Lohnsteuerliche Behandlung von Aufwendungen eines Arbeitnehmers in Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice

Während bislang der Arbeitgeber für alles gesorgt und Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt hat, muss der Arbeitnehmer im Zeitalter von Corona-Krise und Homeoffice plötzlich eigenverantwortlich und selbständig Sorge für alles tragen. Verbrauchsmaterial, z. B. Toner und Tinte, Druckerpapier und Büromaterial, aber auch technische Geräte wie Notebooks, Drucker, Scanner und andere Peripheriegeräte sowie Adapter, Verlängerungskabel, etc. müssen zeitnah und teilweise auf eigene Kosten vom Arbeitnehmer beschafft werden, um die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen.

In diesem Beitrag möchten wir Sie darüber informieren, wie Kostenerstattungen des Arbeitgebers lohnsteuerlich zu behandeln sind. In einem weiteren Beitrag (Fortsetzung) werden wir auf die umsatzsteuerlichen Besonderheiten eingehen.

Werbungskosten

Grundsätzlich handelt es sich bei Aufwendungen eines Arbeitnehmers in Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit um Werbungskosten. Werbungskosten sind nach Maßgabe von § 9 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Diese Werbungskosten können vom Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung steuermindernd als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Ersatz von Werbungskosten durch den Arbeitgeber

Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Werbungskosten erstattet, handelt es sich grundsätzlich um Werbungskostenersatz, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist.

Steuerfreiheit kommt bei Werbungskostenersatz grundsätzlich nur dann in Betracht, wenn es sich um Reisekosten, Umzugskosten oder Kostenerstattungen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung handelt. In der lohnsteuerlichen Praxis sind Werbungskosten, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer erstattet, daher zunächst im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu versteuern und zu verbeitragen.

Die steuerliche Neutralisierung erfolgt, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung die zunächst im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuerten Beträge als Werbungskosten geltend macht.

Nachteilig ist bei dieser Regelung, dass in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht keine Korrektur erfolgt.

Beispiel:

Die Arbeitnehmerin Sonja Sonnenschein benötigt für ihren privaten Drucker Druckerpapier und Tintenpatronen, die sie während der Corona-Krise für die berufliche Tätigkeit in ihrem Homeoffice benötigt. Ihr Arbeitgeber erstattet ihr nachträglich die entsprechenden Aufwendungen.

Es handelt sich um Werbungskostenersatz, der im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist.

Sonja Sonnenschein kann ihre Aufwendungen im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Auslagenersatz

Etwas anderes gilt, wenn es sich um Auslagenersatz handelt. Auslagenersatz im lohnsteuerlichen Sinne liegt nach Maßgabe von § 3 Nr. 50 EStG immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Beträge erhält, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden sollen. Auslagenersatz kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer Paul Paulsen benötigt für die Arbeit in seinem Homeoffice einen neuen Drucker. Sein Arbeitgeber, die Zusammenhalt GmbH, beauftragt ihn daher, ein entsprechendes Gerät zu besorgen.

Der Arbeitnehmer erwirbt den Drucker in einem Online-Shop und erhält die Aufwendungen von seinem Arbeitgeber erstattet.

Es handelt sich um Auslagenersatz, der nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei ist.

Auswirkungen für die Praxis

Anhand dieser Beispiele wird deutlich, dass sorgfältig zu prüfen ist, ob es sich bei der Erstattung von Aufwendungen in Zusammenhang mit dem Homeoffice um steuerpflichtigen Werbungskostenersatz oder um steuerfreien Auslagenersatz handelt.

Darüber hinaus sind auch umsatzsteuerliche Besonderheiten zu beachten, über die wir Sie in der Fortsetzung informieren werden.

Dieser Beitrag spiegelt den aktuellen Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wider. Bitte beachten Sie, dass die gegenwärtige Rechtslage jederzeit modifiziert und situationsabhängig an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden kann. Wir werden Sie in gewohnter Weise auf dem Laufenden halten!

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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