Datenschutz und Auskunftspflichten im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung oder Betriebsprüfung - Teil 2
25.07.2018 — Volker Hartmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Lohnsteuerliche Konsequenzen
Weil die ABC-GmbH nicht nachweisen kann, dass die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Reisekostenerstattungen vorgelegen haben, handelt es sich um Arbeitslohn, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist.
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Die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit sind vom Arbeitgeber nachzuweisen.
Betriebsausgabenabzug und Vorsteuerabzug
Darüber hinaus können bei einer Betriebsprüfung sowohl der Betriebsausgabenabzug als auch der umsatzsteuerliche Vorsteuerabzug versagt werden, soweit die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen nicht bzw. nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden kann.
Vorstehende Regelung gilt nicht nur für klassische Arbeitnehmer, sondern auch für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Hier kann das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung annehmen, die zu einer nicht unerheblichen steuerlichen Mehrbelastung führen kann.
Offenlegung von vertraulichen Geschäftsvorfällen
Gelegentlich wird auch dargelegt, dass Reisekostenabrechnungen nicht erstellt werden können, um bestimmte betriebliche Prozesse der Geschäftsleitung aus Gründen der Vertraulichkeit nicht gegenüber der Belegschaft offenlegen zu müssen.
Auch hier gilt, dass das Unternehmen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Reisekostenerstattungen nachzuweisen hat. Können die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nicht nachgewiesen werden, z.B. weil der Anlass der Auswärtstätigkeit nicht nachgewiesen wird, handelt es sich um Arbeitslohn, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist.
Zwangsmittel
Bitte beachten Sie, dass das Finanzamt sich die Vorlage von Unterlagen bzw. die Erteilung von Auskünften im Zweifelsfall erzwingen kann, z.B. durch die Festsetzung von Zwangsgeld.
Darüber hinaus kann das Betriebsstättenfinanzamt nach Maßgabe von § 146 Absatz 2b Abgabenordnung ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 Euro und 25.000 Euro festsetzen, wenn das Unternehmen den Datenzugriff verweigert oder innerhalb einer angemessenen Frist im Rahmen der Außenprüfung die gewünschten Auskünfte nicht erteilt bzw. die angeforderten Unterlagen nicht vorlegt.
Um unnötige rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, die zu einer weiteren Verzögerung der Prüfung führen können, verzichtet die Finanzverwaltung häufig auf die Durchsetzung ihrer Rechte mit Zwangsmitteln. Stattdessen werden die entsprechenden steuererhöhenden Konsequenzen gezogen, z.B. Nichtanerkennung der Steuerfreiheit oder die steuerliche Nichtanerkennung von Aufwendungen als Betriebsausgaben.
Fortsetzung folgt …
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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