Protokollführung für Betriebsräte – Teil 6

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Die Sitzungsniederschrift

Grundsätzlich gilt: Es ist eine gesetzliche Pflicht des Betriebsrats, eine Sitzung mitzuschreiben. Das ist nicht nur wegen der gesetzlichen Regelung (§ 34 BetrVG) wichtig, sondern bietet allen Mitgliedern des BR die Möglichkeit, nachzuvollziehen, wie Entscheidungen und Diskussionen abgelaufen sind und welche Informationen zu den Themen weiterhin vorliegen. Das ist insbesondere für Mitglieder wichtig, die an einer Sitzung nicht teilgenommen haben.

Die Gestaltung des Protokolls hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. In der Regel wird aus den Aufzeichnungen der Mitschrift anschließend das finale Protokoll verfasst. Es gibt keine Vorschrift darüber, dass das Protokoll digital zu erstellen ist. Handschriftliche Protokolle sind unter der Voraussetzung, dass sie rechtssicher verfasst sind, genauso zulässig und bindend wie digital erstellte Protokolle. Ebenso ist nicht vorgeschrieben, welche Protokollart verfolgt wird. Gemeint sind hier die bereits in Teil 3 erläuterten Varianten Wortprotokoll, Verlaufsprotokoll, Kurzprotokoll oder Ergebnisprotokoll.

Checkliste

• Eine Sitzungsniederschrift muss über jede Betriebsratssitzung sowie über alle Ausschusssitzungen, Wirtschaftsausschusssitzungen, Sitzungen von Arbeitsgruppen gem. § 28a BetrVG usw. erstellt werden.
• Der Sitzungsniederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, die von allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen eigenhändig unterschrieben wird.
• Die Sitzungsniederschrift ist unverzüglich nach der Sitzung zu erstellen und muss mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die entsprechende Stimmenmehrheit enthalten.
• Die Sitzungsniederschrift muss vom Vorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied unterschrieben werden.
• Hat der Arbeitgeber oder ein Gewerkschaftsbeauftragter an der Sitzung teilgenommen, so sind diesen Personen entsprechende Auszüge aus der Sitzungsniederschrift auszuhändigen.
• Einwendungen gegen die Sitzungsniederschrift von Betriebsratsmitgliedern, dem Arbeitgeber oder Gewerkschaftsbeauftragten müssen dem Vorsitzenden unverzüglich mitgeteilt werden und sind der Sitzungsniederschrift beizufügen.
• Die Sitzungsniederschrift nebst allen Anlagen muss rechtzeitig an die Betriebsratsmitglieder versendet werden, sodass sie sie vor der nächsten Betriebsratssitzung vorliegen haben.
• Unabhängig von der Sitzungsniederschrift haben alle Mitglieder des Betriebsrats das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen.

Protokollrahmen

Folgende Kriterien sollten erfüllt sein:

• Rechtssicherheit in der Ausführung und Formulierung
• Gute Lesbarkeit, somit gute Struktur und korrekte Protokollsprache
• Information als Arbeitshilfsmittel für alle Betriebsratsmitglieder und andere Personen, die Einsichtrecht haben, sei es auch nur auszugsweise

Unabhängig davon, welche Protokollart verfolgt wird, sollten der Protokollrahmen immer mit folgenden Inhalten bestückt sein:

Protokollkopf

• Datum, Zeitpunkt und Ort
• Beginn und Ende
• Name des Sitzungsleiters oder der Sitzungsleiterin (in der Regel der oder die Betriebsratsvorsitzende oder auch abweichend)
• Name des Protokollführers
• Ggf. Verteiler, wenn weitere Personen außer denen auf der Anwesenheitsliste das Protokoll erhalten, auch auszugsweise

Hierzu gehört auch die eigenhändig unterzeichnete Anwesenheitsliste, in der auch abweichende Anwesenheitszeiten sowie Funktion und Stimmberechtigung mit aufgeführt sein sollen.

Protokollinhalt

Des Weiteren ist an dieser Stelle die Agenda zu ergänzen, mit der die Teilnehmer eingeladen wurden und die somit als Grundlage für den Sitzungsinhalt dient.

Die gewählte Protokollart bestimmt die Gestaltung des Inhaltes. Wir gehen davon aus, dass in der Regel für ausführlichere Protokolle das Verlaufs- oder Kurzprotokoll umgesetzt wird und bei straffer Protokollierung lediglich das Ergebnis- bzw. Beschlussprotokoll zum Einsatz kommt.

Als Layout wird in den meisten Fällen vermutlich die Tabellenform bevorzugt, denn diese Form ist besonders geeignet, um eine gut lesbare Struktur darzustellen. Der Leser oder die Leserin kann dann auf einen Blick erkennen, worum es in den Tagesordnungspunkten jeweils ging sowie ggf., welche Diskussionsbeiträge dazu geäußert wurden und was für Ergebnisse erzielt wurden.

Verlaufsprotokolle und auch in begrenztem Umfange Kurzprotokolle enthalten aufgrund ihrer Ausführlichkeit oft viel Fließtext, wofür die Tabellenform weniger günstig ist. Nicht nur aus diesem Grunde folgender Praxistipp: Es empfiehlt sich, die Beschlüsse auf einem gesonderten Formular festzuhalten. Wenn nämlich vor Gericht der Beschluss in seinem Inhalt nachgewiesen werden muss, erfährt der Arbeitgeber dadurch nicht, was in der Sitzung sonst besprochen wurde. Auf dem Formular sollten auch Abstimmungsergebnis und die Beteiligten an dem Beschluss festgehalten sein.

Ergebnisprotokolle sind ideal in Tabellenform zu gestalten. Die Spalten können wie folgt betitelt sein:

Eine solche Struktur ist ebenso sinnvoll bei Verlaufs- bzw. Kurzprotokollen, in denen die Diskussionsbeiträge ohne Spaltensatz im Fließtext dargestellt werden. Hier werden zwar auch die TOP-Nummer und Titel gemäß Agenda als Überschrift aufgeführt, jedoch referieren die Ergebnisse per TOP-Nummer damit in einer separaten Aufstellung. Diese ist auch als Arbeitsgrundlage wesentlich leichter zu handhaben.

Weitere Hinweise zum Einsatz verschiedener Anwendungen für die digitale Protokollerstellung sowie zur Formatierung und Protokollsprache erhalten Sie in den nächsten Newslettern.

Protokollschluss:

• Steht bereits fest, dass und wann eine Folgebesprechung stattfinden soll, nehmen Sie auch Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort in den Protokollschluss auf, damit alle Beteiligten sich den Termin gleich vormerken können.
• Auch wenn im Informationszeitalter vieles über die EDV läuft, ganz auf Papier verzichten kann man im BR-Büro nicht. § 34 BetrVG schreibt vor, dass die Sitzungsniederschriften (und ggf. auch die separaten Beschlussprotokolle) vom Vorsitzenden (im Verhinderungsfalle der stellv. Vorsitzende) und einem weiteren Mitglied des BR unterschrieben werden müssen.

Die unterzeichnete Sitzungsniederschrift kann mit der Anwesenheitsliste, der Beschlussprotokolle und Abschriften der Ladungen nebst Tagesordnung zusammen in einem Ordner verwahrt werden, sodass darauf im Bedarfsfalle schnell zurückgegriffen werden kann.

Akteneinsicht und/bzw. -aushändigung

Die BR-Mitglieder haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen (§ 34 Abs. 3 BetrVG). Unterlagen sind nicht nur die Sitzungsniederschriften, sondern alle Materialien, die dem BR zur Verfügung stehen (z. B. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Regelungsentwürfe, Verhandlungsprotokolle etc.), aber auch schriftliche Aufzeichnungen, die einzelne BR-Mitglieder selbst gefertigt haben. Ein Anspruch auf Überlassung der Unterlagen besteht nicht. Jedoch kann sich das BR-Mitglied bei der Einsichtnahme Notizen machen und Fotokopien anfertigen (HaKo-BetrVG/Düwell, aaO., § 34 Rn. 11).

Soweit der Arbeitgeber (oder sein Vertreter) oder ein Beauftragter einer Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen haben, ist ihnen eine Abschrift der Sitzungsniederschrift auszuhändigen. Dieser Anspruch bezieht sich jedoch nur auf die Niederschrift bezüglich der Tagesordnungspunkte, an denen sie tatsächlich teilgenommen haben, wenn sie nicht der gesamten Sitzung beiwohnten oder der Sitzung trotz Einladung ganz oder teilweise fernblieben.

Einen generellen Anspruch auf Aushändigung von Abschriften der Sitzungsniederschriften an den Arbeitgeber / Arbeitgebervertreter besteht nicht (vgl. § 34 Abs. 2 BetrVG), ebenso wenig ein Akteneinsichtsrecht in die Unterlagen des Betriebsrats.

Sonstige Sitzungsteilnehmer haben keinen Anspruch auf Erteilung von Sitzungsniederschriften.

Praxistipp: Dem Arbeitgeber und seinen Vertretern, die an der Sitzung teilgenommen haben, immer nur Auszüge des Sitzungsprotokolls zur Verfügung stellen, die diejenigen Tagesordnungspunkte umfassen, an denen sie tatsächlich (berechtigt) teilgenommen haben!

Die Autorin:

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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