25.10.2013 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: Iron Mountain Deutschland GmbH.
Passend zum morgigen World Paper Free Day hat der Dienstleister für Informationsmanagement und Datenschutz Iron Mountain eine Studie [1] herausgegeben, die zeigt, dass lediglich einer von zehn deutschen Büromitarbeitern (10 Prozent) seinen Arbeitsplatz als papiereffizient beschreiben würde. In vielen Büros hingegen werden Papierakten nicht sicher aufbewahrt, was vertrauliche Informationen einem hohen Risiko aussetzt.
Mehr als ein Drittel der deutschen Büroangestellten (38 Prozent) hat schon einmal sensible Mitarbeiterdaten oder Geschäftsunterlagen auf Kopierern, Druckern und Schreibtischen gesehen. In der Regel handelt es sich hierbei um Gehaltsabrechnungen von Kollegen (von 19 Prozent gesehen), Leistungsbeurteilungen (11 Prozent) und Finanzinformationen über das Unternehmen (8 Prozent).
Über die Hälfte (57 Prozent) der deutschen Firmen besitzt kein zentrales Papierarchiv. Weitere 22 Prozent geben dazu, dass in ihrem Unternehmen keine Regeln oder Richtlinien für Dokumentenmanagement bestehen. Stattdessen wird die Verantwortung den Mitarbeitern überlassen, die dann oftmals entscheiden müssen, wie und ob ein Dokument abgelegt wird. Nur sehr wenige Unternehmen (7 Prozent) haben einen Datenschutzbeauftragten, der sich um die Papierablage im Unternehmen kümmert. Sollte die neue EU-Datenschutzverordnung kommen, wird die Einrichtung eines Datenschutzbeauftragten für europäische Großunternehmen sowie für den öffentlichen Sektor zur Pflicht.
Bei fast jedem zehnten Unternehmen herrscht Zettelwirtschaft Die Studie zeigt zudem, dass zwar 43 Prozent der deutschen Angestellten den Zugang ihres Unternehmens zu Papierdokumenten als ‚gut geordnet‘ und ‚unter Kontrolle‘ beschreiben, jedoch bei 8 Prozent die Arbeitsumgebung einer Zettelwirtschaft gleicht, in der die benötigten Papierdokumente nur schwer auffindbar sind. Irgendwo dazwischen liegen dann jene Firmen, die es ihren Mitarbeitern überlassen, wie sie ihre Dokumente verwalten. 10 Prozent der Befragten gaben an, dass sie kein Papierablagesystem benötigen, da sie in einem papiereffizienten Büro arbeiten, bei dem die Papierdokumente extern gelagert werden.
Bei in der Rechtsabteilung tätigen europäischen Mitarbeitern ist die Wahrscheinlichkeit am geringsten (7 Prozent), in einer papiereffizienten Arbeitsumgebung zu arbeiten. Andererseits besteht in Rechtsabteilungen die größte Wahrscheinlichkeit für ein zentrales Papierarchiv (57 Prozent), gefolgt von der Verwaltung (52 Prozent) und der Finanzabteilung (48 Prozent). Zettelwirtschaft herrscht hingegen am ehesten im Vertrieb (9 Prozent). 18 Prozent der IT-Angestellten in Europa gaben an, in einem Büro ohne Papier zu arbeiten.
„Viele Firmen sind schon auf dem besten Weg aus ihrer Abhängigkeit vom Papier. Die meisten haben jedoch mit der schieren Menge an Informationen, die in den unterschiedlichsten Formaten gespeichert sind, zu kämpfen. Steigende Kosten und eine gewisse Resignation führen dann wohl dazu, dass ein papiereffizientes Büro doch in weiter Ferne bleibt“, kommentiert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland, die Situation in deutschen Unternehmen.
„Ein papierloses Büro ist aus mehreren Gesichtspunkten erstrebenswert, lässt sich in den meisten Branchen in absehbarer Zeit jedoch nicht durchsetzen. Stattdessen sollte sich ein Unternehmen auf das viel realistischere Ziel zur Papiereffizienz konzentrieren, was erstens durch die sukzessive Digitalisierung und zweitens durch die professionelle Lagerung von Dokumenten realisiert werden kann. Durch das das leichtere Auffinden von Dokumenten wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch Kosten. Ein übersichtlicherer Zugang zu Informationen am Arbeitsplatz führt nicht nur zu einer besseren Produktivität im Unternehmen, sondern verbessert beispielsweise auch den Kundenservice“, so Börgmann weiter.
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