Wann Betriebe Kurzarbeitergeld zurückzahlen müssen

Was genau prüft die Agentur für Arbeit beim Bezug von Kurzarbeitergeld?

Aktuell prüft die Agentur für Arbeit, ob bei den Mitarbeitenden die Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld vorgelegen haben. Sie prüft folgende Punkte:

• Ob sie zum Zeitpunkt der Antragstellung in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis waren.
• Ob sie Beiträge zur Arbeitslosenversicherung zahlen. Bei Rentnern oder beherrschenden Gesellschaftern ist das nicht der Fall.
• Ob vor dem Bezug von Kurzarbeitergeld Überstunden in den Arbeitszeitkonten abgebaut und Urlaub aufgebraucht oder verplant war.
• Ob die Höhe des Kurzarbeitergelds richtig abgerechnet wurde, also ob die Betriebe beispielsweise Feiertage richtig berücksichtigt, die Leistungssätze zutreffend gewählt und Nebentätigkeiten einbezogen haben.

Bekommen Mitarbeitende auch an Feiertagen Kurzarbeitergelt?

Haben Betriebe etwa für Feiertage Kurzarbeitergeld bekommen, wird das die Agentur für Arbeit korrigieren. Denn für Feiertage muss der Arbeitgeber das Gehalt selbst zahlen – egal, ob sich ein Betrieb in Kurzarbeit befindet oder nicht.

Wenn die Prüfung Ungenauigkeiten ergibt, was passiert dann?

Der Betrieb muss die Lohnabrechnung hinsichtlich der Lohnsteuer korrigieren. Warum? Die Betriebe zahlen Kurzarbeitergeld steuerfrei aus. Folglich muss, wenn die Arbeitsagentur Kurzarbeitergeld zurückfordert, die Abrechnung nachträglich steuerpflichtig erfolgen. Denn nur wenn tatsächlich Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, greift die Steuerbefreiung. Die Sozialversicherungsbeiträge müssen die Betriebe in der Regel nicht korrigieren.

Ein Beispiel:

Im Mai 2021 hat ein Arbeitnehmer 1.000 Euro Kurzarbeitergeld bekommen. Nach der Prüfung durch die Agentur für Arbeit kommt raus, dass sein Anspruch nur bei 900 Euro lag.

Nun muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung korrigieren (lassen): Dazu muss er nachträglich Lohnsteuer für die 100 Euro einbehalten, die bisher unzutreffend als steuerfreies Kurzarbeitergeld ausbezahlt wurden.

Was wird in der Praxis am häufigsten beanstandet?

Am häufigsten sehen wir derzeit in der Praxis, dass die Agenturen für Arbeit fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen oder fehlende Aufzeichnungen der Ausfallstunden anmahnen. Meist beschränken sich die Beanstandungen aber auf Details, wie die falsche Berücksichtigung von Feiertagen oder Urlaub sowie Probleme mit bestimmten Personengruppen, wie zum Beispiel Rentnern oder Auszubildenden.

Kommt es vor, dass ein Betrieb das Kurzarbeitergeld vollständig zurückzahlen muss?

Auch die vollständige Rückforderung des Kurzarbeitergelds durch die Agentur für Arbeit ist möglich.

• Zum Beispiel, wenn die Angaben in der Anzeige über Kurzarbeit unzutreffend waren und kein erheblicher Arbeitsausfall vorlag. Die Arbeitsagentur prüft beispielsweise, ob der Arbeitsausfall vermeidbar gewesen wäre.
• Ist der Arbeitsausfall nicht nur vorübergehend, sondern dauerhaft, entfällt der Anspruch auf Kurzarbeitergeld ebenfalls.
• Und: Das Kurzarbeitergeld kann auch dann entfallen, wenn die Corona-Pandemie nicht mehr der Grund für die Kurzarbeit ist. Denn andere Gründe, etwa betriebsübliche, branchen- oder saisonbedingte Gründe, begründen keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Tipps für eine erfolgreiche Abschlussprüfung durch die Arbeitsagentur

Beginnen Sie mit der Vorbereitung auf die Prüfung nicht erst, wenn sie bereits angekündigt ist. Stellen Sie die notwendigen Unterlagen laufend zusammen. Damit behält man selbst am besten den Überblick.

Diese Dokumente sollten Sie für die Prüfung bereithalten:

• Arbeitszeitnachweise sowie Nachweise über die Ausfallstunden.
• Nachweise, dass vorhandene Arbeitszeitkonten abgebaut wurden und Urlaub genommen wurde oder bereits verplant war.
• Lohnunterlagen, wie Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, Auszahlungsnachweise.
• Rechtliche Grundlagen, wie Arbeitsverträge, schriftliche Vereinbarungen über Kurzarbeit.
• Unterlagen zum Nachweis und Umfang des Arbeitsausfalls, zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen, Auftragsbücher, Dokumentation von ergriffenen Maßnahmen zur Vermeidung oder Reduzierung von Kurzarbeit.

Sollte es dennoch im Rahmen der Betriebsprüfung zu Beanstandungen kommen, rate ich dringend dazu, einen Anwalt einzuschalten. Denn nicht immer treffen die Forderungen der Arbeitsagenturen zu. Wer schon vor einer Prüfung feststellt, dass Kurzarbeitergeld zu Unrecht bezogen wurde, der sollte selbst aktiv werden. Das kommt immer besser an und schützt im Idealfall auch vor Sanktionen.