Lohnsteuerliche Besonderheiten bei der Bewirtung von Arbeitnehmern – Teil 1

Eine Bewirtung von Arbeitnehmern kann im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen, steuerfrei oder steuerpflichtig sein. Darüber hinaus kann die Bewirtung von Arbeitnehmern im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zur Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen führen. Im Focus der lohnsteuerlichen Behandlung steht stets der Veranlassungszusammenhang, also die Beweggründe des Arbeitgebers für die Bewirtung seiner Arbeitnehmer.

Oft ist dieser Veranlassungszusammenhang für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung bzw. in der Finanzbuchhaltung nicht oder nur schwer erkennbar. Um im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zeitraubende Diskussionen und unliebsame Steuernachforderungen zu vermeiden, ist es bereits im Vorfeld einer Lohnsteueraußenprüfung erforderlich, den Veranlassungszusammenhang der Bewirtung zu ermitteln und entsprechend zu dokumentieren.

Neben lohnsteuerlichen Gesichtspunkten spielt auch die Umsatzsteuer eine nicht unbedeutende Rolle. In diesem Zusammenhang ist auch zu klären, ob die Bewirtung der Umsatzbesteuerung zu unterwerfen ist bzw. ob der Arbeitgeber den umsatzsteuerlichen Vorsteuer-Abzug geltend machen kann.

1. Bewirtung in einer Kantine

Früher war es der Regelfall, heute haben Arbeitnehmer nur noch in Ausnahmefällen die Möglichkeit, in einer firmeneigenen Kantine ein Frühstück oder ein Mittagessen einzunehmen. Oft werden diese Kantinen nicht direkt und unmittelbar vom Arbeitgeber betrieben, sondern von einem Pächter.

Keine lohnsteuerlichen Konsequenzen ergeben sich, wenn die Arbeitnehmer mindestens ein Entgelt in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes entrichten. Die amtlichen Sachbezugswerte belaufen sich in 2023 für ein Frühstück auf 2,00 Euro und für ein Mittagessen bzw. Abendessen auf jeweils 3,80 Euro.

Entrichten die Arbeitnehmer ein Entgelt, welches den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet, entsteht ein geldwerter Vorteil in Höhe des Differenzbetrages zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem Entgelt, das der Arbeitnehmer entrichtet.

Beispiel:

Der geldwerte Vorteil kann vom Arbeitgeber nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 1 EStG mit einem Steuersatz von 25% pauschalversteuert werden. Die Pauschalversteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers, also die (regelmäßig höheren) Selbstkosten, sind für lohnsteuerliche Zwecke unbeachtlich. In diesem Zusammenhang führen Kantinenzuschüsse des Arbeitgebers nicht zu einem geldwerten Vorteil.

2. Essensmarken und Essensgutscheine

In der betrieblichen Praxis haben sich Essensmarken und Essensgutscheine durchgesetzt, die der Arbeitnehmer bei verschiedenen Akzeptanzstellen einlösen kann.

Auch bei Essensmarken entsteht ein geldwerter Vorteil immer nur dann, wenn die Zuzahlung des Arbeitnehmers (Eigenleistung) den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.

Der tatsächliche Wert der Essensmarke (Verrechnungswert) ist für lohnsteuerliche Zwecke unbeachtlich, soweit der Wert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt. Der Wert der Essensmarke ist vergleichbar mit einem Zuschuss des Arbeitgebers zu den tatsächlichen Kosten. Bewertungsmaßstab ist der amtliche Sachbezugswert.

Übersteigt der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert um mehr als 3,10 Euro, ist die Essensmarke nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert (2023 = 3,80 Euro) zu bewerten, sondern mit dem Verrechnungswert der Essensmarke.

3. Aufmerksamkeiten

Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Getränke zum Verzehr am Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, handelt es sich um Aufmerksamkeiten im lohnsteuerlichen Sinne und damit nicht um Arbeitslohn. Rechtsgrundlage hierfür ist R 19.6 Absatz 2 LStR. Es ergeben sich entsprechend keine lohnsteuerlichen Konsequenzen.

Auch trockene Brötchen ohne Belag, die zusätzlich zu einem Heißgetränk verabreicht werden, sind nach höchstrichterlicher Rechtsprechung nicht als Arbeitslohn, sondern als Aufmerksamkeiten anzusehen, vgl. BFH-Urteil vom 03.07.19, VI R 36/17.

Abgrenzungsprobleme

Bitte beachten Sie, dass die Abgrenzung zwischen nicht steuerbaren Aufmerksamkeiten einerseits und steuerpflichtigem Arbeitslohn andererseits fließend sind. Im Zweifelsfall kann das Finanzamt vermeintliche Aufmerksamkeiten in steuerpflichtigen Arbeitslohn umqualifizieren. Soweit die Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) nicht überschritten ist, ergeben sich keine unmittelbaren lohnsteuerlichen Konsequenzen.

Beachten Sie bitte, dass bei Anwendung der Sachbezugsfreigrenze alle Sachbezüge, die mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten sind, zusammengerechnet werden. Übersteigt die Summe der Sachzuwendungen die Sachbezugsfreigrenze, ist nicht nur der übersteigende Betrag, sondern der Gesamtbetrag sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen.

Wird in der nächsten Newsletterausgabe fortgesetzt.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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