Volle Entfernungspauschale bei einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit abrechnen

Wer zusammen fährt, hat nicht nur möglicherweise eine nette Unterhaltung auf dem Weg zur Arbeit. Auch fallen die Spritkosten für alle Teilnehmenden nur einmal statt mehrfach an. Das macht sich bei den aktuell immer noch hohen Spritpreisen trotz staatlicher Steuersenkung im Geldbeutel bemerkbar. Bei einer Vierer-Fahrgemeinschaft vierteln sich die Spritkosten. Dazu kann jeder aus der Fahrgemeinschaft den kompletten Steuervorteil für sich mitnehmen.

Ein Zukunftsmodell, nachdem viele Beschäftigte nach der Pandemie jetzt wieder in Präsenz im Büro aufschlagen müssen? Gerade in ländlichen Gegenden ist das ÖPNV-Netz nicht so gut ausgebaut und viele Beschäftigte sind auf den Pkw angewiesen.

Die Kilometerpauschale bei einer Fahrgemeinschaft

Der Fiskus fördert ressourcensparendes Verhalten, indem er allen Beteiligten einer Fahrgemeinschaft die komplette Entfernungspauschale zugesteht. Jeder profitiert von diesem Steuervorteil, egal ob Person am Steuer oder Mitfahrender. Grundsätzlich können die Kosten für den Arbeitsweg mit 30 Cent für den ersten bis 20. Kilometer und mit 38 Cent ab dem 21. Kilometer seit Januar 2022 bei der Steuererklärung abgerechnet werden. Für die Berechnung braucht es nur die einfache Wegstrecke ohne Heimweg und die Zahl der Arbeitstage in der Firma.

Das Finanzamt akzeptiert in der Regel nur den kürzesten Weg zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeit. Eine längere Wegstrecke wird anerkannt, wenn sie für die Arbeitnehmenden verkehrsgünstiger ist und beispielsweise eine Zeitersparnis mit sich bringt. Anstatt quer durch die Innenstadt zu fahren, bieten sich z.B. Umgehungsstraßen an. Das gilt für Fahrgemeinschaften genauso. Die individuellen Umwege, die durch das Abholen der Mitfahrenden entstehen, können aber nicht angesetzt werden.

Umwege sind bei der Fahrgemeinschaft versichert

Versicherungstechnisch hingegen sind die Umwege, die durch das Abholen und Heimbringen von Teilnehmenden einer Fahrgemeinschaft entstehen, sehr wohl gesetzlich unfallversichert. Wer den Weg zur Arbeit allein nimmt, darf aber keinen Umweg fahren oder Unterbrechungen vornehmen, sonst geht der gesetzliche Versicherungsschutz für seinen Arbeitsweg verloren.

Steuerlicher Unterschied zwischen Autofahrenden und Mitfahrenden

Die autofahrende Person der Fahrgemeinschaft kann für seinen Pkw die Entfernungspauschale ohne Begrenzung nach oben ansetzen. Mitfahrende rechnen die Entfernungspauschale zwar identisch aus, sind nach oben hin auf 4.500 Euro pro Jahr begrenzt. Das entspricht einer jährlichen Kilometerleistung von 30.000 km als Mitfahrender. Bei 228 Arbeitstagen müsste man umgerechnet täglich mehr als 65 km einfach chauffiert werden, damit sich dieser Höchstbetrag bemerkbar macht.

Steht allen in der Fahrgemeinschaft ein eigener Pkw zur Verfügung, ist es nicht nur steuerlich, sondern auch aus Gründen der Fairness sinnvoll, sich mit dem Fahren untereinander abzuwechseln. So kommen alle Beteiligten nicht so schnell an den steuerlichen Höchstbetrag. Denn die Tage als Fahrdienst werden nicht mitgezählt. Praktisch werden bei der Steuererklärung zwei Entfernungspauschalen berechnet, einmal für die Tage als Person am Steuer und einmal für die Tage als mitfahrende Person. Liegt letztere über 4.500 Euro, muss sie auf das gesetzliche Maximum gekappt werden. Die Summe beider Pauschalbeträge wird in der Steuererklärung bei den Werbungskosten angegeben und so steuerlich geltend gemacht.