Finanzamt schreibt Unternehmern jetzt auch das Kassensystem vor

Barentnahmen an der Steuer vorbei oder auch der illegale Einsatz von Manipulations-Software: All dies hat dazu geführt, dass die Finanzverwaltung Betrügereien an Kassen ausschalten will. Angekündigt hat sie das bereits 2010. Ab 2020 soll mit Kassenbetrug endgültig Schluss sein. Ab diesem Zeitpunkt sind Fiskalkassen Pflicht.

So muss die Fiskalkasse ausgestattet sein

Die Anforderungen an die Software der Kassensysteme kommen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Zwar stellen private Anbieter Sicherheitsmodule, Speichermedien und Schnittstellen her, doch sie müssen vom BSI zertifiziert sein.

Zu den Sicherheitseinrichtungen der neuen Fiskalkasse gehören:

• ein Sicherheitsmodul, das Kasseneingaben automatisch sofort beim Eintippen protokolliert. Diese Aufzeichnungen dürfen später nicht mehr veränderbar sein,
• ein Speichermedium, das die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren speichert und
• eine digitale Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleistet, um Prüfern der Finanzbehörde Zugang zu einheitlich geordneten und damit vergleichbaren Daten zu ermöglichen.

Wie lange Unternehmer noch welche Kassen nutzen dürfen

Wer sein Kassensystem vor dem 26. November 2010 und ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung gekauft hat, der muss es ausmustern. „Betriebe, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 eine neue Ladenkasse gekauft haben, dürfen diese noch bis 31. Dezember 2022 nutzen. Für sie gilt Bestandsschutz“, sagt Steuerstrafrechtsexpertin Janika Sievert. Allerdings müssen diese Kassensysteme den technischen Anforderungen des BMF-Schreibens von 2010 genügen. Die Hersteller kennen die Anforderungen. Und: Unternehmer müssen regelmäßig Updates machen.

Kassen mit technischen Sicherheitseinrichtungen sind unbedenklich

Neue Kassen, die schon die entsprechenden technischen Sicherheitseinrichtungen haben, dürfen Unternehmer unbegrenzt weiter nutzen. Das gilt unabhängig vom Anschaffungszeitpunkt. Wer sich eine Fiskalkasse kauft, der muss sie innerhalb eines Monats bei seinem zuständigen Finanzamt melden. „Wer ab 2020 keine Kasse mit elektronischem Aufzeichnungssystem und zertifizierter Sicherheitseinrichtung einsetzt und sein Kassensystem nicht noch bis 2022 nutzen darf, dem drohen neben Steuernachzahlung und Steuerstrafverfahren bis zu 25.000 Euro Bußgeld“, warnt Sievert.

Unternehmer müssen Neukauf und Ausmustern melden

Künftig sind dem Finanzamt die genaue Zahl neuer Kassen im Betrieb ebenso zu melden wie jene, die das Unternehmen ausmustert. Bei Käufen bis Ende dieses Jahres ist der späteste Meldetermin der 31. Januar 2020. Dazu soll es einen speziellen Vordruck bei den Landesfinanzbehörden geben. Bislang gibt es diesen allerdings noch nicht. „Unklar ist, ob das noch rechtzeitig klappt. Vermutlich wird es eine Übergangsfrist geben“, sagt die Ecovis-Steuerstrafrechtlerin.

Gastrobetriebe müssen ab 2020 ungefragt Rechnungen ausstellen

Unternehmer sollten daher alle Vorgänge rund um die Kasse genau angeben und dokumentieren. „Allein wegen formeller Mängel kann der Verdacht auf Schwarzgeld aufkommen. Bei schwerwiegenden Mängeln kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen“, warnt Janika Sievert, „und wenn Finanzämter Umsätze schätzen, dann sind diese Schätzungen inklusive der entsprechenden Zuschläge für Unternehmer nie von Vorteil.“ Eine weitere Neuerung bedeutet besonders für Gastronomiebetriebe eine Umstellung: Ab 2020 müssen sie jedem Gast immer eine Rechnung ausstellen. „Ausnahmen gibt es nur in begründeten Fällen, etwa wenn Unternehmer an viele Unbekannte verkaufen, wie zum Beispiel eine Pommesbude. Die Ausnahme muss das Finanzamt allerdings genehmigen“, sagt Sievert.

Vor allem Unternehmer, die sich in den kommenden Jahren zur Ruhe setzen wollen, scheuen Investitionen. „Das Geld für ein Kassensystem ist aus unserer Sicht hundertmal besser investiert, als wenn das Finanzamt Mängel findet und anstatt einer vergleichsweise kleinen Ausgabe riesige Zahlungen zu leisten sind“, warnt die Expertin. Seine Altersvorsorge aufs Spiel zu setzen, lohnt sich ihrer Meinung nach nicht.