Lohnsteuerliche Besonderheiten bei der Bewirtung von Arbeitnehmern – Teil 2

4. Frühstück

Wenn der Arbeitgeber zusätzlich zu kostenlosen Heißgetränken keine unbelegten Brötchen, sondern belegte Brötchen zur Verfügung stellt, handelt es sich um ein Frühstück im lohnsteuerlichen Sinne. Bei einem Frühstück im lohnsteuerlichen Sinne erfolgt die Bewertung nicht mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort, sondern mit dem amtlichen Sachbezugswert. In diesem Fall entfällt die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze.

Bei der Abgabe eines kostenlosen Frühstücks im lohnsteuerlichen Sinne entsteht regelmäßig ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes für ein Frühstück (2023 = 2,00 Euro). Dieser Betrag ist ohne Anwendung der Sachbezugsfreigrenze der Lohnversteuerung zu unterwerfen ist. Diese Regelung gilt auch dann, wenn die Selbstkosten des Arbeitgebers unter dem amtlichen Sachbezugswert liegen.

Der Arbeitgeber kann nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 1 EStG von der Pauschalversteuerung mit einem Steuersatz von 25 % Gebrauch machen. In diesem Fall entfällt die Verbeitragung zur Sozialversicherung.

5. Obst

In vielen Unternehmen wird den Arbeitnehmern kostenlos gesundes Obst zur Verfügung gestellt. In der Fachliteratur wird gelegentlich die Auffassung vertreten, es handele sich diesbezüglich analog zur Gestellung kostenloser Getränke um Aufmerksamkeiten im lohnsteuerlichen Sinne. Bitte beachten Sie, dass diesbezüglich weder eine Rechtsgrundlage noch entsprechende Rechtsprechung bestehen.

Es kann zwar davon ausgegangen werden, dass die Sachbezugsfreigrenze in Höhe von monatlich 50 Euro im Regelfall nicht überschritten wird. Probleme können sich jedoch ergeben, wenn vom Arbeitgeber weitere geldwerte Vorteile gewährt werden und die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50 Euro betragsmäßig überschritten wird. In diesem Fall ist nicht nur der übersteigende Betrag, sondern der Gesamtbetrag der Lohnversteuerung zu unterwerfen.

6. Geschäftsfreundebewirtung

Nimmt der Arbeitnehmer an einer Geschäftsfreundebewirtung teil, liegt keine übliche Beköstigung, sondern eine Beköstigung aus besonderem Anlass vor. Hierbei handelt es sich um eine Zuwendung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und damit nicht um (steuerpflichtigen) Arbeitslohn. Ein geldwerter Vorteil liegt entsprechend nicht vor. Lohnsteuerliche Konsequenzen sind nicht zu ziehen.

Die Aufwendungen des Arbeitgebers stellen bei einer Geschäftsfreundebewirtung keine Betriebsausgaben in voller Höhe, sondern lediglich in Höhe von 70 % dar. In Höhe von 30 % der Aufwendungen handelt es sich um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben (vgl. § 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG).

7. Arbeitsessen

Wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer mit einem Arbeitsessen bewirtet, handelt es sich grundsätzlich um einen geldwerten Vorteil, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Bemessungsgrundlage sind hierbei die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer.

Der hierbei entstehende geldwerte Vorteil kann steuerfrei sein, wenn die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50 Euro (§ 8 Absatz 2 Satz 11 EStG) noch nicht ausgeschöpft ist.

8. Arbeitsessen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes

Ein Arbeitsessen kann auch eine Zuwendung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers sein und stellt damit keinen Arbeitslohn dar, wenn dieses Arbeitsessen anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gewährt wird und der Wert der Mahlzeit 60 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt (vgl. R 19.6 Absatz 2 LStR).

Ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz liegt immer dann vor, wenn ein Ereignis vorliegt, welches nicht zur betrieblichen Routine gehört. Die Abarbeitung von Auftragsspitzen oder routinemäßig wiederkehrende Ereignisse wie z. B. Jahresabschlussarbeiten, gelten regelmäßig nicht als außergewöhnliche Arbeitseinsätze.

9. Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Arbeitnehmer, die sich auf einer Dienstreise befinden, dürfen vom Arbeitgeber im Rahmen der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen beköstigt werden. Die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge belaufen sich im Inland auf 14 Euro bei eintägigen Dienstreisen bzw. 28 Euro bei mehrtägigen Dienstreisen.

Soweit der Arbeitgeber höhere Beträge als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge erstattet, handelt es sich in Höhe des übersteigenden Betrags um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden, kann nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Satz 2 Nr. 4 EStG eine Pauschalversteuerung mit einem Steuersatz in Höhe von 25 % durchgeführt werden. Die Pauschalversteuerung bringt Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung mit sich.

Wird ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit direkt und unmittelbar von seinem Arbeitgeber bzw. auf dessen Veranlassung von einem Dritten bewirtet, liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor, siehe unten.

10. Bewirtung im Rahmen einer Dienstreise / Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

Wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber auf einer Dienstreise bewirtet wird, kann eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegen. In diesem Fall können vom Arbeitgeber höhere Aufwendungen als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge übernommen werden.

Eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers im Sinne von § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG liegt immer dann vor, wenn einem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. In diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen um 20 % für ein Frühstück und um 40 % für ein Mittagessen bzw. Abendessen zu kürzen.

Bemessungsgrundlage für die Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ist der Pauschbetrag für mehrtägige Dienstreisen. Dieser beläuft sich in 2023 für Auswärtstätigkeiten im Inland auf 28 Euro. Daraus resultieren Kürzungsbeträge in Höhe von 5,60 Euro für ein Frühstück bzw. in Höhe von jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland ergeben sich die zulässigen Höchstbeträge aus der Auslandsreisekostentabelle, für 2023 vgl. BMF-Schreiben vom 23.11.22.

Voraussetzung für die Annahme einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers ist ein konkretes und unmittelbares Tätigwerden des Arbeitgebers, z. B. durch Vorbestellung der Mahlzeiten oder vorherige Reservierung des Restaurants. Die bloße Bezahlung der Rechnung, z. B. bei Erteilung einer Rechnung an den Arbeitgeber oder eine Bezahlung der Rechnung mit einer Firmenkreditkarte, ist keine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers.

Erhält der Arbeitnehmer keine Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen von seinem Arbeitgeber, entfällt eine Kürzung. Der Arbeitnehmer hat in diesem Fall die Möglichkeit, im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend zu machen. Der Werbungskostenansatz reduziert sich ggf. um die niedrigeren Kürzungsbeträge des Arbeitgebers.

Wird in der nächsten Newsletterausgabe fortgesetzt.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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