Sage-Studie zeigt: Kleine europäische Unternehmen können durch elektronische Rechnungsstellung 13.500 Euro pro Jahr einsparen

Das ist das Ergebnis der neuen Studie "Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft" von Sage, einem führenden Anbieter spezifischer KMU-Lösungen für Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement und Gehaltsabrechnung.

Die Befunde der Studie zeigen, dass die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für kleine Unternehmen ein jährliches Einsparpotenzial von rund 13.500 EUR bietet. Grund dafür ist, dass sich die für die Bearbeitung von Rechnungen benötigte Zeit nahezu halbiert. Laut den Ergebnissen werden monatlich 77 Prozent der Unternehmensleiter monatlich und sogar 40 Prozent wöchentlich selbst aktiv, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten.

Die elektronische Rechnungsstellung reduziert diesen Aufwand drastisch, indem sie den Informationsfluss verbessert und Verzögerungen in diesem Zusammenhang minimiert. Die finanziellen Vorteile geben KMU auch die Möglichkeit, in weitere innovative technologische Lösungen zu investieren.

Für die europäische Wirtschaft: Produktivitätssteigerung durch elektronische Rechnungsstellung

Für die Umfrage wurden mehr als 9 000 KMU befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass die Arbeitsproduktivität in der EU jährlich um bis zu 2,6 Prozent wachsen könnte, wenn KMU ihre Zeit anstatt für administrative Aufgaben für strategischere Tätigkeiten nutzen würden. Diese Verlagerung könnte einen erheblichen Anteil an der Steigerung des Wirtschaftswachstums in Europa insgesamt haben.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung dient den KMU als Sprungbrett für eine umfassendere digitale Transformation. So gaben 90 Prozent der Unternehmen an, dass sie nach der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung weitere Technologien implementiert haben, 22 Prozent investierten dabei in KI für ihr Rechnungswesen. Hierzulande haben KMU jedoch noch erheblichen Nachholbedarf: So haben im B2B-Bereich lediglich vier Prozent der kleinen Unternehmen bereits die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, während gleichzeitig 57 Prozent der KMU in Deutschland (40 % international) angeben, dass verspätete Zahlungen ihrer Kunden zu Verzögerungen bei der Bezahlung ihrer Lieferanten führen.

Herausforderungen und Sensibilisierung

Das größte Problem für KMU (55 %) ist die Integration der Technologie in bestehende Buchhaltungs- oder Finanzsysteme. Auch der Bekanntheitsgrad ist eine Hürde: 32 Prozent der deutschen KMU (international 26 %) nennen mangelnde Kenntnisse über die elektronische Rechnungsstellung als Hauptgrund dafür, dass sie diese derzeit nicht nutzen, obwohl die meisten Länder in der EU ab 2026 entsprechende Regelungen erlassen werden. In Deutschland müssen alle Mehrwertsteuer-pflichtigen Unternehmen sogar bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erhalten. Zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet werden sie dann ab 2028. Dem gegenüber stehen 6 Prozent der deutschen Befragten, die sich sogar erst ab 2030 dazu imstande sehen, die elektronische Rechnungsstellung zu implementieren.

Beispiele aus Singapur, Australien und Finnland zeigen den internationalen Erfolg: Nach der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung konnte die Zahl der verspäteten Zahlungen um bis zu 20 Prozent reduziert werden, was die weltweite Anwendbarkeit und die Vorteile dieser Technologie unterstreicht. Für 48 Prozent der deutschen KMU stehen finanzielle Erwägungen ganz oben, wenn es um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung geht, im internationalen Vergleich sahen das nur 32 Prozent genauso.

"Die elektronische Rechnungsstellung ist der nächste Schritt in Richtung einer vernetzten Wirtschaft und eine enorme Chance, die Digitalisierung von Unternehmen zu beschleunigen, insbesondere von kleineren Unternehmen in Europa. Doch die Akzeptanz und das Verständnis von E-Invoicing bei kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland lässt noch zu wünschen übrig", sagt Christian Mehrtens, Geschäftsführer der Landesgesellschaften in der Region Central Europe bei Sage.

Während lediglich 36 Prozent der deutschen KMU mit E-Invoicing allgemein vertraut sind, sehen sich nur 56 Prozent auf die bevorstehenden nationalen Anforderungen vorbereitet. Zum Vergleich: Im europäischen Durchschnitt liegt dieser Wert bei 66 Prozent, und in Portugal sind es sogar 85 Prozent. Als führender Anbieter von Managementlösungen liegt es in unserer Verantwortung, diese Entwicklung zu fördern, die Umstellung zu unterstützen und damit zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von KMU beizutragen.

Die Zusammenarbeit von Behörden, Akteuren der Zivilgesellschaft und Unternehmen wie Sage wird entscheidend sein, um die KMU in der EU zu informieren, aufzuklären und ihnen dabei zu helfen, das enorme Potenzial dieser Technologie zu nutzen.

Sage appelliert an die europäischen Regierungen, eng mit dem Technologiesektor und den Unternehmen zusammenzuarbeiten, um ein technologiefreundliches Umfeld zu schaffen, das die nahtlose Integration der elektronischen Rechnungsstellung unterstützt. Eine solche Zusammenarbeit wird einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, dass KMU bei der digitalen Transformation nicht ins Hintertreffen geraten.

Download

Die vollständige Studie mit dem Titel "Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft" steht hier zum Download zur Verfügung: https://www.sage.com

Methode

Sage führte im April 2024 zwei Umfragen unter 9.701 Unternehmen mit 1 bis 999 Mitarbeitern durch. Befragt wurden dabei Unternehmen aus sieben europäischen Märkten (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Portugal, Spanien und Belgien) mit geringer Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung sowie Australien, Finnland und Singapur mit hoher Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung. Die Ergebnisse wurden auf Grundlage der letzten verfügbaren Unternehmenszählung in jedem Markt gewichtet. Strand Partners ist Mitglied des British Polling Council und alle Daten wurden nach dessen Regeln erhoben.

In Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsberatungsunternehmen Afi hat Sage die potenziellen wirtschaftlichen Auswirkungen der elektronischen Rechnungsstellung in Europa und im Vereinigten Königreich modelliert.

Die Analyse ergab, dass die Herausforderungen bei der Rechnungsstellung und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung je nach Unternehmensgröße sehr unterschiedlich sind. Aus diesem Grund hat Sage viele der Ergebnisse in kleine (1 bis 49 Mitarbeiter), mittlere (50 bis 249 Mitarbeiter) und große (250 bis 999 Mitarbeiter) KMU unterteilt. Damit soll sichergestellt werden, dass auch größere KMU erfasst werden, die sich möglicherweise noch in einem frühen Stadium der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung befinden.