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Agile Arbeitsmethoden während der Kurzarbeit

24.09.2020  — Jasmin Dahler.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Alle sollten sie agil arbeiten und gerade als die passende Methode gefunden wurde, macht die finanzielle Krise einen Strich durch die Rechnung. Die Kurzarbeit stand vor der Tür und die Zeit für Meetings und Projektbesprechungen wurde knapp. Kommen Scrum und Co. dagegen an?

Kurzarbeit ist insbesondere in den ersten Wochen vielleicht sogar eine Erleichterung. Plötzlich findet sich Zeit für Dinge, die vielleicht schon viel zu lange auf der Strecke geblieben sind. Aber spätestens nach einem Monat fällt doch auf: Die Arbeitszeit wird ganz schön knapp. Insbesondere die Team-Zeit leidet darunter.

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Sinnvoll komplexe Probleme anzugehen, wird dabei nicht nur zu einer Herausforderung, sondern ist manchmal trotz guter Methoden schlichtweg nicht möglich. Eine schmerzhafte Erkenntnis, die ausgesprochen gehört. Dennoch ist gerade mit Scrum, das nur ein Framework ist, trotz eines knappen Zeitraums sehr viel möglich.

So flexibel wie noch nie

Wenn man als Team plötzlich aus dem Vierzig-Stunden-Rhythmus geworfen wird, stellt sich die Frage, wer arbeitet eigentlich wann. Sind Schichten oder eine gemeinsame Arbeitszeit sinnvoll und wie viel gemeinsame Zeit werden für die Projekte benötigt?

Hinzu kommen natürlich noch die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Team-Mitglieder. Insbesondere bei Schul- und Kita-Schließungen ist Kinderbetreuung oder eine abgestimmte Arbeitszeit mit dem Partner oder der Partnerin ein Thema. Auch der Fahrtweg kann bei Kurzarbeit nochmal eine ganz andere Bedeutung bekommen. Wer drei bis vier Stunden pendelt, wird dies ungern für knappe fünf Arbeitsstunden machen. Zudem gibt es auch noch andere Teams, für die eine gemeinsame Absprache bezüglich der Arbeitszeit wichtig ist.

Daher bieten sich unterschiedliche Modelle, sofern die Arbeitszeiten nicht vom Unternehmen vorgegeben sind, an. So kann es für Teams ganz schlicht gleich verteilte Arbeitstage geben, wie bereits vor der Kurzarbeit. Es können aber auch Kern-Arbeitszeiten festgelegt werden, während die restliche Arbeitszeit flexibel für die eigenen Bedürfnisse verteilt werden kann. Auch ein gemeinsamer halber Arbeitstag kann die perfekte Lösung sein, wenn dies den Bedürfnissen des Teams und des Projekts entgegenkommt. Wer schon immer selbst einen Stundenplan gestalten wollte, wird mit diesem ganzen Hin- und Herschieben seinen Spaß haben. Für alle anderen heißt es an dieser Stelle, Zähne zusammenbeißen und gemeinsam die optimale Lösung finden.

Arbeitsmethoden anpassen

Während Methoden, wie Kanban nicht unter der verkürzten Arbeitszeit leiden, können Design Thinking, Scrum und die Retrospektive durch ihre feste Phasen unter dem Zeitdruck leiden.

Eine simple Möglichkeit, um mit der Kurzarbeit umzugehen, ist einfach die Zeit der Phasen eiskalt zu halbieren. Dadurch muss zwar weniger vorbereitet werden, aber natürlich kommen dabei auch kleinere Ergebnisse am Ende heraus. Auch eine nicht gleichmäßige Halbierung kann bereits helfen. Dabei muss jedoch ehrlich damit umgegangen werden, welche Phasen wirklich ihre Vollzeitberechtigung während der Kurzarbeit haben. Natürlich verteilt sich bei einer strikten Halbierung mehr Arbeitszeit auf Meetings als vorher und kann für Druck sorgen. Es kann aber auchmehr Bewusstsein für eine effektive Besprechung erzeugt werden. Somit zieht das Team sogar noch einen Gewinn aus der Kurzarbeit.

Was Sie auf jeden Fall schnell merken werden, ist die Tatsache, dass mit Kurzarbeit die Kommunikation sowie das Festhalten von Ergebnissen und Arbeitsschritten unglaublich wichtig werden. Durch asynchrone Arbeitszeiten kann schnell etwas verloren gehen und auch Arbeitspausen von einer ganzen Woche sind bei Kurzarbeit keine Seltenheit. Homeoffice-Teams haben sehr früh den Vorteil von Chat-Tools für solche Dinge erkannt. Und auch für Projekte sollte Ihr Team solche Tools in Betracht ziehen. Eins ist gewiss: Die E-Mails werden Sie nicht vermissen, sofern Sie die richtige Ordnung finden. Oder besser gesagt: Nicht alles in eine Chat-Gruppe posten.

Machbar ja, aber …

Wer bis jetzt nicht mit agilen Methoden gearbeitet hat, sollte dies nicht unbedingt während der Kurzarbeit versuchen. Feste Methoden lassen sich in der Regel aber auf die Arbeitssituation anpassen. Mit den richtigen Anpassungen laufen Prozesse weiterhin flüssig, auch wenn komplexe Probleme jetzt noch mehr Zeit beanspruchen. Woran Sie und Ihr Team sich nur gewöhnen müssen, ist die Tatsache, dass Sie weniger Wert als gewohnt schaffen werden. Wer nur noch die Hälfte der Arbeitszeit hat, kann nicht noch immer 100 % oder 200 % abliefern. Auch wenn Sie das gerne würden.

Bild: JESHOOTS.com (Pexels, Pexels Lizenz)

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