Virtuelle Teams führen

Durch die zunehmende Technologisierung wird die Welt immer kleiner. Heute können Teams zusammenarbeiten, die auf allen Kontinenten verteilt ihren Arbeitsplatz haben.

Oder machen wir es ganz einfach: Homeoffice. Viele Unternehmen bieten es heute an, dass Mitarbeiter ganz von zu Hause, oder an einigen Tagen im Monat/der Woche von zu Hause aus arbeiten können.

Was aber bedeutet das für die Führungskraft? Wie können Sie Mitarbeiter führen, die (an manchen Tagen) nur virtuell verfügbar sind?

Zunächst eine kleine Entwarnung: Virtuelle Teams unterscheiden sich nur in wenigen Punkten von präsenten Teams. Die wichtigsten Punkte sind:

• Korrekturmaßnahmen bei der Leistungserstellung können nicht ad hoc ergriffen werden
• Wichtige Kommunikationselemente, (Körpersprache, Betonung, usw.) welche zusätzliche Informationen bereitstellen, fehlen oder sind reduziert
• Die persönliche Präsenz der Führungskraft fehlt

Was bedeutet das nun für die Führungskraft, die ein virtuelles Team führt? Was muss sie beachten?

• Führungs- und Kommunikationsprozesse müssen bewusster und aktiver gestaltet werden
• Delegative Strategien bekommen besondere Bedeutung
• Die Gestaltung von Feedbackprozessen, die in der computervermittelten Kommunikation häufig verzögert erfolgen, müssen sowohl über gezielten Medieneinsatz als auch über aktiveres Kommunizieren erfolgen, um Missverständnissen vorzubeugen
• Der Aufbau von Teamidentifikation erfordert in einem virtuellen Team vor allem von der Teamleitung zusätzliche Kompetenzen, um Motivation und die Verankerung der gemeinsamen Ziele zu gewährleisten

Sicherlich werden sich nun einige Führungskräfte denken: Lohnt sich der Mehraufwand überhaupt? Welche Vorteile haben virtuelle Teams für das Unternehmen, die so einen Mehraufwand rechtfertigen?

• Optimale Ressourcenallokation durch Einbeziehung der geeignetsten Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich befinden
• Keine Reisekosten
• Zeitgewinne durch eingesparte Reisezeit
• Einsparungen von Umzugskosten bei Mitarbeitern aus dem Ausland
• Zeitnahe Einbeziehung von teuren Spezialkräften

Natürlich gibt es nicht nur Vorteile bei virtuellen Teams, es gibt auch klare Nachteile und mögliche Problemfelder:

• Erschwerte Kommunikation durch fehlende Mimik, Gestik, Körpersprache, Tonalität, Lautstärke etc. führt zu Schwierigkeiten in der Interpretation der Bedeutung von Nachrichten und Kommunikationsstilen
• Informeller Informationsaustausch ist erschwert
• Gemeinschaftsgefühl ist reduziert
• Die Zusammenarbeit reduziert sich auf den Inhaltsaspekt, der Beziehungsaspekt, Emotionen und soziale Einbindung werden reduziert
• Die Versachlichung unterstützt die Konfliktvermeidung
• Die Behandlung von Konflikten wird oft über E-Mails geklärt, um persönliche Konfrontation zu vermeiden
• Mangel an sozialer Präsenz führt zu Alleinsein, oft verbunden mit Demotivation
• Wenig lebendiges Feedback kann zu Demotivation führen
• Hoher Grad an Selbstdisziplin, Selbstorganisation und Motivation erforderlich
• Fehlende Sichtbarkeit und Präsenz kann Auswirkungen auf die Karriere haben
• Ungleichmäßige Verteilung von Informationen, d.h. zu wenig oder zu viel (Nachrichten- und Informationsüberlastung z. B. durch cc/bcc-Emails)
• Das Setzen eigener Grenzen wie z. B. ständige Erreichbarkeit kann problematisch werden
• Aufbau von Vertrauen wird schwierig
• Interkulturelle Zusammenarbeit und unterschiedliche Führungsmentalitäten

Das Resultat für die Führungskraft:

Die Führung von virtuellen Teams erfordert ein geändertes Führungsverhalten!

Was kann die Führungskraft genau tun, um virtuelle Teams besser zu führen?

• Der Teamführer kommuniziert ausreichend, klar und eindeutig
• Der Teamführer verteilt Aufgaben klar und nicht doppelt
• Räumlich nahe Mitarbeiter werden nicht bevorzugt
• Rechtzeitige Reaktion auf Probleme der Mitarbeiter
• Einbindung der Mitarbeiter bei der Mitbestimmung und Mitgestaltung der Ziele und Vorgehensweise
• Anerkennung und positives Feedback
• Die Kommunikation benötigt mindestens 20 Prozent und max. ca. 80 Prozent (große Teams) des Zeitbedarfs
• Positive Kommunikation des Fortschritts
• Offene Fehlerkultur
• Netzinfrastruktur und Kommunikationsmittel sind ausreichend definiert

Virtuelle Teams scheitern zu 90 Prozent wegen Führungsfehlern!

Die Arbeit in virtuellen Teams stellt hohe Anforderungen an die Teammitglieder und Teamleiter, vor allem an deren Soft Skills. Aber wenn man die Tipps beachtet kann die Führung eines virtuellen Teams Spaß machen und Erfolg bringen!