Neues BMF-Schreiben zur Entfernungspauschale
05.03.2013 — Volker Hartmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Diese Neuregelungen betreffen im Wesentlichen die Rechtsänderungen im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011, die bereits zum 01.01.2012 in Kraft getreten sind. Danach ist die Begrenzung auf die sog. 4.500 Euro-Grenze nicht mehr wie zuvor taggenau, sondern aus Vereinfachungsgründen jahresweise durchzuführen.
Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die steuerlichen Regelungen zur Entfernungspauschale betreffen grundsätzlich den Werbungskostenabzug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Sie sind aber auch für den Arbeitgeber von Bedeutung, z.B. wenn er einen Fahrtkostenzuschuss gewährt, oder bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei der Dienstwagenbesteuerung.
Werbungskostenansatz
Ein Arbeitnehmer kann bei seiner Einkommensteuererklärung Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und (regelmäßiger) Arbeitsstätte in Höhe von 0,30 € für jeden Entfernungskilometer geltend machen. Genau diesen Betrag kann der Arbeitgeber als Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gewähren. Der Vorteil eines Fahrtkostenzuschusses liegt darin, dass dieser nicht individuell versteuert und zur Sozialversicherung verbeitragt werden muss, sondern vom Arbeitgeber mit einem Pauschsteuersatz von 15 % versteuert werden kann. Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Zuschuss den Anteil nicht übersteigt, den der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen könnte. Ein Ansatz von Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung entfällt in diesem Fall. Wenn der Arbeitgeber einen höheren Anteil erstattet, handelt es sich hinsichtlich des übersteigenden Anteils um Arbeitslohn, der sowohl der Regelversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist.
Besonderheiten
Bei der Entfernungspauschale müssen folgende Besonderheiten beachtet werden:
Die Entfernungspauschale ist auf einen Höchstbetrag von 4.500 € gedeckelt. Diese Deckelung kommt nicht zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer ein eigenes Kraftfahrzeug nutzt oder wenn bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel die tatsächlich höheren Kosten nachgewiesen werden.
Hinsichtlich der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist die kürzeste benutzbare Straßenverbindung maßgeblich. Eine längere Schienenverbindung ist unbeachtlich.
Eine längere als die kürzeste benutzbare Straßenverbindung kann angesetzt werden, soweit diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und auch tatsächlich genutzt wird.
Auch wenn ein Arbeitnehmer seine regelmäßige Arbeitsstätte mehrmals am Tag aufsuchen muss, z.B. bei Teil- und Bereitschaftsdienst, kann nur eine Fahrt täglich angesetzt werden. Gewährt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für mehrere Fahrten an einem Arbeitstag, kann nur der Werbungskostenanteil pauschalversteuert werden. Der übersteigende Anteil ist der Regelversteuerung und der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen.
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Hat ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitsverhältnisse und erhält er in jedem Arbeitsverhältnis einen Fahrtkostenzuschuss, ist hierbei im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung jedes Arbeitsverhältnis für sich zu betrachten. Ggf. sind im Rahmen der Einkommensteuererklärung Korrekturen vorzunehmen, z.B. wenn der Arbeitnehmer vom ersten Arbeitgeber zum zweiten Arbeitgeber fährt, ohne vorher an seine Wohnung zurückzukehren (Einzelheiten siehe Rz. 1.8 des
Bei Fahrgemeinschaften kann grundsätzlich jeder Teilnehmer die Entfernungspauschale in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen. Die Umwegstrecke für die Abholung der Mitfahrer ist nicht in die Entfernungsberechnung einzubeziehen. Bei den Mitfahrern kommt die Begrenzung auf 4.500 € in Betracht.
Nutzt ein Arbeitnehmer eine Fährverbindung, ist diese in die Berechnung einzubeziehen. Die Entfernung ist jedoch von der Gesamtstrecke abzuziehen. Im Gegenzug können die Fährkosten zusätzlich angesetzt werden.
Kompliziert wird es, wenn ein Arbeitnehmer z.B. aufgrund eines Umzugs für einen Teil des Jahres erst ein eigenes Fahrzeug und danach für den Rest des Jahres öffentliche Verkehrsmittel nutzt oder sowohl ein eigenes Fahrzeug als auch öffentliche Verkehrsmittel nutzt (Park & Ride). Aus Vereinfachungsgründen ist seit 01.01.2012 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Vergleichsberechnung bei der 4.500 €-Grenze auf Jahresbasis und nicht mehr taggenau durchzuführen. Diese Berechnung ist deutlich unkomplizierter als bisher, kann jedoch im Einzelfall zu einer Schlechterstellung gegenüber der bisherigen Rechtslage führen.
Abgeltungswirkung
Mit der Entfernungspauschale sind grundsätzlich alle ordentlichen und außerordentlichen KFZ-Kosten abgegolten. Dazu gehören Parkgebühren, Finanzierungskosten, Mitgliedsbeiträge für Automobilclubs, Versicherungsprämien für Haftpflicht-, Kasko- und Unfallversicherungsprämien. Nicht dazu gehören Unfallkosten, die im Rahmen von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstanden sind. Diese können als allgemeine Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend gemacht werden.
Bitte beachten Sie: Werden diese Kosten vom Arbeitgeber erstattet, handelt es sich um steuerpflichtigen Werbungskostenersatz.
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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