Neue Auslandsreisekostentabelle seit 01.01.2014
21.01.2014 — Volker Hartmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Im Rahmen der Reisekostenreform gibt es ab 01.01.2014 statt bisher drei unterschiedlichen Pauschbeträgen nur noch zwei verschiedene Pauschbeträge. Diese ergeben sich wie folgt:
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 1. Spalte
-
Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 2. Spalte
-
Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
für den An- und Abreisetag -
Pauschbetrag für eintägige Dienstreisen
bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag
Der bisherige niedrigste Pauschbetrag für weniger als 14, aber mindestens 8 Stunden, entfällt.
Auslandsdienstreisen
In der Auslandsreisekostentabelle werden sowohl die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen als auch die Pauschbeträge für Übernachtungskosten bekannt gegeben.
Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland gilt der jeweilige Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.
Bei eintägigen Auslandsreisen und für Rückreisetage vom Ausland in das Inland ist der jeweilige Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Soweit ein Land in der Auslandsreisekostentabelle nicht genannt ist, ist der Pauschbetrag für Luxemburg anzusetzen; bei Übersee- und Außengebieten eines Landes, die in der Tabelle nicht ausgewiesen sind, ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag anzusetzen. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend. Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.
Bitte beachten Sie: Bei Verpflegungsmehraufwendungen sind stets und ausschließlich die Pauschbeträge anzusetzen. Auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers die hier genannten Pauschbeträge übersteigen, dürfen höchstens die in der Auslandsreisekostentabelle genannten Beträge steuerfrei erstattet werden. Werden höhere Beträge erstattet, handelt es sich stets um steuer- und ggf. beitragspflichtigen Arbeitslohn.
Bei den Übernachtungskosten hingegen können wahlweise auch die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschbeträge übersteigen.
Abweichungen von den gesetzlich zulässigen Höchstbeträgen
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die auf einer Dienstreise entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten, soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschritten werden. Erstattet der Arbeitgeber keine Reisekosten oder nur geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer die Differenzbeträge im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge, als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge, handelt es sich hinsichtlich der übersteigenden Anteile stets um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG
Soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden, kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer durchgeführt werden. Wird von dieser Art der Pauschalversteuerung Gebrauch gemacht, handelt es sich nicht um sozialversicherungspflichtiges Entgelt.
Werden die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um mehr als 100 % überschritten, ist eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG nicht möglich. Es handelt sich in voller Höhe um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt.
Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG
Alternativ kann jedoch eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG durchgeführt werden. Hierbei hat der Arbeitgeber auf Grund der persönlichen Besteuerungsgrundlagen der betroffenen Arbeitnehmer einen gesonderten Pauschsteuersatz zu ermitteln.
Bitte beachten Sie, dass für die Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG ein entsprechender (formloser) Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen ist.
Besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen z.B. weil die Mindestabwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Arbeitsstätte in Höhe von 8 Stunden nicht eingehalten ist, dürfen keine Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall nach der in der Fachliteratur nicht unumstrittenen Auffassung der Finanzverwaltung keine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG durchgeführt werden darf.
Inlandsdienstreisen
Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ergeben sich bei Inlandsdienstreisen ab 01.01.2014 wie folgt:
-
bei eintägigen Auswärtstätigkeiten
- Abwesenheit weniger als 24 Stunden, aber mehr als 8 Stunden: 12 Euro -
bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
- An- und Abreisetag: 12 Euro
- Volle Reisetage (Abwesenheit mindestens 24 Stunden ): 24 Euro
Zeitpunkt der Anwendung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen
Abzuzielen ist stets auf den tatsächlichen Zeitpunkt der Auswärtstätigkeit, nicht hingegen auf den Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung. Insoweit ist für Auswärtstätigkeiten, die im Dezember 2013 durchgeführt, aber erst nach dem 01.01.2014 abgerechnet werden, das für 2013 geltende Recht anzuwenden. Bei Auslandsdienstreisen kommt insoweit die Auslandsreisekostentabelle in der Fassung bis zum 31.12.2013 zur Anwendung.
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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