Die elektronische Lohnsteuerkarte und ELStAM – Teil 1
02.11.2011 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: Volker Hartmann.
Nachdem die bisherige papiergebundene Lohnsteuerkarte ihr 86. Lebensjahr vollendet hat, wird sie voraussichtlich zum 01.01.2012 endgültig in den wohlverdienten Ruhestand treten. Zu diesem Zeitpunkt wird die neue elektronische Lohnsteuerkarte ihren Dienst antreten. Mit der Verabschiedung der papiergebundenen Lohnsteuerkarte und der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte ergeben sich eine Vielzahl umfassender Neuregelungen, die wir Ihnen an dieser Stelle präsentieren möchten.
Mit Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte soll die elektronische papierlose Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber, Finanzamt und Meldebehörden erheblich vereinfacht und beschleunigt werden. Streng genommen ist das ELStAM-Verfahren mit Anwendung der Übergangsregelungen für die Lohnsteuerkarte 2010 für das Jahr 2011 bereits zum 01.01.2011 in Kraft getreten.
Zuständigkeit für die ELStAM-Daten
Weil künftig allein die Finanzämter für die Änderungen der Lohnsteuerkarten zuständig sind, bleibt den Arbeitnehmern künftig der Weg zu den jeweiligen Meldebehörden erspart. Die Stadt- oder Gemeindeverwaltungen sind künftig nur noch für rein melderechtliche Änderungen, z.B. Heirat, Geburt eines Kindes sowie Kirchenein- und austritte zuständig.
Bislang haben die Arbeitnehmer regelmäßig zum Jahresende eine papiergebundene Lohnsteuerkarte erhalten. Diese Lohnsteuerkarte enthielt die persönlichen Besteuerungsgrundlagen ihrer Arbeitnehmer. Diese Lohnsteuerkarte musste der Arbeitnehmer bei seinem Arbeitgeber einreichen, damit dieser die Lohnsteuereinbehaltung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen kann.
Künftig werden die persönlichen Besteuerungsgrundlagen, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich sind, nicht mehr auf einer papiergebundenen Lohnsteuerkarte mitgeteilt. Der Arbeitgeber ist künftig dazu verpflichtet, diese persönlichen Besteuerungsgrundlagen, die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM), von einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern abzurufen. Hierbei handelt es sich um folgende Daten:
- Steuerklasse
- Faktor (Faktorverfahren bei Steuerklasse IV)
- Kirchensteuermerkmal
- Kirchensteuermerkmal des Ehegatten
- Zahl der Kinderfreibeträge und evtl.
- persönliche Frei- und Hinzurechnungsbeträge.
Mit der elektronische Lohnsteuerkarte soll das Verfahren erheblich vereinfacht und an den technischen Fortschritt angepasst werden. Wenn ein Arbeitnehmer sich beispielsweise einen Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen möchte, braucht er nicht mehr, wie bisher, die Lohnsteuerkarte von seinem Arbeitgeber abzufordern und bei seinem Wohnsitzfinanzamt einzureichen. Künftig stellt der Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag bei seinem Wohnsitzfinanzamt, welches die geänderten Besteuerungsgrundlagen auf elektronischem Wege an die ELStAM-Datenbank übermittelt. Der Arbeitgeber ruft diese Daten dann ab und legt Sie der Lohn- und Gehaltsabrechnung zugrunde.
Beispiel 1:
Der Arbeitnehmer Herbert Hühnerbein zieht nach seiner Hochzeit mit seiner neuen Frau aufs Land. Seine bisherige regelmäßige Arbeitsstätte behält er bei. Weil sich Veränderungen ergeben, sind sowohl die persönlichen Stammdaten (Anschrift) als auch die Besteuerungsgrundlagen zu korrigieren.
Es ergeben sich folgende Veränderungen: Steuerklasse III statt Steuerklasse I sowie auf Antrag des Arbeitnehmers ein zusätzlicher Werbungskostenfreibetrag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) Die geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale werden von der Meldebehörde sowie dem Bundeszentralamt für Steuern an die ELStAM-Datenbank übermittelt. Der Arbeitgeber erhält eine entsprechende Benachrichtigung vom Bundeszentralamt für Steuern und ruft die geänderten Daten ab.
Mitteilung über die gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale
Im Vorfeld der ELStAM-Einführung haben alle unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer im Herbst 2011 im Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch das jeweilige Wohnsitzfinanzamt eine Mitteilung über die gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale erhalten. Jeder Arbeitnehmer hat darüber hinaus die Möglichkeit, seine Daten über das Elster-Online-Portal einzusehen. Während bislang für jedes neue Kalenderjahr eine neue Lohnsteuerkarte bereitgestellt wurde, werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale künftig nur noch dann mitgeteilt, wenn sich Veränderungen ergeben. Wenn der Arbeitgeber hierüber informiert wird, hat er die neuen Daten unverzüglich beim BZSt abzurufen.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf der Arbeitgeber nur die Daten der Arbeitnehmer abrufen, die in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis stehen. Zur Authentifizierung benötigt der Arbeitgeber
- den Namen des Arbeitnehmers,
- sein Geburtsdatum und die
- Steueridentifikationsnummer (StId-Nr.).
Weitere Informationen zur Mitteilung der Steueridentifikationsnummer, zur Anmeldung bei der ELStAM-Datenbank und zum Thema Lohnnachzahlungen lesen Sie im nächsten Personalgate-Newsletter.
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer und seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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