Lohnsteuerliche Besonderheiten bei der Bewirtung von Arbeitnehmern – Teil 3

Großbuchstabe M

Wenn eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt, hat muss der Arbeitgeber auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben M ausweisen. Das gilt auch dann, wenn nur eine Mahlzeitengestellung erfolgt, aber keine Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen gewährt werden.

Tatsächliche Einnahme der Mahlzeit nicht von Bedeutung

Bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich zu sich nimmt. Die Rechtsfolgen einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers kommen stets zum Tragen, wenn die Mahlzeit vom Arbeitgeber bereitgestellt wird.

Besonders knifflig wird es, wenn anstelle einer echten Mahlzeit lediglich ein Snack bzw. ein kleiner Imbiss gereicht wird. Auch ein kleiner Imbiss, der anstelle einer Mahlzeit gewährt wird, kann nach Auffassung der Finanzverwaltung eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers darstellen, die zur Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen führt.

Eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers liegt immer dann vor, wenn der Imbiss bzw. der Snack anstelle einer Mahlzeit gewährt wird, welche üblicherweise zu dieser Tageszeit eingenommen wird.

In der lohnsteuerlichen Praxis hat sich herausgestellt, dass derartige Sachverhalte faktisch nur unter Laborbedingungen zutreffend steuerlich gewürdigt werden können. So wird es für den Arbeitgeber in der Regel nicht überprüfbar sein, ob es sich bei dem Imbiss bzw. Snack um Ersatzverpflegung oder um Zusatzverpflegung handelt.

Beispiel Differenzierung Ersatzverpflegung und Zusatzverpflegung

Die Arbeitnehmerin Frida Frank tritt eine Dienstreise von ihrer Wohnung an. Sie verlässt ihre Wohnung um 6 Uhr, um mit der Frühmaschine von Frankfurt nach Paris zu fliegen. An Bord des Flugzeugs erhält sie ein Heißgetränk, ein luftdicht verpacktes Brötchen mit portionierter Marmelade, Honig und Schmelzkäse. Aufgrund des Umfangs handelt es sich nicht um ein klassisches Frühstück, sondern lediglich um einen Imbiss. Zu prüfen ist, ob lohnsteuerliche Konsequenzen zu ziehen sind, konkret, ob die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen für Frankreich (= 58 Euro) um 20% (= 11,60 Euro) zu kürzen ist.

Variante 1 - Frida Frank hat nicht zuhause gefrühstückt.

Es handelt sich um Ersatzverpflegung. Frida Frank hat an Bord des Flugzeugs einen Imbiss erhalten, der anstelle einer Mahlzeit gereicht wird, welche üblicherweise zu dieser Tageszeit eingenommen wird. Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen ist entsprechend zu kürzen.

Variante 2 - Frida Frank hat bereits zuhause gefrühstückt.

Es handelt sich um Zusatzverpflegung.
Es sind keine lohnsteuerlichen Konsequenzen zu ziehen.

Bei nur gelegentlichen Auswärtstätigkeiten wird es regelmäßig keine entscheidende Rolle spielen, ob im Einzelfall Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden oder nicht. Bei einer Vielzahl von Auswärtstätigkeiten, z.B. bei ausgeprägter Reisetätigkeit einer Vielzahl von Arbeitnehmern sollte der Arbeitgeber entsprechend Vorsorge treffen und im Rahmen der betrieblichen Reisekostenabrechnung ermitteln, ob eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers, ggf. von einem Dritten, z.B. einem Transportdienstleister, erfolgt ist.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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