„Was mir im Büro oft fehlt, ist Gelassenheit!“
21.09.2016 — Gertrud Zeller. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Die Kollegen stehen im Türrahmen, der Chef ruft aus dem Nebenzimmer, das Telefon klingelt. Natürlich soll auch gleich die Präsentation fertig sein und die Rezeption kündigt den Besucher an. Der Besprechungsraum ist noch nicht fertig eingedeckt, die Handouts noch nicht verteilt und dann muss auch noch der Flug für Morgen gebucht werden.
Souveräner Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern: so bleiben Sie auch in schwierigen Situationen gelassen!
So geht erfolgreiche Chefentlastung "Puh, bei diesen Aufgaben kann es einem richtig schwindlig werden. Tatsache ist allerdings, dass wir tatsächlich immer nur eines nach dem anderen erledigen können. Bei vielen Aufgaben neigen wir dazu, uns zu verzetteln. Wir werden nervös, hektisch und was fehlt, ist die Gelassenheit.
Ich finde, in dem Wort Gelassenheit steckt genau das, was wir uns zu Herzen nehmen sollten:
„Geh – lass es – und bleib heiter“.
Wenn die Aufgaben zu viel werden, wenn wir den Überblick verlieren, dann hilft tatsächlich nur noch Gelassenheit.
Meine Tipps für alle Gelegenheiten:
Tipp 1: Schauen Sie sich die Situation von “außen“ an
Oft sind wir ganz und gar in dem Geschehen und kämpfen panikartig gegen „das Untergehen an, um nicht zu ertrinken.
Gewöhnen Sie sich an, immer dann, wenn Sie merken, dass Sie Ihre innere Ruhe verloren haben, die Augen zu schließen und sich selbst vor Ihrem eigenen inneren Auge zu sehen. Holen Sie sich die aktuelle Situation und auch die Vorgeschichte zu dieser Situation vor Augen und beobachten Sie sich selbst, wie Sie eine andere Person beobachten würden (am besten gehen Sie hierzu aus dem Büro raus, sonst könnte es seltsam aussehen ). Fragen Sie sich dann, was Sie einer anderen Person in dieser Situation raten würden. Schreiben Sie sich diese Antwort am besten einmal auf. So können Sie sich mit Rat spendenden und tröstlichen Worten selbst beruhigen.
Tipp 2: Vier Fragen für alle Fälle
Bereiten Sie Kartei-Kärtchen mit folgenden Fragen vor, sodass Sie in jeder Situation Ihre Gelassenheit bewahren können.
- Was genau ist im Moment so schlimm / beängstigend / stressig?
- Was könnte mir oder anderen im schlimmsten Fall passieren?
- Wie wahrscheinlich ist das?
- Was kann ich jetzt tun?
Beantworten Sie sich in jeder Situation, in der Sie Ihre Gelassenheit verloren haben, systematisch diese vier Fragen. Sie schalten damit automatisch Ihren Kopf ein und es können dann nicht mehr nur Ihre Gefühle herrschen. Sie gewinnen ein wenig Abstand von der Situation und kommen entweder auf Lösungsansätze oder erkennen, dass Sie im Moment nichts tun können. Beides erleichtert.
Tipp 3: Bringen Sie die Dinge in einen zeitlichen Rahmen
Eine Situation, in der wir unsere Gelassenheit verlieren, scheint uns als besonders erschreckend oder stressig, weil wir sie in dem aktuellen Augenblick als beherrschend und alles ausfüllend erleben. Da hilft es sehr, sich einmal klarzumachen, in welchem zeitlichen Rahmen das Geschehen eine Rolle spielt.
Fragen Sie sich dazu immer:
- Welche Bedeutung hat dieses Ereignis in einem Jahr?
- Welche Bedeutung hat das Ereignis in fünf Jahren?
- Welche Bedeutung hat das Ereignis in 20 Jahren?
Damit soll nicht die Wichtigkeit Ihrer Gefühle heruntergespielt werden, doch diese Fragen ermöglichen es Ihnen, Ihre momentane Panik zu unterbrechen, um dann wieder „klar“ denken zu können.
Tipp 4:
Machen Sie eins, machen Sie es fertig – und starten Sie dann erst mit der nächsten Aufgabe.
Tipp 5:
Sagen Sie ruhig einmal NEIN. Stoppen Sie Privat-Plauderer und nervige Kollegen. Das gibt Ihnen auch mehr Zeit für Ihre Arbeiten.
Ich wünsche Ihnen Gelassenheit – in jeder Situation. Besonders in schwierigen Momenten.
Denken Sie daran: Gelassenheit siegt.
Herzliche Grüße in alle Richtungen
Gertrud Zeller
Die Autorin:
20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.
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