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Steuern sparen bei der Überlassung von Smartphones und Tablets

15.01.2013  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: ArtevanaTax Steuerberatungsgesellschaft mbH.

Berliner Steuerberatungskanzlei ArtevanaTax zur digitalen Mitarbeitermotivierung: "Effektiv die Verbindung halten"

Es wird immer üblicher eine Verbindung zwischen Unternehmen und seinen Mitarbeitern auch ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten herzustellen und zu praktizieren, denn die Hilfsmittel i-Pads und Smartphones erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und das eben nicht nur für private Zwecke.

Innovative Unternehmer nutzen die neuen digitalen Möglichkeiten für eine enge Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen und machen auch den Mitarbeitern selbst in der Regel mit der steuer- und sozialversicherungsfreien Überlassung solcher Geräte eine große Freude.

Denn nutzt der Arbeitnehmer einen betrieblichen Computer oder Telekommunikationsgeräte auch privat, ist darin zwar ein geldwerter Vorteil zu sehen. Doch aufgrund einer besonderen Regelung im Einkommensteuergesetz, bleibt dieser jedoch steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Überlassung aufgrund des Arbeits- oder Dienstverhältnisses erfolgt. Diese Steuerfreiheit umfasst auch die Nutzung von passendem Zubehör und entsprechender Software, sowie die Kosten für das Internet. Sie ist nicht auf eine evt. private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder das Laptop in den häuslichen Räumen des Arbeitnehmers.

Die gesetzliche Regelung (§ 3 Nr. 45 EStG) wurde durch eine Gesetzesänderung rückwirkend ab 1. Januar 2012 allgemein auf "Datenverarbeitungsgeräte" ausgedehnt. Somit wurde geklärt, dass auch Smartphones und Tablets sowie die System- und Anwendungsprogramme, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt und der Arbeitnehmer auf seinem privaten PC installiert und nutzt ("Home-Use-Programme") unter die Steuerfreiheit fallen.

Dabei gibt es natürlich auch eine Falle: Die Steuer- und Abgabenfreiheit gilt nur für die Überlassung - nicht die Übereignung - eines betrieblichen Geräts. Handlungsbedarf besteht in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer bereits ein Smartphone mit Mobilfunkvertrag hat und dieser auf den Arbeitgeber nur umgeschrieben wird. Es genügt nicht, wie es oft praktiziert wird, wenn nur die Handy-Rechnung an den Arbeitgeber geht. Das Handy oder Tablet selbst muss ein betriebliches Geräte sein, also dem Arbeitgeber gehören.

Die Lösung Ihres Steuerbüros ist: Entweder schafft der Arbeitgeber ein neues Gerät an und stellt es dem Mitarbeiter zur Verfügung, oder der Mitarbeiter schenkt bzw. verkauft sein Handy oder I-pad vor der Überlassung durch den Arbeitgeber ganz offiziell an das Unternehmen.

Vorteil für den Unternehmer: Senkt der Arbeitgeber im Gegenzug für die steuerfreie Überlassung die Bruttolohnzahlung für den Arbeitnehmer werden damit auch die privaten Kosten steuerfrei. Denn für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber wegen Zurverfügungstellung von Kommunikationsgeräten erbracht werden. Bei Absenkung des Lohns werden damit privat veranlasste Kosten im Ergebnis aus dem Brutto, also ohne vorherige Belastung mit Abgaben finanziert. Der Unternehmer spart zudem die Lohnnebenkosten.

Fragen Sie Ihren Steuerberater, denn zur Dokumentation und Rechtssicherheit sollte eine schriftliche Nutzungsvereinbarung erfolgen. Diese sollte Regelungen beinhalten, um welche Geräte es sich handelt, die Eigentumsverhältnisse, die Haftung,der Nutzungsumfang, und eine evt. Rückgabepflicht oder Zahlungsverpflichtung bei Ende des Arbeitsverhältnisses beinhalten.


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