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Personalabteilungen profitieren von digitalen Lösungen – schöpfen aber Potenzial noch nicht aus

30.03.2023  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: techconsult GmbH.

Die Automatisierung kann helfen, die Produktivität des Personalmanagements zu steigern und Personalabteilungen zu entlasten. Laut der Studie „Digitales Potenzial in der Personalverwaltung“ von techconsult und Workflow HR Systems reduziert jedes zweite Unternehmen, das HR-Software anwendet, rund 22 % des administrativen Aufwands.

Im Personalmanagement verläuft nicht alles reibungslos. Personalmangel, hoher Verwaltungsaufwand und zu viele Routineaufgaben sind große Herausforderungen. Doch das muss nicht sein. Automatisierung trägt dazu bei, die Produktivität zu erhöhen und die Personalabteilungen zu entlasten. Jedes zweite Unternehmen, das eine HR-Software im Einsatz hat, reduziert den administrativen Aufwand um durchschnittlich 22 Prozent. Dies ist eines der Ergebnisse der von techconsult in Zusammenarbeit mit Workflow HR Systems erstellten Studie „Digitales Potenzial in der Personalverwaltung“.

Chancen der Digitalisierung oft noch ungenutzt

Größte Herausforderungen der Personalabteilungen sind Personalmangel (35 Prozent), hoher Aufwand bei der Lohnberechnung und Administration sowie Zeitdruck (32 Prozent). Die Unternehmen sind sich bewusst, dass sie diesen Herausforderungen durch Automatisierung begegnen können. Dennoch werden die Chancen, die sich aus der digitalen Transformation von Personalverwaltungsprozessen ergeben, noch nicht überall genutzt. Erst 43 Prozent der Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden haben ihre Personaldaten digitalisiert. Auch in anderen Bereichen gibt es noch jede Menge Potenzial: Eine entsprechende Software zur Abwesenheitsverwaltung nutzen 46 Prozent, bei der Zeitwirtschaft sind es 37 Prozent und bei der Reisekostenverwaltung nur 28 Prozent der befragten Unternehmen. Die Vorteile digitaler Lösungen werden erkannt und veranlassen die Unternehmen, die digitale Transformation in der Personalverwaltung weiter zu forcieren. Ein Großteil der Unternehmen, die derzeit noch mit Excel oder manuell arbeiten, haben konkrete Pläne für den Einsatz von HR-Software.

Softwareeinsatz zahlt sich aus

Wie sehr die Personalabteilungen von HR-Software profitieren, das belegen die Studienergebnisse, derjenigen Unternehmen, die bereits digitale Lösungen im Einsatz haben. Prozesse im Personalmanagement werden vereinfacht und beschleunigt. Jedes zweite Unternehmen reduziert Verwaltungsaufwand und Routinetätigkeiten; 38 Prozent konnten Personalkosten senken und 60 Prozent profitieren von mehr Transparenz. Weitere Vorteile sind höhere Qualität der Arbeit (56 Prozent); zufriedenere Belegschaft (44 Prozent), einfaches Reporting (36 Prozent).

Neue Arbeitsweisen, das Verlangen nach Flexibilität und Mobilität machen vor allem Lösungen aus der Cloud immer attraktiver und lassen die Nachfrage in den Unternehmen weiter ansteigen.

Self-Services – ein wichtiger Bestandteil des digitalen Personalmanagements

Mit dem Zugriff auf ein Self-Service Portal können Mitarbeitende ihre eigenen Daten verwalten, Dokumente und Anträge selbst abrufen, ohne die eigene Personalabteilung in den Ablauf einzubinden. Vor allem im Rahmen neuer mobiler Arbeitsweisen (Hybrid Work) entwickeln sich die Self-Services zu einem unverzichtbaren digitalen Tool im Personalmanagement. Noch ist der Einsatzgrad in den befragten Unternehmen mit 17 Prozent relativ gering. Die Vorteile liegen jedoch auf der Hand: Die Services unterstützen die Selbstständigkeit in der Kommunikation und beim Datenaustausch zwischen Personalabteilung und den Mitarbeitenden. Daten und Dokumente sind jederzeit und geräteunabhängig griffbereit, das entlastet die Personalverantwortlichen. 32 Prozent der Unternehmen haben diesen Service in naher Zukunft konkret eingeplant. Für weitere 57 Prozent sind die Services zumindest vorstellbar.

Über die Studie

Die Studie „Digitales Potenzial in der Personaladministration“ wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Workflow HR Systems konzipiert und durchgeführt. 200 Unternehmen mit 50 bis 499 Mitarbeitenden wurden in Deutschland zu ihren Herausforderungen und zum digitalen Status quo in der Personalverwaltung und Zeitwirtschaft befragt. Die Stichprobe umfasste alle Branchen mit Ausnahme von Transport und Logistik, dem Gesundheitswesen und der Öffentlichen Verwaltung. Ansprechpartner waren in erster Linie Personalleiter, HR-Manager sowie leitende Fachangestellte.

Über Workflow HR-Systems

Personalwolke ist eine innovative HR-Software, die mittelständische sowie große Unternehmen aus allen Branchen bei der Personaladministration entlastet und als eine Software-as-a-Service-Lösung bereitgestellt wird. Besonders für Großunternehmen bietet sich auch die Nutzung unserer On-Premise-Enterprise-Lösung an. Mit dieser können Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfasst, Dienstreisen beantragt und abgerechnet, Projektzeiten mittels Kostenstellen erfasst und Personaldaten verwaltet werden. Unsere Lösung integriert sich nahtlos in Ihr Unternehmen und kann bei Bedarf auch an Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, Ihre Buchhaltungssoftware oder Office365 angebunden werden. Personalwolke bietet Ihnen vordefinierte und erprobte Standards, auf die Sie sich verlassen können – modern und passend zu Ihrem Unternehmen.

Bild: Andrea Piacquadio (Pexels, Pexels Lizenz)

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