Zahlungsverkehr: So werden Unternehmen jetzt SEPA-sicher

Das Gesetz will es so - und es gibt für Unternehmen keinerlei Übergangsfrist: Vom 1. Februar 2014 an werden sämtliche deutschen Banken nur noch dann Zahlungen per Lastschriftverfahren durchführen, wenn die begünstigten Betriebe schriftliche Einzugsermächtigungen nach SEPA-Standard vorliegen haben. Schwierigkeiten drohen allen Unternehmen, die bislang von ihren Kunden die Einwilligung zur Abbuchung entweder nur mündlich, per einfacher E-Mail oder via Online-Formular erhalten haben. Dies betrifft viele kleinere Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe, die Dauerkunden betreuen, sowie nach derzeitigem Stand Onlinehändler.

Bestehende Einzugsermächtigungen ergänzen ...

Wer weiterhin Geld einziehen möchte, für den gilt: Ohne eine schriftlich vorliegende Einverständniserklärung des Schuldners ist dies nicht (mehr) möglich. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie zuerst überprüfen müssen, ob die bisherigen Einzugsermächtigungen in schriftlicher Form vorliegen. Gibt es eine Einzugsermächtigung mit Unterschrift, dann kann diese in ein SEPA-Mandat "gewandelt" werden. Über diese Umwandlung ist der Kunde schriftlich zu informieren. Für diesen Zweck gibt es Vorlagen nach den Vorgaben der Deutschen Bundesbank, die beispielsweise die DATEV eG für ihre Kunden bereitstellt.

"Bei den mit den bisherigen Abbuchungsaufträgen vergleichbaren SEPA-Firmenlastschriften gelten allerdings andere Vorgaben", erklärt Christine Thoma, SEPA-Expertin bei der Nürnberger DATEV eG. Für diese müssen immer neue SEPA-Lastschriftmandate eingeholt und vom Zahlungspflichtigen der Bank vorgelegt werden.

... oder neue, SEPA-sichere Einzugsermächtigungen einholen

Liegt eine Einzugsermächtigung nicht in Papierform mit Unterschrift vor, dann muss der Kunde erneut angeschrieben und ein unterschriebenes SEPA-Mandat eingeholt werden. Hierbei sind einige Formanforderungen zu beachten. Ein SEPA-Lastschriftmandat enthält neben der Unterschrift des Kunden einen verbindlichen Text - das Muster dafür findet sich auf der Seite der Deutschen Bundesbank und unter www.datev.de/sepa. Zudem müssen eine so genannte Gläubigeridentifikations- und eine Mandatsreferenznummer auf dem Schriftstück ausgewiesen werden. Die Gläubigeridentifikationsnummer vergibt die Deutsche Bundesbank; sie kann online dort beantragt werden. Die Mandatsreferenznummer definiert jedes Unternehmen selbst; es bietet sich zum Beispiel die Kunden- oder Vertragsnummer an.

Wichtig ist für alle Lastschriftverfahren, dass die jeweiligen Mandate sorgfältig archiviert werden, denn das zahlungsausführende Institut kann jederzeit deren Vorlage in Kopie verlangen und wird dies spätestens dann tun, wenn einer Kontobelastung durch den Zahlenden widersprochen wurde. Das Recht auf Erstattung des in Frage gestellten Betrages haben Kontoinhaber bei der SEPA-Basislastschrift mit vorliegendem Mandat innerhalb einer Acht-Wochen-Frist nach Belastung des Kontos. Bei der Firmenlastschrift gibt es kein Erstattungsrecht. Für nicht autorisierte Abbuchungen gilt weiterhin eine Frist von 13 Monaten.

Abbuchungen formal korrekt ankündigen

Mit dem Vorliegen des Lastschriftmandats allein ist aber noch nicht allen Formalia Genüge getan. Vielmehr müssen Unternehmen im SEPA-Lastschriftverfahren künftig sowohl ihren Kunden als auch der Bank ankündigen, dass sie Abbuchungen vornehmen wollen - gegenüber den Kunden mindestens 14 Tage im Voraus, wenn es keine andere Vereinbarung gibt. Beim Kunden genügt es diese so genannte Pre-Notification als Textbaustein in die Rechnung einzutragen. Bei den Kreditinstituten muss die Vorankündigung beim ersten Einzug mindestens fünf Tage vorher vorliegen. Dies geschieht, indem der Auftrag entsprechend früher übersandt wird. Die Pre-Notification muss eine Reihe von Angaben enthalten, darunter die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, den oder die abzubuchenden Beträge sowie den oder die Termine, zu denen abgebucht werden soll.

"Diese Vorbereitungen auch in den betriebsinternen Prozessen müssen die Unternehmer zeitnah in Eigenregie sicherstellen", erklärt Thoma, "Banken oder Sparkassen können das nicht übernehmen." Zudem sollten sie prüfen, ob ihre betrieblich genutzten Programme etwa für das Rechnungswesen oder den Zahlungsverkehr bereits SEPA-fähig sind, das heißt unter anderem mit den neuen internationalen Kontonummern und Bankleitzahlen umgehen können. Im Idealfall bieten sie außerdem eine automatische Umstellung der Kontendaten. So sorgt in den DATEV-Programmen der IBAN-Assistent bereits seit Anfang dieses Jahres dafür, dass Nutzer in den relevanten Anwendungen alle Kontodaten per Knopfdruck in das neue Format transferieren können. Den Steuerberater hinzuziehen

Kompetente Hilfestellung leisten bei der Umstellung auf SEPA neben den Kreditinstituten vor allem Steuerberater: Sie kennen die Zahlungsströme der Unternehmen und können daher die entscheidenden Hinweise darauf liefern, wo besonderer Handlungsbedarf besteht. So kann die jetzt erforderliche Umstellung auf ein Onlineverfahren beim Banking ein wichtiger Aspekt sein, da die Banken zeitgleich mit SEPA zum Großteil keine Zahlungen mehr auf Datenträgern annehmen wollen. Gegebenenfalls kann der Steuerberater zudem eine Online-Beratung der DATEV zu SEPA einbeziehen.

Selbst SEPA-Überweisungen durchführen

"Zusätzliche Beratung brauchen vor allem Unternehmen, die per Lastschriftverfahren mit ihren Kunden abrechnen", sagt DATEV-Expertin Thoma. Den übrigen empfiehlt sie, pragmatisch an das Thema heranzugehen und einfach selbst erste SEPA-Überweisungen auszuführen, um sich an die SEPA-Formulare mit den neuen Bankverbindungsdaten zu gewöhnen. Umfangreiche Informationen rund um die zahlreichen Detailfragen zu SEPA finden Unternehmer unter www.datev.de/sepa.

Schon seit geraumer Zeit finden sich IBAN und BIC, die Kontonummer und Bankleitzahl ablösen, auf allen Kontoauszügen und Karten, die die Banken ausstellen. Unternehmen tun gut daran, die eigenen neuen Kontodaten schon jetzt auf sämtlichen Geschäftspapieren anzubringen.

Die automatisierte Kontenumstellung überprüfen

In den kaufmännischen Softwarelösungen der DATEV schlägt der IBAN-Assistent die neuen Bankdaten automatisch vor. Eine Prüfung der Zahlen ist aber dennoch notwendig, wie Christine Thoma weiß: "Es können immer Ausnahmefälle auftauchen, die sich nicht automatisch übertragen lassen. So gibt es von der Bundesbank zurzeit noch für eine ganze Reihe von Sonderkonten keine Möglichkeit der automatischen Umstellung, beispielsweise für Spendenkonten mit einprägsamen Formaten à la 4444."

Die manuelle Überprüfung der umgewandelten Daten ist nicht zuletzt deshalb wichtig, weil die Banken mit der Einführung von SEPA nicht mehr verpflichtet sind, einen sogenannten Namen-Nummern-Vergleich durchzuführen. Durch diesen Haftungsausschluss trägt am Ende jeder Unternehmer selbst dafür die Verantwortung, dass seine Daten korrekt sind - und kann bei Falschzahlungen niemanden in Regress nehmen.