E-Rechnung: Was gilt für Vorsteuerabzug und Dauerrechnungen?

In einem aktuellen Schreiben klärt das Bundesfinanzministerium (BMF) einen Teil der Fragen. Die Details kennt Ecovis-Experte Robin Große aus Ahlbeck.

Vor der Einführung der E-Rechnung ließ das BMF ausgewählte Verbände Stellung nehmen. „Ecovis hatte die Gelegenheit, im Sinne des Mittelstands fachlich zuzuarbeiten. Es ist schön zu sehen, dass Anregungen übernommen wurden“, sagt Ecovis-Steuerberater Robin Große.

Den Vorsteuerabzug sichern

Stellt das leistende Unternehmen eine E-Rechnung aus, ist diese das maßgebende Rechnungsdokument. Nur dieses Dokument berechtigt den Empfänger zum Vorsteuerabzug. Kann der Empfänger die E-Rechnung technisch nicht empfangen oder verweigert er die Annahme, scheidet mangels Rechnungszugang der Vorsteuerabzug aus. Ein Anspruch auf eine alternative Ausstellung in Papier oder als PDF besteht nach BMF-Ansicht nicht. Es gilt also, pünktlich zum 1. Januar 2025 die Empfangsbereitschaft zu sichern.

Die E-Rechnung empfangen

Der Rechnungsabsender muss die E-Rechnung elektronisch übermitteln, in der Regel per E-Mail oder als Download aus Kundenportalen. Für Unternehmen im Konzernverbund reicht der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort aus, zum Beispiel auf einem Server.

So soll es mit Dauerrechnungen laufen

Dauerrechnungen sind weiterhin möglich. Hier müssen Unternehmen jedoch künftig unterscheiden:

• Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erstellte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Bestehende Dauerrechnungen müssen also nicht durch eine Initial-E-Rechnung ersetzt werden.
• Für Fälle nach dem 1. Januar 2027 oder bei Änderungen an bestehenden Verträgen ist es ausreichend, einmalig eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum auszustellen. Diese muss den zugrundeliegenden Vertrag als Anhang enthalten oder im sonstigen Inhalt klarstellen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Ergeben sich danach erneut Änderungen, zum Bespiel durch die Anpassung der Miete, ist auch die E-Dauerrechnung zu ändern.

Die Wahl des E-Rechnungsformats

Mehrere Formate erfüllen die E-Rechnungsanforderungen der Steuerbehörden. Doch welches ist in der Praxis zu verwenden, und müssen Unternehmen alle Formate von Unternehmern akzeptieren? Das ist eine zivilrechtliche Frage, die zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist. „Das Format sollten die Parteien daher bei jedem Vertragsabschluss regeln“, sagt Große.

Herausforderung bei Schlussrechnungen

Derzeit sind die Anforderungen an eine umsatzsteuerrechtlich korrekte Endrechnung, also die Abrechnung über die gesamte Leistung mit Absetzung der Anzahlungen, noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar. Eine einfache Lösung ist die auch zulässige Restrechnung. In dieser wird nur über den Restbetrag abgerechnet. „Diese Lösung wird jedoch vor allem für die Baubranche noch nicht praktikabel sein“, sagt der Ecovis-Experte. Aufgrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen lässt das BMF vorerst auch eine Kombination aus Endrechnung im E-Rechnungsformat und einen die Anzahlungen auflistenden Anhang in Form eines unstrukturierten Datensatzes zu. Auf diesen Anhang ist in der Endrechnung ausdrücklich hinzuweisen. Außerdem muss der Anhang als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten sein. Das bedeutet die E-Rechnung ist in einem Format zu erstellen, in dem die E-Rechnung selbst und der notwendige Anhang technisch miteinander verbunden ist. Das ist zum Beispiel bei hybriden Formaten möglich. Die Vereinfachung gilt für bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellte Rechnungen.