folgendem Grundsatz orientieren:

"Genauer definierte, bzw. tiefer gegliederte Positionen haben Vorrang."

Hinweis: Tiefer gegliederte Positionen sind an einer höheren "level"-Bezeichnung in der Taxonomie zu erkennen.

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen sind an dieser Stelle ein aussagekräftiges Beispiel. Denn der Werbeaufwand, Reisekosten, die Ausgaben für den Fuhrpark sowie 49 weitere Positionen müssen gesondert übertragen werden. Diese Aufschlüsselung war bisher nicht zwingend notwendig. Oft sind die Kontenrahmen der Unternehmen nicht differenziert genug, um die Taxonomie abbilden zu können. Des Weiteren kommt keine der in der Taxonomie hinterlegten Auffangpositionen für diese Aufwendungen in Betracht. Das bedeutet: Das Unternehmen muss zwingend die tiefer gegliederten Positionen befüllen, wenn entsprechende Sachverhalte vorliegen. Unternehmen müssen deshalb eventuell neue Konten einführen. Aufgrund der Systematik der sonstigen betrieblichen Aufwendungen ist anzunehmen, dass diese eine wichtige Rolle in der neuen Bilanz spielen werden. Sollte es hier Unstimmigkeiten geben, kann es zu Rückfragen durch die Finanzverwaltung kommen.

Das Unternehmen aus unserem Beispiel verfügt über sonstige betriebliche Aufwendungen, welche durch den Fuhrpark verursacht werden. Die Kerntaxonomie gibt nun Anhaltspunkte, wie diese Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung der E-Bilanz aufzuteilen sind: Die Position "Aufwendungen für den Fuhrpark" muss laut Finanzverwaltung "Aufwendungen für den Fuhrpark ohne Abschreibungen, Zinsen und Leasingkosten" enthalten. Der oben angesprochene Grundsatz findet hier Anwendung. Grundsätzlich werden alle aufgezählten Kosten den "Aufwendungen für den Fuhrpark" zugeordnet. Diese Position enthält eine genauere Definition als „Aufwand für Fremdreparaturen und Instandhaltung (ohne Grundstücke)“. Kosten, die für Fremdreparaturen oder die Instandhaltung der Fahrzeuge anfallen, sind also der erstgenannten Position zuzurechnen. In der Erläuterung ist eine Ausnahme enthalten. So dürfen "Abschreibungen, Zinsen und Leasingkosten" nicht hinzugerechnet werden. Für die Ermittlung der Hinzurechnungen zum Gewerbesteuermessbetrag müssen die Kosten aus Leasingverträgen und anfallende Zinsen für ein Kfz gesondert ausgewiesen werden, nämlich: "Leasing für bewegliche Wirtschaftsgüter" bzw. "Zinsen". Auch die Kfz-Steuern werden einer anderen Position zugerechnet. Diese sollen zusammen mit anderen sonstigen Steuern in der Position "sonstige Steuer" zusammengefasst werden. Die Position "Aufwendungen für Fremdreparaturen und Instandhaltung (ohne Grundstücke)" ist für andere bewegliche Vermögensgegenstände vorgesehen.

Übrige sonstige betriebliche Aufwendungen, die nicht in den tiefer gegliederten Positionen angesetzt werden können, werden der Position "andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen" bzw. mit Erläuterung den „sonstigen betrieblichen Aufwendungen“ zugewiesen. Es sind also alle Kosten, die Fahrzeuge im Unternehmen verursachen, der Position "Aufwendungen für den Fuhrpark" zuzuordnen, mit der Ausnahme, dass Abschreibungen, Zinsen und Leasingkosten bei anderen Positionen anzusetzen sind.

Fazit

Die Zuordnung zu den einzelnen Konten sowie die Bestimmung fehlender Konten sind die wohl größten Herausforderungen bei der Anwendung der neuen Taxonomie. Die Informationspolitik der Finanzverwaltung lässt hier leider viele Fragen offen. Hinsichtlich des Mappings bestehender Konten auf die Positionen der Kerntaxonomie können besonders die visualisierte Taxonomie oder der Mapping-Plan von DATEV weiterhelfen. Der DATEV Mapping-Plan spiegelt die zuvor erläuterte Einordnung der Aufwendungen wieder. Zu der Position "Aufwendungen für den Fuhrpark" ordnet DATEV folgende Konten zu:

6500 Fahrzeugkosten
6520 Kfz-Versicherungen
6530 Laufende Kfz-Betriebskosten (in der Regel Kraftstoffe)
6540 Kfz-Reparaturen (etwa Instandsetzungskosten, HU/ AU, Inspektionen)
6550 Garagenmiete
6570 Sonstige Kfz-Kosten (etwa Autowäsche, Parkgebühren, Zulassungskosten, Zubehör etc.)
6580 Mautgebühren
6590 Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kfz
6595 Fremdfahrzeugkosten (Mietkosten plus Kraftstoff)

Auch hier werden Abschreibungen, Leasingkosten, Zinsen und die Kfz-Steuern an anderer Stelle angesetzt.

Praxishinweis

Je früher Unternehmen mit der Umstellung begonnen haben, desto leichter fällt das taxonomiekonforme Buchen im Laufe dieses Jahres. Auftretende Probleme im Rahmen der E-Bilanz sollten jetzt unbedingt angegangen und gelöst werden. Leider beginnen viele Unternehmen erst jetzt mit der eigentlichen Umstellung und der Einführung notwendiger Konten. Es ist davon auszugehen, dass eine falsche Zuordnung sowie eine starke Nutzung der Auffangpositionen besonders in der Umstellungsphase die Regel sein wird. Seitens der Finanzverwaltung sind in der Einführungsphase keine Sanktionen zu erwarten, wenn Positionen nicht wie gewünscht ausgefüllt werden. Allerdings könnte es zu einer Anhäufung von Fragen seitens der Finanzverwaltung kommen, die es zu vermeiden gilt.