Prozesse digitalisieren – Allem Anfang wohnt ein Schmerz inne

Bekanntlich bedeutet Zeit im Arbeitsleben Geld. Wenn Prozesse nicht digitalisiert und zentral einsehbar abgelegt werden, verbringen die Mitarbeitenden eine Menge Suchzeit, damit sich bei anderen durchzufragen. Darüber hinaus ist auch die Bearbeitung von Prozessen auf Papierversion sehr umständlich und ebenso zeitaufwändig. Damit Zeit besser in gewinnbringende Aufgaben investiert werden kann, lohnt sich die Digitalisierung.

1. Passende Strategie zur Digitalisierung finden

Blinder Aktionismus kann nicht die Lösung sein, sondern ist nur ein Zeichen von Halbherzigkeit und sorgt für Frust. Um den zu vermeiden, ist es notwendig eine passende Strategie zu finden, die sich in der Unternehmensstrategie verankern lässt. Es gilt am Ende eine Auswahl an relevanten Prozessen zu visualisieren und zu archivieren. Hier ist es ratsam, die IT-Abteilung, das Management und die entsprechenden Fachbereiche einzubinden. Das bedeutet konkret, dass ein Dialog mit den jeweiligen Abteilungen geführt und entsprechende Bedarfe nach Automatisierung eruiert werden müssen. Orientieren Sie sich dabei an folgender Frage:

Welche Prozesse sollten wir aufnehmen,

• um einen besseren Überblick zu bekommen,
• Zeit zu sparen
• und einen zuverlässigen Informationsfluss zu gewährleisten?

Lassen Sie dabei zukünftige Veränderungen im Geschäft nicht außen vor. In der Folge einer Sammlung von Prozessschritten wählen Sie nach relevanten Gesichtspunkten (z.B. Preissensibilität, hohes Problemaufkommen durch Unklarheit) einzelne Prozesse aus und dokumentieren den IST-Zustand. Gehen Sie dabei transparent vor und arbeiten Sie bei Bedarf in der ersten Arbeitsversion auch noch analog mit Post-Its und nicht unbedingt digital. Ist die Auswahl erfolgt, sollten messbare mittelfristige und langfristige Ziele definiert werden.

2. Kommunikation des Veränderungsvorhabens

Zusätzlich ist es unabdingbar, so früh wie möglich die zuständigen Personen zu informieren, sobald die Auswahl der Prozesse final abgeschlossen ist. Das gilt nur für den Fall, dass nicht alle Personen an der Prozessauswahl beteiligt worden sind.

Denken Sie hierbei an eine sensible Ankündigung. Behalten Sie im Auge, dass ausgewählte Prozesse nicht nur im IST-Zustand aufgenommen werden, sondern auch Anpassungen bestehender Arbeitsabläufe im Zuge der Dokumentierung üblich sind. Das kann bei Mitarbeitenden zu einem ersten Schock führen und sollte deshalb sensibel kommuniziert werden.

3. Festlegung der IT Lösung

Wenn der IST-Zustand analysiert und die zukünftige Entwicklung des Betriebs berücksichtigt worden ist, sollten passende Systemlösungen gesucht werden. Die wichtigste Frage vorweg ist, ob ein externes Tool für die Prozessvisualisierung- und archivierung benutzt oder eine eigene Lösung programmiert werden soll.

Es lässt sich feststellen, dass der Prozess der Digitalisierung in manchen Bereichen niedrigschwelliger ist als man denkt. Es braucht also nicht immer gleich die Hilfe der IT-Abteilung, um Abläufe zu optimieren. So gibt es inzwischen einige sehr hilfreiche Tools, die sich weniger an ITler*innen richten als an die Prozessverantwortlichen. Mit ihrer Hilfe können automatisierte Workflows und Prozesse verbessert werden, ohne den Einsatz eigener Programmierarbeiten leisten zu müssen, da dieser vom Dienstleister übernommen wird. Das senkt die Kosten, da keine eigene IT-Infrastruktur vorhanden sein oder in Anspruch genommen werden muss.

Da es inzwischen nicht mehr nur eine Handvoll Anbieter gibt, sind auch Tools vorhanden, die vergleichsweise wenig Geld kosten. Abo-Modelle mit kostenlosen Probemonaten sind gerade für kleinere Unternehmen besonders attraktiv.

Eine Frage des Willens

Es zeigt sich, dass die Digitalisierung von Prozessen nicht unbedingt eine Frage der finanziellen, technischen oder personellen Kapazitäten sein muss. Viel mehr hängt es von der Initiative der Geschäftsführung oder auch der Mitarbeiter*innen eines Unternehmens ab. Veränderungen kosten häufig viel Überwindung, machen sich aber ebenso häufig bezahlt, ist der erste Schritt einmal gemacht. Es kann jedoch trotzdem sinnvoll sein, eine Person mit entsprechenden Kompetenzen einzustellen oder zu schulen, die sich fortan mit den betriebsinternen Prozessen befasst.