Startschreiben zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale

Nachdem die gute alte Lohnsteuerkarte ihr 87. Lebensjahr vollendet hat, wird sie nach dem derzeitigen Stand der Dinge zum 01.01.2013 endgültig in den wohlverdienten Ruhestand gehen. Ihr Nachfolger wird die neue elektronische Lohnsteuerkarte sein. Während die Lohnsteuerabzugsmerkmale wie z.B. Lohnsteuerklasse, Kirchensteuerzugehörigkeit und persönliche Freibeträge bislang auf der papiergebundenen Lohnsteuerkarte bescheinigt wurden, müssen die sog. elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) künftig vom Arbeitgeber auf elektronischem Wege abgerufen und in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen werden. Das Bundesfinanzministerium hat jüngst zwei BMF-Schreiben veröffentlicht, mit denen wir Sie in dieser und in den nächsten Ausgaben vertraut machen wollen.

Entwurf eines BMF-Schreibens - Startschreiben

Das Bundesfinanzministerium hat jüngst den Entwurf eines Anwendungsschreibens (Startschreiben) zum erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale durch den Arbeitgeber und Anwendungsgrundsätzen für den Einführungszeitraum 2013 bekanntgegeben.

§ 52b EStG in der derzeit gültigen Fassung enthält die aktuellen Übergangsregelungen bis zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2013 ist eine Neufassung des § 52b EStG vorgesehen. Weil das Jahressteuergesetz 2013 von den politischen Gremien noch nicht beschlossen worden ist, sind die im Gesetz vorgesehenen Neuregelungen in diesem Entwurf noch nicht enthalten.

Starttermin

Als Starttermin für das ELStAM-Verfahren ist der 01.11.2012 vorgesehen. Von diesem Zeitpunkt an kann der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen. Diese elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind für Lohnzahlungszeiträume ab dem 01.01.2013 anzuwenden.

Einführungszeitraum für das ELStAM-Verfahren

Das Kalenderjahr 2013 wird als Einführungszeitraum für das ELStAM-Verfahren bestimmt. Aufgrund der zu erwartenden Umstellungsschwierigkeiten soll den Arbeitgebern ein längerer Umstellungszeitraum gewährt werden. Dadurch sollen insbesondere technische und organisatorische Probleme, die bei einer gleichzeitigen Umstellung auf das neue Verfahren entstehen können, vermieden werden.

In diesem Zusammenhang ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale spätestens für den letzten Lohnzahlungszeitraum in 2013, also Dezember 2013, abzurufen. Der Arbeitgeber ist entsprechend nicht dazu gezwungen, bereits zum 01.01.2013 auf das neue Verfahren umzustellen. Der Umstellungszeitpunkt kann frei gewählt werden.

Übergangszeitraum vor dem erstmaligen Abruf

Bis zum erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind für den Lohnsteuerabzug weiterhin die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der entsprechenden Ersatzbescheinigungen maßgebend. Soweit abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale zu berücksichtigen sind, z.B. weil sich melderechtliche bzw. steuerliche Veränderungen ergeben haben, kann der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber folgende Unterlagen vorlegen:

• Mitteilungsschreiben des Finanzamts zur "Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (Elektronische Lohnsteuerabzugs-merkmale)"
• Ausdruck oder sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts mit den gültigen ELStAM
• Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aufgrund abweichender Meldedaten

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale in diesen Dokumenten sind unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit auch für das Kalenderjahr 2013 gültig, soweit der Arbeitgeber noch keine ELStAM-Daten abgerufen hat. Der Arbeitnehmer braucht für die Berücksichtigung von Freibeträgen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung keinen erneuten Antrag stellen. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die eingetragenen Abzugsmerkmale gültig sind. Nach erstmaligem Abruf der ELStAM-Daten verlieren die alten Abzugsmerkmale ihre Gültigkeit. In diesem Fall müssen etwaige Freibeträge vom Arbeitnehmer neu bei seinem Wohnsitzfinanzamt beantragt werden.

Aushändigung der Lohnsteuerkarte an den Arbeitnehmer

Soweit auf der Lohnsteuerkarte 2010 bereits eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt und die Lohnsteuerkarte an den Arbeitnehmer ausgehändigt worden ist, können diese Lohnsteuerabzugsmerkmale bei fortbestehendem Dienstverhältnis weiter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zugrunde gelegt werden, wenn der Arbeitnehmer eine entsprechende formlose schriftliche Bestätigung vorlegt. Diese schriftliche Bestätigung muss der Arbeitgeber aufbewahren und als Anlage zum Lohnkonto nehmen.

Vereinfachungsregelung für Auszubildende

Bei Auszubildenden, die im Kalenderjahr 2013 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, kann der Arbeitgeber vor dem erstmaligen Abruf der ELStAM-Daten den Lohnsteuerabzug aus Vereinfachungsgründen ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung nach der Steuerklasse I vornehmen. Hierfür ist es ausreichend, wenn der Auszubildende seinem Arbeitgeber seine Steueridentifikationsnummer, sein Geburtsdatum und die evtl. Zugehörigkeit zu einer kirchensteuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilt. Für Altfälle kann weiterhin von der Steuerklasse I ausgegangen werden.

Fehlerhafte Meldedaten

Soweit aufgrund fehlerhafter Meldedaten unzutreffende ELStAM bereitgestellt wurden und das Finanzamt eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt hat, werden die ELStAM gesperrt (sog. Vollsperrung). Daher können die ELStAM in diesen Fällen nicht vom Arbeitgeber abgerufen werden. Es sind dann die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Besonderen Bescheinigung zugrunde zu legen.

Ist die Sperrung vor dem erstmaligen Abruf erfolgt und wird die Sperrung wieder aufgehoben, informiert das Finanzamt den Arbeitnehmer entsprechend. Der Arbeitnehmer ist dazu verpflichtet, dies seinem Arbeitgeber mitzuteilen. Ist die Sperrung hingegen nach dem erstmaligen Abruf erfolgt, wird dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung von Amts wegen mitgeteilt.

Erstmaliger Einsatz des ELStAM-Verfahrens

Wenn der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren erstmalig anwendet, muss er seine Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden. Die Anmeldung soll grundsätzlich einheitlich erfolgen. Es wird jedoch von Seiten der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Arbeitnehmer stufenweise zu verschiedenen Zeitpunkten in das ELStAM-Verfahren überführt werden.

Der Arbeitgeber soll seinen Arbeitnehmern den Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zeitnah mitteilen. Eine Mitteilung an das Finanzamt ist nicht erforderlich.

Erstes oder weiteres Dienstverhältnis

Der Arbeitgeber hat bei der Anmeldung zu unterscheiden, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt. Ein erstes Dienstverhältnis darf nur angemeldet werden, wenn die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine entsprechende Ersatzbescheinigung mit den Steuerklassen I bis V vorliegt, wenn er von der Vereinfachungsregelung für Auszubildende Gebrauch macht bzw. wenn die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 nach Aushändigung an den Arbeitnehmer in Zusammenhang mit einer entsprechenden Erklärung des Arbeitnehmers (siehe oben) zugrunde gelegt werden. Das gilt auch dann, wenn ein neues Dienstverhältnis im Einführungszeitraum begründet wird.

Grundsatz des einheitlichen Dienstverhältnisses

Nach Maßgabe des Grundsatzes eines einheitlichen Dienstverhältnisses ist der Abruf der ELStAM für ein zweites Dienstverhältnis beim selben Arbeitgeber nicht zulässig, z.B. wenn ein Arbeitnehmer neben einer Betriebsrente noch Arbeitslohn aus einem aktiven Beschäftigungsverhältnis erhält oder in Elternzeit ist und beim selben Arbeitgeber weiterarbeitet. Bei derartigen Fallkonstellationen ist die Steuerklasse VI zugrunde zu legen.

Anwendung der ELStAM

Nach erstmaligem Abruf der ELStAM sind diese für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zugrunde zu legen. Die Berücksichtigung der alten Lohnsteuerabzugsmerkmale ist nicht zulässig. Das gilt auch dann wenn eine Anwendung der ELStAM aus technischen Gründen nicht möglich ist. In diesem Fall ist § 39c EStG – Durchführung des Lohnsteuerabzugs ohne Lohnsteuerkarte – zu beachten. Die Berücksichtigung der alten Lohnsteuerabzugsmerkmale ist nur zulässig, wenn der erstmalige Abruf der ELStAM nicht möglich war.

6-Monats-Zeitraum

§ 52b EStG in der Fassung des JStG 2013 sieht vor, dass der Arbeitgeber auf eine sofortige Anwendung der ELStAM einmalig verzichten und den Lohnsteuerabzug für die Dauer von max. 6 Kalendermonaten weiter nach den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmale vornehmen kann. Hierzu muss der Arbeitgeber die Zustimmung vom Arbeitnehmer einholen. Nach dem Wortlaut des Entwurfs des BMF-Schreibens ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, dies zu dokumentieren oder im Lohnkonto aufzuzeichnen. Durch diese Maßnahme soll dem Arbeitgeber ermöglicht werden, die Funktionsfähigkeit des Lohnabrechnungsprogramms abzusichern. Darüber hinaus ist durch diese Maßnahme gewährleistet, dass evtl. Unstimmigkeiten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit den ELStAM mit dem Finanzamt abgestimmt werden können.

Nach Ablauf des 6-Monats-Zeitraums muss der Arbeitgeber die ELStAM für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zugrunde legen, soweit der Arbeitnehmer keine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat.

Rückrechnung

Soweit sich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung Abweichungen zwischen Anwendung der alten Lohnsteuerabzugsmerkmale und der ELStAM ergeben, muss der Arbeitgeber keine Rückrechnung oder anderweitige Korrektur durchführen.

Abmeldung des Arbeitnehmers

Wenn der Arbeitgeber ELStAM bereits angewendet hat, ist er bei einer Beendigung des Dienstverhältnisses dazu verpflichtet, dies dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich mitzuteilen (Abmeldung nach § 39e Absatz 4 Satz EStG).

Fortsetzung folgt.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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