Mehrbelastung statt Bürokratieabbau? Die Einführung der E-Bilanz

Mit Wirkung für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Handelsbilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), einschließlich steuerlicher Überleitungsrechnung oder ihre Steuerbilanz, elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Die elektronische Übermittlung von E-Bilanzen wird in den allermeisten Fällen erst für Wirtschaftsjahre ab 2013 verpflichtend, also - zusammen mit den elektronischen Steuererklärungen - frühestens im Jahr 2014. Für das Wirtschaftsjahr 2012 oder 2012/2013 steht es den Unternehmen frei, die Bilanz noch auf Papier abzugeben oder bereits elektronisch. Dass die so genannte E-Bilanz kommt, ist nicht neu. Doch die Umsetzung stellt für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar. Wir haben mit Experten aus Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Unternehmen und der Finanzverwaltung gesprochen, um zu klären, was auf die Unternehmen zukommt und wie sie sich optimal vorbereiten können. Umgangssprachlich „E-Bilanz“ genannt meint die elektronische Abgabe von Handelsbilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) einschließlich steuerlicher Überleitungsrechnungen oder von Steuerbilanzen gemäß § 5b EStG nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung. Diese Regelung ist Teil des Steuerbürokratieabbaugesetzes (SteuBAG), das Ende 2008 verabschiedet wurde. „Mit der medienbruchfreien Übertragung der Daten an die Finanzverwaltung sollen bürokratische Lasten abgebaut und das Verfahren der Bilanzübermittlung insgesamt vereinfacht werden“, beschreibt Tobias Polka, Steuerberater bei der Warth & Klein Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf, die Idee hinter der Einführung der E-Bilanz.

Elektronik statt Papier

Was geschaffen wurde, um das Besteuerungsverfahren durch den Einsatz von Informationstechnologien zu modernisieren und die Abläufe in der Verwaltung zu verschlanken, bedeutet für die meisten Unternehmen jedoch zunächst einen Mehraufwand. Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Bilanzen an die Finanzämter sollte ursprünglich Anfang 2011 in Kraft treten. Nach massiven Einwänden von Verbands- und Unternehmensseite wurde der Stichtag um ein Jahr verschoben. Vorgeschaltet wurde eine Pilotphase, an der Unternehmen, Beratungsunternehmen und Softwarefirmen teilgenommen haben.

Eine Taxonomie für alle

Mit der so genannten Taxonomie, dem Umfang der zu liefernden Daten, wird erstmals eine steuerliche Gliederung für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vorgegeben. „Die Taxonomie ist aufgrund ihres hohen Detaillierungsgrads die zentrale Herausforderung der E-Bilanz, denn es gibt nur eine Taxonomie für alle, unabhängig von Rechtsform und Größenklasse des Unternehmens“, erklärt Ute Schröder. Sie ist Partnerin bei dem Beratungsunternehmen C4B Competence for Business und leitet Benchmarking-Arbeitskreise für Führungskräfte im Finanz- und Rechnungswesen. Aus ihrer Beratungspraxis weiß Schröder, dass viele Unternehmen derzeit noch den Aufwand für die Einführung unterschätzen: „Die wenigsten haben Budget, Personal und IT-Kapazitäten eingeplant. Alle bilanzierenden Unternehmen sollten schnellstmöglich prüfen, ob ihre Strukturen und IT-Prozesse von diesen Änderungen betroffen sind und gegebenenfalls Ressourcen und Budgets bereitstellen“, rät Schröder.

Unternehmen müssen sich auf einen höheren Detailgrad einstellen

Die Taxonomie orientiert sich an den Gliederungsschemata des Handelsgesetzbuches (HGB), geht aber in vielen Fällen noch darüber hinaus: „Die Gliederungstiefe ist im Vergleich zum HGB-Schema deutlich höher, zu diversen Informationen werden zudem Kontennachweise verlangt“, erläutert Tobias Polka. Als Mitglied der internen Expertengruppe „E-Bilanz“ bei Warth & Klein Grant Thornton betreut Polka diverse Umstellungsprojekte. Er empfiehlt Unternehmen, ihre Finanz- und Steuerbuchführung zu überdenken, gegebenenfalls den Kontenplan zu erweitern oder die Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu Konten neu zu gestalten.

Eingriff in das Buchungsverhalten

Kritik üben Experten vor allem daran, dass mit der Ausweitung der Gliederungstiefe durch die Taxonomie ein erheblicher Eingriff in das Buchungsverhalten der Steuerpflichtigen möglich werden könnte: „Wenn die bisherigen Buchhaltungssysteme die Anforderungen an die Gliederungstiefe nicht erfüllen, werden durchgreifende Anpassungen in den Systemen der Unternehmen notwendig“, erläutert Tobias Polka die Bedenken. Das könne bei Anpassungen von Kontenrahmen beginnen, damit steuerliche Musspositionen bereits bei der Erstellung der Handelsbilanz entsprechend berücksichtigt werden. „Es geht hin bis zu Änderungen von Bilanzierungsrichtlinien und Buchungsanweisungen“, so Polka. Aus den Wirtschafts- und Fachverbänden wurde auch Kritik daran laut, dass statt des gesetzlich vorgesehenen Mindestumfangs offenbar ein „Maximalumfang“ des Datensatzes für eine völlig neue steuerliche Gewinnermittlung festgelegt werden soll. Der handelsrechtliche Bilanzbegriff würde unbeachtet gelassen und eine völlig neue „Steuerbilanz“ mit großer Regelungstiefe und umfassender Datenerhebung eingeführt werden.

Anlassunabhängige Datenerhebung

Rainer Pape, Leiter Finanz- und Rechnungswesen der OTTO DÖRNER GmbH & Co. KG, sieht in der Datenfülle durchaus ein Problem: „Es werden seitens der Finanzämter Analysen gefahren, Kennzahlen und Benchmarks gebildet, die gegebenenfalls für die Unternehmen völlig unzutreffend sind und zu falschen Schlussfolgerungen seitens der Finanzämter führen. Die Unternehmen haben dann die Problematik, die Finanzämter von deren Unrichtigkeit der Analyse zu überzeugen“, befürchtet Pape. Er sieht auf die OTTO DÖRNER Gruppe eine zeit- und kostenintensive Phase zukommen: „Wir müssen in Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller, unserer IT und unserem Rechnungswesen die entsprechenden Voraussetzungen für die E-Bilanz schaffen. Das hat zur Folge, dass wir für unsere Unternehmen jeweils eine Kontenzuordnung auf die Taxonomie vornehmen und diese dann für mehrere Unternehmen parallel testen müssen. Das ist natürlich sehr zeitaufwendig und kostenintensiv“, erläutert der Leiter des Finanz- und Rechnungswesens.

Bei Betriebsprüfungen profitieren

Die Finanzverwaltung erhofft sich einen entscheidenden Vorteil im Hinblick auf ihr steuerliches Risikomanagement. Wenn die Daten elektronisch vorliegen, könnten Prüfungsfälle nach Aussage der Finanzverwaltung im Rahmen des IT-gestützten Risikomanagements deutlich gezielter ausgewählt werden – und Unternehmen mittelfristig von einer Einordnung als risikoarmes Unternehmen profitieren, wobei dies grundsätzlich wohl nur Steuerpflichtige des Mittelstandes bzw. Kleinunternehmer betreffen wird. Anschlussgeprüfte Unternehmen dürften davon eher nicht betroffen sein. Andreas Arnold, der als Vertreter der Finanzverwaltung an der Projektgruppe E-Bilanz teilgenommen hat, sieht darin den ganz entscheidenden Nutzen für Unternehmen: „Aufgrund der maschinellen Verarbeitung kann die Finanzverwaltung schnell klären, welche Sachverhalte prüfungsrelevant sind und welche nicht. Das wird zu einer schnelleren Bearbeitung der Erklärungen führen, und auch Betriebsprüfungen sollen so effektiver gestaltet werden.“ Für nicht-anschlussgeprüfte Unternehmen kann das im Idealfall weniger Betriebsprüfungen bedeuten. Auch Rainer Pape von der OTTO DÖRNER GmbH & Co. KG vermutet: „Kleine Unternehmen haben hierdurch sicherlich Vorteile, da diese möglicherweise nicht mit einer zusätzlichen steuerlichen Außenprüfung belastet werden.“ Bei Unternehmen, die den so genannten Anschlussaußenprüfungen unterliegen, müsse sich seiner Ansicht nach erst noch zeigen, ob hierdurch die steuerlichen Außenprüfungen verkürzt werden. Ob das Risikomanagement effizient ist, wird sich nach Expertensicht aber erst nach der Ermittlung von Mehrjahresvergleichen zeigen.

Datenübermittlung mittels XBRL

Einen weiteren Zeit- und Kostenfaktor stellen die notwendigen Veränderungen in der IT dar: Unternehmen müssen aus ihrer Buchhaltung Daten im neuen Standard XBRL gewinnen. XBRL, die „extensible Business Reporting Language“, ist ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen. „Da elektronische Bilanzen im XBRL-Format an die Finanzverwaltung für die Wirtschaftsjahre zu übermitteln sind, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, werden die Unternehmen bereits im Veranlagungszeitraum 2012 ihr Finanz- und Rechnungswesen auf XBRL-Konformität überprüfen und umstellen müssen“, sagt Ute Schröder. Nach dem Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen wird es für das Jahr 2012 nicht beanstandet, wenn Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen „nicht perfekt“ als E-Bilanz eingereicht werden, das ist die so genannte Nichtbeanstandungsregelung. Unternehmen können für den Jahresabschluss 2012 somit die Chance nutzen und einen Testlauf zur E-Bilanz starten. Es ist aber ebenso möglich, den Jahresabschluss 2012, wie bisher, in Papierform einzureichen.

Hauptaufwand in der Einführungsphase

Kritikpunkte von Verbänden und Unternehmen wurden in der Pilotphase aufgegriffen und nachgebessert. Durch die Pilotphase hat die Finanzverwaltung frühzeitig Informationen über die Prozessabläufe in Unternehmen gewonnen, in Konsequenz wurden dann auch beispielsweise Mussfeld-Positionen in der Kerntaxonomie reduziert und um neue Auffangpositionen erweitert. Mit der Schaffung einer großen Anzahl von Auffangpositionen solle es den Unternehmen leichter fallen, den amtlich vorgeschriebenen Datensatz aus der Buchhaltung ohne Eingriffe in das Buchungsverhalten abzuleiten. Andreas Arnold berichtet aus der Pilotphase auch von unternehmensinternen Verbesserungen: „So wurden im Rahmen der Pilotierung beispielsweise alte Kontenpläne zum Teil aus den 50er Jahren in diesem Zuge entsprechend aktualisiert und konzernweit vereinheitlicht“. Ute Schröder möchte den betroffenen Unternehmen die Bedenken vor der E-Bilanz nehmen: „Man sollte sich von der abgefragten Datenmenge nicht erschrecken lassen. Wenn man sich die Aufgaben einmal genauer anschaut, kann man recht schnell herausfiltern, von welchen Sachverhalten man betroffen ist und wie viel Aufwand das konkret bedeutet“.