Zurück ins Büro – schon jetzt gute Voraussetzungen schaffen

Der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA) gibt Tipps zur Anpassung vorhandener Einrichtungen und empfiehlt, den Prozess möglichst schon jetzt – in der Phase deutlich reduzierter Bürobesetzungen – anzustoßen.

Meetings und Büroarbeit verändern sich

Nach der Pandemie wird hybrides Arbeiten, also die Kombination von Büro und Remote Work, zum Alltag vieler Menschen gehören. Die IT-technischen Voraussetzungen sind nach den langen Wochen im Homeoffice vielfach vorhanden. Der während der Pandemie gesteigerte Grad der Digitalisierung sowie neue Formen der virtuellen Zusammenarbeit werden sich über die Option des Homeoffice hinaus auf die Büroarbeit auswirken. Wir haben uns daran gewöhnt, kurze Meetings in der digitalen Welt – via Teams, Zoom oder andere Konferenztools – zu halten. Diese veränderte Meeting-Kultur wird fortwirken und manche Geschäftsreise überflüssig machen. Sie birgt aber auch neue Anforderungen an das Büro, welches die technischen und akustischen Voraussetzungen für mehr Webkonferenzen vor Ort erfüllen muss:

Wer im Büro an einer Videokonferenz teilnimmt, sollte dafür einen separaten Raum nutzen können oder über einen akustisch gut abgeschirmten Arbeitsplatz verfügen, damit andere während des Videotelefonats nicht bei der Arbeit gestört werden. Zeitgleich sollten ideale Bedingungen für die Übertragung des eigenen Tonsignals geschaffen werden. Denn: Eine schlechte Raumakustik wird bei Videokonferenzen besonders deutlich. Akustische Trennwände oder Absorber an Wänden und Schränken können genutzt werden, um die Audioqualität zu verbessern und hohen Nachhallzeiten entgegenzuwirken.

Platz für gemeinsame Projektarbeit schaffen

Gleichzeitig werden komplexe, kollaborative Formen der Projektarbeit immer mehr an Bedeutung gewinnen – auch unter Einbeziehung externen Dienstleister und Partner. Dabei werden vor Ort geeignete Räume und eine passende Ausstattung für die Zusammenarbeit benötigt:

• Meeting- und Konferenzräume sollten so eingerichtet werden, dass sie die persönliche und die digitale Zusammenarbeit gleichermaßen unterstützen und alle Teilnehmer aktiv einbinden.
• Räume für Workshops und Trainings sollten mit mobilen und in unterschiedlichen Konfigurationen nutzbaren Möbeln ausgestattet werden.
• Mehrzweckräume stehen für spontanes und flexibles Arbeiten allein oder im Team zur Verfügung.

Vor allem die informelle Kommunikation und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen sind im Homeoffice deutlich reduziert. Diese gilt es wieder gezielt zu stärken. Bereiche für informelle Kommunikation, zufällige Begegnungen und Pausen wie Kaffeebars, Teeküchen, Sofaecken oder Aufenthaltsräume stärken Unternehmenskultur, Identifikation und Gemeinschaft zwischen den Mitarbeitern.

Digitalisierung und Flexibilisierung in das Büro überführen

Viele Beschäftigte haben in den letzten Monaten das Homeoffice als geeigneten Ort für konzentrierte Einzelarbeit schätzen gelernt – allerdings nur, wenn dort auch die räumlichen Voraussetzungen gegeben sind. Auch im Büro werden folglich weiterhin ruhige Orte für konzentriertes Arbeiten und gut ausgestattete Arbeitsplätze benötigt. Diese müssen von Bereichen, in denen viel kommuniziert wird, abgetrennt werden – entweder mit separaten Räumen oder mit einer akustisch wirksamen Abgrenzung innerhalb größerer Räume.

Ausblick

„Es ist wichtig, dass Unternehmen die Chancen für effizientes Arbeiten frühzeitig erkennen und die Weichen stellen, bevor wieder alle Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Bei der Gestaltung der Büros müssen die neuen, digitalisierten Arbeitsweisen berücksichtigt werden. Sie werden die neue Normalität auch im Büro“, so der Ausblick des IBA-Vorsitzenden Hendrik Hund. Für die zukunftsorientierte Gestaltung der Einzelarbeitsplätze wie auch der Kommunikationsbereiche stehen die Mitglieder des IBA und der qualifizierte Büroeinrichtungsfachhandel beratend und mit bedarfsgerechten Ausstattungskonzepten zur Seite.