Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers FAQ

Frage
Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers bei einem Gala-Diner:

Unser Arbeitnehmer nimmt im Rahmen einer auswärtigen Tagung an einem abschließenden festlichen Gala-Diner teil. Handelt es sich hierbei um Arbeitslohn und wenn ja, was können wir als Arbeitgeber tun, um unseren Arbeitnehmer nicht mit den Steuerabzugsbeträgen zu be-lasten? Aus unserer Sicht ist die Teilnahme des Arbeitnehmers an dem Gala-Diner aus wichti-gen betrieblichen Gründen zwingend notwendig und daher ausdrücklich erwünscht. Die Kos-ten werden von uns zwangsläufig übernommen und keinesfalls getragen, um den Arbeitneh-mer für sein Engagement zu entlohnen. Was müssen wir tun?

Antwort
Zunächst einmal liegt regelmäßig kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt und der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Ein-kommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen könnte. Dies ist bei einer mehrtägi-gen Auswärtstätigkeit regelmäßig der Fall.

Wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt, sind die vom Arbeitgeber gewährten Verpflegungsmehraufwendungen für ein Mittag- oder Abendessen um 9,60 Euro zu kürzen. Im hier vorliegenden Fall muss der Arbeitgeber jedoch davon ausgehen, dass der Wert der Mahlzeit für das Gala-Diner den Grenzbetrag in Höhe von 60 Euro übersteigt. Daher sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen nicht pauschal um 9,60 Euro zu kürzen, son-dern um die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers. Soweit die Höhe der Kosten für das Gala-Diner nicht bekannt sind, ist dies insoweit unproblematisch, als die Pauschale so-wieso komplett auf Null zu kürzen ist.

Beispiel

Weil der Arbeitgeber hier auf eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendun-gen verzichtet, erhält der Arbeitnehmer einen Auszahlungsbetrag, der den gesetzlich zulässi-gen steuerfreien Höchstbetrag übersteigt. Dieser übersteigende Betrag ist steuerpflichtig und kann vom Arbeitgeber nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG pauschal versteuert wer-den.

Anmerkung: Eine Versteuerung nach § 40 Absatz 2 Nr. 1a EStG kommt nicht Betracht, da es sich hinsichtlich der Mahlzeitengestellung nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn handelt.

Frage
Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers in Zusammenhang mit einer Beför-derungsleistung:

Einer unserer Aussendienstmitarbeiter reist mit dem Flugzeug nach London. An Bord erhält er einen kleinen Imbiss. Welche Auswirkungen hat dies auf die Reisekostenabrechnung? Handelt es sich um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers?

Antwort
Für großes Kopfzerbrechen sorgen neuerdings auch Snacks und Imbisse, die laut BMF-Schreiben vom 24.10.14 eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers darstellen kön-nen. Diese Problematik kommt insbesondere bei Fortbildungsveranstaltungen und bei der Be-wirtung eines Arbeitnehmers in einem Beförderungsmittel zum tragen. Das neue BMF-Schreiben stellt bedauerlicherweise nicht unmissverständlich klar, wann von einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers auszugehen ist und wann nicht.

Auf manchen Flügen wird eine vollwertige Mahlzeit gereicht, auf anderen Flügen nur ein klei-ner Snack, z.B. ein Müsliriegel mit einem kleinen Getränk. Bei manchen Fluggesellschaften gibt es Verpflegung nur gegen Aufpreis.

Eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers in Zusammenhang mit einem Imbiss oder Snack liegt immer dann vor, wenn der Snack oder Imbiss anstelle einer Mahlzeit tritt, welche üblicherweise zu dieser Tageszeit eingenommen wird.

Diese Tatbestandsvoraussetzungen können vom Arbeitgeber in der lohnsteuerlichen Praxis nur unter schwierigen Bedingungen ermittelt werden, insbesondere dann, wenn ein Arbeitnehmer von dem Snack-Angebot keinen Gebrauch macht oder wenn es sich betragsmäßig um einen Snack von untergeordneter Bedeutung handelt.

Laut BMF-Schreiben vom 24.10.14 spielt es keine Rolle, ob die vom Arbeitgeber zur Verfü-gung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder ob die Auf-wendungen des Arbeitgebers für die Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kür-zungsbetrag. Von der Kürzung der Pauschalen darf der Arbeitgeber nur dann absehen, wenn er keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z.B. weil er die entsprechende Mahlzeit ausdrücklich abbestellt hat oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst bestellt und bezahlt hat.

Für etwas Klarheit sollen nachfolgende Beispiele sorgen:

Beispiel 1 - Ersatzverpflegung

Der Arbeitnehmer Hugo Habicht reist mit dem Flugzeug von Hamburg nach London. An Bord des Flugzeuges erhält er einen Snack. Weil der Arbeitnehmer bislang noch nicht gefrüh-stückt hat, tritt der verabreichte Snack anstelle einer Mahlzeit, die der zu dieser Tageszeit übli-cherweise eingenommen wird.

Daher liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind entsprechend zu kürzen.

Beispiel 2 - Zusatzverpflegung

Anreisetag
Die Arbeitnehmerin Waltraut Weihnachtsstern reist mit dem Flugzeug von Berlin nach Paris. An Bord des Flugzeuges erhält sie einen kleinen Imbiss.

Weil die Arbeitnehmerin bereits gefrühstückt hat, tritt der Imbiss nicht anstelle einer Mahlzeit, die zu dieser Tageszeit üblicherweise eingenommen wird.

Daher liegt keine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. Die Pauschalen für Ver-pflegungsmehraufwendungen sind entsprechend nicht zu kürzen.

Folgetag
Am darauffolgenden Tag frühstückt Waltraut Weihnachtsstern im Hotel, in dem sie zuvor übernachtet hat. Hinsichtlich des Frühstücks im Hotel handelt es sich um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind entsprechend zu kürzen.

Danach fährt Sie zum Flughafen und fliegt weiter nach Rom. An Bord des Flugzeuges erhält sie ein kleines Frühstück.

Weil die Arbeitnehmerin bereits im Hotel gefrühstückt hat, tritt der Snack nicht an die Stelle einer Mahlzeit, die zu dieser Tageszeit üblicherweise eingenommen wird. Es handelt sich in-soweit um zusätzliche Verpflegung. Eine (weitere) Kürzung der Pauschalen (für ein Früh-stück) kommt daher nicht in Betracht. Weil die Arbeitnehmerin bereits im Hotel gefrühstückt hat, tritt der Snack nicht an die Stelle einer Mahlzeit, die zu dieser Tageszeit üblicherweise eingenommen wird. Es handelt sich in-soweit um zusätzliche Verpflegung. Eine (weitere) Kürzung der Pauschalen (für ein Früh-stück) kommt daher nicht in Betracht.

Ersatzverpflegung
Die zur Verfügung gestellte Verpflegung tritt an die Stelle einer Mahlzeit, welche üblicher-weise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.
→ Es handelt sich um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

Zusatzverpflegung
Die zur Verfügung gestellte Verpflegung tritt nicht an die Stelle einer Mahlzeit, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.
→ Es handelt sich nicht um eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers